Las implementaciones de Salesforce, Oracle o SAP casi nunca fallan por el software. Fallan porque a la empresa le faltaba estructura, plan y gobernanza, y porque nadie pensó quién iba a administrar el sistema. La tecnología no resuelve problemas, los deja a la vista. Soy Juan Manuel Garrido, fundador de EGA Futura y cofundador de Vantegrate, trabajé en implementaciones de software en compañías grandes, medianas y de todo tipo, y esto es lo que aprendí sobre qué funciona y qué no.
Lo planteé hoy en LinkedIn con un cómic: en un escenario de Salesforce alguien anuncia que el lunes ya pueden empezar a vender, y la respuesta es otra pregunta: cuál de los tres Acme es el que nos compra? Es un chiste, pero describe muy bien lo que pasa cuando se migra sin ordenar antes. Acá lo desarrollo pensando en empresas medianas que están por implementar un CRM o un ERP.
Por qué fallan las implementaciones de Salesforce, Oracle o SAP?
Porque se las piensa como un proyecto de tecnología, cuando en realidad son un proyecto sobre personas y procesos. El verdadero sistema operativo de una empresa no es el software que compra: son sus personas y la forma en que trabajan.
Vi empresas crecer con software básico. Y vi equipos enormes hundirse con Salesforce o SAP. No fue culpa del software. A los que se hundieron les faltaba estructura, plan y gobernanza.
Implementar una solución robusta no es fácil, y creer que sí lo es le cuesta fortunas a muchas empresas. El sistema nuevo no ordena lo que estaba desordenado: lo muestra. Si el mismo cliente estaba cargado tres veces, después de la migración va a seguir estando tres veces, solo que ahora todos lo ven.
Quién va a administrar el sistema?
Es la pregunta que casi nadie se hace al principio. Se elige la plataforma, se arma el equipo de proyecto y se fija una fecha. Pero nadie definió quién va a administrar el sistema el día después.
En muchas empresas ese rol termina cayendo en el gerente de marketing o en el de ventas, porque son quienes más usan la herramienta. Un gerente de marketing o de ventas no es un admin. Tampoco es un project manager. Tiene otro trabajo, y lo va a priorizar, como corresponde.
Si quieres ver cómo piensa un buen administrador antes de tocar la Org, en EGA Futura Discover reunimos 10 preguntas que los administradores deben hacerse primero.
Cuánto tiempo hay que sumarle al cronograma?
Mi regla es simple: si estás armando un cronograma, súmale un 70% más de tiempo. La experiencia me enseñó que ese margen casi nunca sobra.
No es pesimismo. Una implementación cambia la forma de trabajar de mucha gente, y eso lleva más tiempo que configurar pantallas. Un cronograma con margen evita la presión de salir en vivo con el sistema a medio hacer. Para ordenar las etapas, te sirve esta lista de comprobación de implementación de Salesforce, de la puesta en marcha a la adopción.
Cómo tiene que ser la capacitación?
No puede ser genérica. Tiene que estar pensada para tu equipo, con sus procesos, su idioma y su forma de trabajar. Un curso estándar enseña dónde están los botones. Una capacitación pensada para tu equipo enseña cómo se hace su trabajo en el sistema nuevo.
Con esa lógica armamos los cursos de la Plataforma EGA Futura, y además damos clases de Salesforce en vivo y gratis todas las semanas.
Cuáles son las tres cosas que no se negocian?
- Un Project Manager con responsabilidad real sobre el proyecto. No alguien que coordina cuando le queda tiempo, sino una persona que responde por el resultado.
- Una herramienta para gestionarlo. Nosotros usamos EGA Futura Project, nuestra aplicación de gestión de proyectos. Un proyecto que vive en mails y planillas sueltas pierde visibilidad muy rápido.
- Datos limpios antes de migrar. Cada semana escucho la misma frase: los limpiamos después. Nunca pasa. Y el lunes alguien termina preguntando cuál de los tres Acme es el que compra.
Qué tiene que ver esto con elegir un ERP en Salesforce?
Mucho. Construimos EGA Futura, el ERP nativo para Salesforce, para que ventas y operación trabajen sobre los mismos datos en la misma Salesforce Org. Eso es una gran ventaja, pero también significa que un dato sucio aparece en todas partes a la vez. Por eso insistimos tanto en limpiar antes de migrar y en definir quién administra el sistema desde el primer día.
Ya lo había planteado en por qué implementar Salesforce o un ERP no alcanza para vender más: la herramienta acelera el proceso que tienes, no el que imaginas.
Qué fue lo más difícil de tu última implementación?
Si no entiendes esto, vas a perder tiempo, plata y reputación. El problema rara vez es el software: es la forma en que encaras la implementación.
Si quieres más ideas para ordenar la gestión, en EGA Futura publicamos estrategias y tácticas de gestión para empresas medianas. Y te dejo la misma pregunta que hice en la conversación de LinkedIn: qué fue lo más difícil de la última implementación que te tocó vivir?
Preguntas frecuentes
Por qué fallan las implementaciones de Salesforce o de un ERP?
Rara vez por el software. Fallan por falta de estructura, plan y gobernanza: nadie definió quién administra el sistema, el cronograma no tiene margen, la capacitación es genérica y los datos se migran sin limpiar.
Un gerente de ventas o de marketing puede administrar Salesforce?
Puede usarlo muy bien, pero no es un admin ni un project manager. Tiene su propio trabajo y lo va a priorizar. La administración del sistema necesita un responsable definido desde el inicio del proyecto.
Cuánto margen conviene sumarle al cronograma de una implementación?
Juan Manuel Garrido recomienda sumarle un 70% más de tiempo al cronograma. Según su experiencia en implementaciones de software, ese margen casi nunca sobra.
Conviene limpiar los datos antes o después de migrar?
Antes. La frase los limpiamos después se escucha en casi todos los proyectos y casi nunca se cumple. Migrar datos duplicados traslada el problema al sistema nuevo, donde queda a la vista de todos.
Qué no se puede negociar en una implementación de Salesforce o de un ERP?
Tres cosas: un Project Manager con responsabilidad real sobre el proyecto, una herramienta para gestionarlo y datos limpios antes de migrar.
Recibe estas ideas en tu correo
Si te sirvió esta guía sobre implementaciones, suscríbete gratis al newsletter de EGA Futura en Substack y recibe cada artículo nuevo directo en tu correo.