Eliminación definitiva de registros con Salesforce Flow

Eliminación definitiva de registros con Salesforce Flow

Última actualización el 22 de mayo de 2023 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

  • ¿Cómo eliminar registros de Salesforce utilizando Flow?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Comprender la anotación @InvocableMethod
  • Más información sobre el método database.emptyRecycleBin
  • Configurar la acción de Apex para eliminar registros de forma permanente de Flow
  • Configurar el flujo de pantalla con el elemento Eliminar registro
  • Y mucho más

¿Qué es la eliminación completa?

La eliminación definitiva es la eliminación permanente de los registros especificados de la Papelera de reciclaje. Cuando los datos se eliminan de forma permanente, es casi imposible recuperarlos. Esto generalmente se logra a través de los métodos Database.EmptyRecycleBin .

Al vaciar los contenedores de reciclaje, tenga en cuenta las siguientes reglas y pautas:

  • Una vez que los registros se eliminan de la Papelera de reciclaje mediante esta llamada, se pueden consultar mediante queryAll() durante algún tiempo. Por lo general, este tiempo es de 24 horas, pero puede ser más corto o más largo.
  • Una vez que los registros se eliminan mediante la llamada Database.EmptyRecycleBin , no se pueden recuperar.

Warren Mason es administrador de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). En GoC están utilizando Salesforce Flow para optimizar los procesos de ventas. Warren tiene un requisito para eliminar clientes potenciales sin correo electrónico. Está construyendo un flujo de pantalla:

  1. Descubra todos los clientes potenciales sin correo electrónico
  2. Eliminar definitivamente tales clientes potenciales

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Si bien esto se puede resolver con varias herramientas de automatización como Apex Trigger y otras, usaremos Salesforce Flow y llamaremos a un método de Apex . Para llamar a un método de Apex , agregue el elemento Acción a su Flujo de Salesforce y seleccione una clase de Apex con una anotación @InvocableMethod .

En este artículo, usaremos la llamada clase de base de datos EmptyRecycleBin . Con Database.EmptyRecycleBin es posible borrar los registros de Salesforce. El método EmptyRecycleBin() elimina los registros de la papelera de reciclaje inmediatamente. A partir del lanzamiento de Summer'23 , no es posible acceder directamente al método EmptyRecycleBin desde Flow, por eso estamos usando la clase Apex Invocable.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama del proceso a un alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo para comprenderlo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito comercial de Warren usando Screen Flow . Debemos:

  1. Cree una clase de Apex y una clase de prueba para eliminar registros de forma permanente de la Papelera de reciclaje.
  2. Flujo de fuerza de ventas
    1. Definir propiedades de flujo para el flujo de pantalla
    2. Agregue un elemento Obtener registros para encontrar todos los clientes potenciales sin dirección de correo electrónico
    3. Agregue un elemento de decisión para verificar los clientes potenciales encontrados o no (del paso 2)
    4. Agregue el elemento Eliminar registros para eliminar clientes potenciales
    5. Agregar acción: llame a Empty RecycleBin Invocable Apex Class

Paso 1: Cree una clase de Apex y una clase de prueba

Ahora, tenemos que comprender una nueva anotación de Apex, es decir, @InvocableMethod . Esta anotación nos permite usar un método de Apex como algo que se puede llamar desde Flow y Apex. Los métodos invocables se llaman con la API REST y se usan para invocar un solo método de Apex. Los métodos invocables tienen valores de entrada y salida dinámicos y admiten llamadas de descripción.

La anotación InvocableVariable identifica una variable de clase utilizada como parámetro de entrada o salida para la acción invocable de un método InvocableMethod. Si crea su propia clase personalizada para usarla como entrada o salida de un método invocable, puede anotar variables de miembros de clase individuales para que estén disponibles para el método.

La anotación de variable invocable admite los modificadores que se muestran en este ejemplo. 



@InvocableVariable(label='variableLabel' description='variableDescription' requerido=(verdadero | falso))

La clase EmptyRecycleBin contiene dos variables, una para eliminar un solo registro y otra para manejar la eliminación de varios registros. Siéntase libre de pasar el valor a una o ambas variables según sea necesario. Cree la siguiente clase en su organización. 



clase pública EmptyRecycleBin { @InvocableMethod(label='Papelera de reciclaje vacía' description='Eliminar permanentemente los registros de la Papelera de reciclaje.' iconName='slds:estándar:record_delete' categoría = 'Acciones de Apex personalizadas') ejecución de vacío estático público (Lista <Solicitudes> lista de solicitudes) { List<SObject> recordstoDelete = New List<SObject>(); para (Solicitudes req: lista de solicitudes) { if(req.obj != null){ recordstoDelete.add(req.obj); } if(req.listofSObjects != null){ recordstoDelete.addAll(req.listofSObjects); } } if(registrosparaEliminar.tamaño()>0){ Database.emptyRecycleBin(registrosparaEliminar); } } Solicitudes de clases públicas{ @InvocableVariable (descripción ='Aceptar un registro de tipo SObject.' requerido=falso) objeto público SObject; @InvocableVariable (descripción ='Aceptar múltiples registros de un tipo SObject.' requerido=falso) public List<SObject> listofSObjects; }
}

Copie el código de GitHub o instálelo usando esta URL .

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo de pantalla   opción y haga clic en Crear y configurar el flujo.
  5. Se abrirá el diseñador de flujo para usted.

Paso 2.2: Adición de elementos Obtener registros para encontrar clientes potenciales sin correo electrónico

El siguiente paso es usar el objeto Prospecto para encontrar los prospectos sin dirección de correo electrónico.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el objeto Prospecto de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : Correo electrónico
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.EmptyString}
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. Seleccionar todos los registros
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .

Paso 2.3: uso del elemento de decisión para verificar la variable de recopilación de registros (del paso 2)

Ahora usaremos el elemento Decisión para comprobar la Variable de recopilación de registros del paso 2 para saber si devuelve el cliente potencial o no.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Leads}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
    2. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: Agregar acción: eliminar registros para eliminar clientes potenciales

El siguiente paso es eliminar los clientes potenciales que encontramos en el Paso 2.2 . Para ello utilizaremos el elemento Eliminar Registros .

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Eliminar registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Para Cómo encontrar registros para eliminar, seleccione Usar los ID almacenados en una variable de registro o una variable de colección de registros .
  4. Selecciona el   {!Get_Leads} de la lista desplegable.
  5. Haga clic en Listo.

Paso 2.5: Adición de una acción para llamar a una clase de Apex invocable

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Acción .
  2. Seleccione la clase de Apex invocable EmptyRecycleBin .
  3. Ingrese un nombre en el campo Etiqueta : el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Establecer valores de entrada:
    1. Objeto para “listofSObjects” (Entrada) : Lead
    2. Objeto para "obj" (Entrada) : Plomo
  5. Almacenar valores de entrada
    1. listofSObjects : {!Get_Leads}
  6. Haga clic en Listo .

Al final, Warren's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, guarde el flujo.

Prueba de concepto

  1. Creé 201 clientes potenciales sin una dirección de correo electrónico para probar el flujo anterior.
  2. Ahora ejecute el flujo de pantalla y espere a que se complete el flujo.
  3. Vuelva a la Papelera de reciclaje para asegurarse de que los clientes potenciales se hayan eliminado definitivamente.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Seguir leyendo

Lista de todas las fórmulas disponibles para Salesforce Flow

Lista de todas las fórmulas disponibles para Salesforce Flow

Última actualización el 16 de mayo de 2023 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

  • ¿Cómo averiguar todas las funciones de fórmula permitidas en un Flujo?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Descubra todas las funciones de fórmula admitidas en Salesforce Flow
  • Ejecute SOQL para objetos de la API de herramientas
  • y mucho más

Isabella Stewart trabaja como administradora de Salesforce en Gurukul On Cloud (GoC). Quiere saber cómo encontrar todas las fórmulas disponibles para Salesforce Flow.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Con la Fórmula, puede crear cualquier cosa, desde ecuaciones matemáticas simples hasta cálculos más complejos y avanzados. En este artículo, aprenderá cómo encontrar todas las funciones de fórmula disponibles que se pueden usar en Salesforce Flow.

Si está buscando una explicación sobre cómo usar la columna de fórmula, consulte este artículo .

Hagamos una pausa aquí, familiarícese con los objetos API de herramientas FormulaFunction y FormulaFunctionAllowedType . contiene

Nombre del objeto
 Detalles
FórmulaFunción Representa una función utilizada al construir una fórmula, incluidos ejemplos y usos. Este objeto está disponible en la API de herramientas versión 39.0 y posteriores.
CustomFielFormulaFunctionAllowedTyped Representa las funciones que se admiten en el contexto de la fórmula dada. Este objeto está disponible en la versión API 48.0 y posteriores.

Realice los pasos a continuación para obtener una cobertura de código confiable:

  1. Haga clic en Configuración | Consola de desarrollador .
  2. En el Editor de consultas, ingrese la siguiente consulta SOQL
    1. SELECCIONE Function.Name, Function.Label, Function.Description, Function.ExampleString FROM FormulaFunctionAllowedType where Type='Flow'
    2. Seleccione la casilla de verificación Usar API de herramientas .
    3. Haga clic en Ejecutar . 


SELECCIONE Función.Nombre, Función.Etiqueta, Función.Descripción, Función.Cadena de ejemplo


FROM FormulaFunctionAllowedType donde Tipo='Flujo'

Lista de todas las fórmulas disponibles para Salesforce Flow

FórmulaFunción.Nombre FormulaFunction.Label FormulaFunction.Descripción FormulaFunction.ExampleString
1 abdominales abdominales Devuelve el valor absoluto de un número, un número sin su signo ABS (número)
2 ACOS ACOS Devuelve el arcocoseno del número en radianes, si el número dado está entre -1 y 1. De lo contrario, NULL. ACOS(número)
3 AGREGARMESES AGREGARMESES Agregue el número de meses a la fecha, usando la última fecha del mes si la fecha es el último día del mes o agregando el número de meses tiene menos días. AGREGARMESES(fecha,num)
4 Y Y Comprueba si todos los argumentos son verdaderos y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos Y (lógico1, lógico2,…)
5 ASCII ASCII Devuelve el punto de código del primer carácter de la cadena dada como un número. ASCII(texto)
6 COMO EN COMO EN Devuelve el arcoseno del número en radianes, si el número dado está entre -1 y 1. De lo contrario, NULL. ASIN(número)
7 UN BRONCEADO UN BRONCEADO Devuelve el arco tangente del número en radianes. ATAN(número)
8 ATAN2 ATAN2 Devuelve el arco tangente del cociente de y y x en radianes. ATAN2(y,x)
9 COMIENZA COMIENZA Comprueba si el texto comienza con los caracteres especificados y devuelve VERDADERO si es así. De lo contrario devuelve FALSO COMIENZA(texto, comparar_texto)
10 VALOR EN BLANCO VALOR EN BLANCO Comprueba si la expresión está en blanco y devuelve expresión_sustituta si está en blanco. Si la expresión no está en blanco, devuelve el valor de la expresión original. VALOR EN BLANCO (expresión, expresión_sustituta)
11 BR BR Inserta una etiqueta de interrupción HTML en fórmulas de cadena BR()
12 CASO CASO Compara una expresión con una serie de valores. Si la expresión es igual a cualquier valor, se devuelve el resultado correspondiente. Si no es igual a ninguno de los valores, se devuelve el resultado de otra cosa CASE(expresión, valor1, resultado1, valor2, resultado2,…,else_result)
13 CASESAFEID CASESAFEID Convierte una identificación de 15 caracteres en una identificación de 18 caracteres que no distingue entre mayúsculas y minúsculas CASESAFEID(id)
14 TECHO TECHO Redondea un número al entero más cercano, lejos de cero si es negativo TECHO(número)
15 CDH CDH Devuelve una cadena con el punto de código del primer carácter como el número dado. CHR(número)
dieciséis CONTIENE CONTIENE Comprueba si el texto contiene caracteres específicos y devuelve VERDADERO si los contiene. De lo contrario, devuelve FALSO CONTIENE(texto, comparar_texto)
17 porque porque Devuelve el coseno del número, donde el número dado en radianes COS(número)
18 TAZA DE CAMBIO TAZA DE CAMBIO Devuelva la tasa de conversión a la moneda corporativa para el CurrencyIsoCode dado, o 1.0 si la moneda no es válida. TIPO DE MONEDA (IsoCode)
19 FECHA FECHA Crea una fecha a partir de un año, mes y día. FECHA (año, mes, día)
20 FECHAHORAVALOR FECHAHORAVALOR Devuelve un valor de año, mes, día y hora GMT DATETIMEVALUE(expresión)
21 FECHAVALO FECHAVALO Crea una fecha a partir de su representación de fecha y hora o texto FECHAVALUE(expresión)
22 DÍA DÍA Devuelve el día del mes, un número entre 1 y 31 DÍA (fecha)
23 DÍA DEL AÑO DÍA DEL AÑO Devuelve el día del año calendario (del 1 al 366). DÍA DEL AÑO (fecha)
24 DISTANCIA DISTANCIA Devuelve la distancia entre dos ubicaciones utilizando la unidad proporcionada. DISTANCIA(ubicación, ubicación, unidad)
25 Exp Exp Devuelve e elevado a la potencia de un número dado EXP(número)
26 ENCONTRAR ENCONTRAR Devuelve la posición de la cadena search_text en text ENCONTRAR(buscar_texto, texto [, start_num])
27 PISO PISO Redondea un número hacia abajo, hacia cero al entero más cercano Numero de piso)
28 FORMATO DURACIÓN FORMATO DURACIÓN Formatee el número de segundos con días opcionales, o la diferencia entre horas o dateTimes como HH:MI:SS. FORMATDURATION(numSeconds[, includeDays] | dateTime/time, dateTime/time)
29 DESDEUNIXTIME DESDEUNIXTIME Devuelve la fecha y hora que representa el número dado como los segundos transcurridos desde el 1 de enero de 1970. DESDEUNIXTIME(número)
30 GEOLOCALIZACIÓN GEOLOCALIZACIÓN Devuelve una ubicación basada en la latitud y longitud proporcionadas. GEOLOCALIZACIÓN (latitud, longitud)
31 GETSESIONID GETSESIONID Devuelve el ID de la sesión actual. Esto puede ser útil en los hipervínculos a otras aplicaciones que utilizan las credenciales de salesforce.com para la autenticación. GETSESIONID()
32 HTMLENCODE HTMLENCODE Codifica texto y fusiona valores de campo para su uso en HTML HTMLENCODE(texto)
33 HIPERVÍNCULO HIPERVÍNCULO Crea un hipervínculo HIPERVÍNCULO (url, nombre_amistoso [, destino])
34 SI SI Comprueba si una condición es verdadera y devuelve un valor si es VERDADERO y otro valor si es FALSO. SI (prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
35 INCLUYE INCLUYE Determina si cualquier valor seleccionado en un campo de lista de selección múltiple es igual a un literal de texto que especifique. INCLUYE (multiselect_picklist_field, text_literal)
36 INITCAP INITCAP Devuelve el texto en minúsculas con el primer carácter de cada palabra en mayúsculas. INITCAP(texto)
37 ESTÁ EN BLANCO ESTÁ EN BLANCO Comprueba si una expresión está en blanco y devuelve VERDADERO o FALSO ESBLANCO(expresión)
38 ES NULO ES NULO Comprueba si una expresión es nula y devuelve VERDADERO o FALSO ESNULL(expresión)
39 ES NÚMERO ES NÚMERO Devuelve VERDADERO si el valor del texto es un número. De lo contrario, devuelve FALSO. ESNUMERO(Texto)
40 ISOSEMANA ISOSEMANA Devuelva el número de semana ISO 8601 para la fecha dada (del 1 al 53) para que la primera semana comience el lunes. ISOSEMANA(fecha)
41 ISOAÑO ISOAÑO Devuelve el año de 4 dígitos de la numeración de semanas ISO 8601 para la fecha dada, de modo que el primer día sea lunes. ISOAÑO(fecha)
42 ISPICKVAL ISPICKVAL Comprueba si el valor de un campo de lista de selección es igual a un literal de cadena ISPICKVAL(campo_lista_selección, literal_texto)
43 JSENCODE JSENCODE Codifica texto y valores de campo de combinación para su uso en JavaScript JSENCODE(texto)
44 JSINHTMLENCODE JSINHTMLENCODE Codifica texto y valores de campo combinados para su uso en JavaScript dentro de etiquetas HTML JSINHTMLENCODE(texto)
45 IZQUIERDA IZQUIERDA Devuelve el número especificado de caracteres desde el inicio de una cadena de texto IZQUIERDA(texto, num_chars)
46 LARGO LARGO Devuelve el número de caracteres en una cadena de texto LARGO(texto)
47 ENLACE A ENLACE A Devuelve el elemento de enlace HTML para el objetivo seleccionado con entradas opcionales expresadas como parámetros de consulta LINKTO(etiqueta, objetivo, id, [entradas], [sin anular])
48 LN LN Devuelve el logaritmo natural de un número LN(número)
49 REGISTRO REGISTRO Devuelve el logaritmo en base 10 de n REGISTRO (número)
50 MÁS BAJO MÁS BAJO Convierte todas las letras del valor a minúsculas INFERIOR (texto)
51 LPAD LPAD Rellene el lado izquierdo del valor con espacios o la cadena de relleno opcional para que la longitud sea padded_length LPAD(texto, padded_length [, pad_string])
52 MÁX. MÁX. Devuelve el mayor de todos los argumentos. MAX(número,número,…)
53 MCEILING MCEILING Redondea un número al entero más cercano, hacia cero si es negativo MCEILING(número)
54 PISO PISO Redondea un número hacia abajo al entero más cercano, lejos de cero si es negativo MFLOOR(número)
55 MEDIO MEDIO Devuelve un carácter desde la mitad de una cadena de texto, dada una posición inicial y una longitud MID(texto, núm_inicio, núm_caracteres)
56 MÍN. MÍN. Devuelve el menor de todos los argumentos. MIN(número,número,…)
57 MODIFICACIÓN MODIFICACIÓN Devuelve el resto después de dividir un número por un divisor MOD(número,divisor)
58 MES MES Devuelve el mes, un número entre 1 (enero) y 12 (diciembre) MES(fecha)
59 NO NO Cambia FALSO a VERDADERO o VERDADERO a FALSO No es lógico)
60 AHORA AHORA Devuelve una fecha y hora que representa el momento actual AHORA()
61 VALOR NULO VALOR NULO Comprueba si expresión es nula y devuelve expresión_sustituta si es nula. Si la expresión no es nula, devuelve el valor de la expresión original. NULLVALUE(expresión, expresión_sustituta)
62 O O Comprueba si alguno de los argumentos es verdadero y devuelve VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO solo si todos los argumentos son falsos O(lógico1,lógico2,…)
63 Pi Pi Devuelve pi PI()
64 PICKLISTCOUNT PICKLISTCOUNT Devuelve el número de valores seleccionados en una lista de selección múltiple. PICKLISTCOUNT(multiselect_picklist_field)
sesenta y cinco PREDECIR PREDECIR Devuelve una predicción de Einstein Discovery basada en un Id. de registro o una lista de campos y sus valores. PREDICT(PredDefId, [recordId] | [campo, valor, …])
66 REGEX REGEX Devuelve VERDADERO si Texto coincide con la expresión regular RegEx_Text. De lo contrario, devuelve FALSO. REGEX(Texto, RegEx_Text)
67 CONTRARRESTAR CONTRARRESTAR Devuelve la cadena de texto en orden inverso REVERSO (texto)
68 BIEN BIEN Devuelve el número especificado de caracteres desde el final de una cadena de texto DERECHA(texto, num_chars)
69 REDONDO REDONDO Redondea un número a un número específico de dígitos REDONDO(número,núm_dígitos)
70 RPAD RPAD Rellene el lado derecho del valor con espacios o la cadena de relleno opcional para que la longitud sea padded_length RPAD(texto, padded_length [, pad_string])
71 PECADO PECADO Devuelve el seno del número, donde el número dado en radianes SIN(número)
72 SQRT SQRT Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número SQRT(número)
73 SUSTITUTO SUSTITUTO Sustituye texto_nuevo por texto_antiguo en una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto específico en una cadena de texto SUSTITUIR (texto, texto_antiguo, texto_nuevo)
74 BRONCEARSE BRONCEARSE Devuelve la tangente del número, donde el número dado en radianes TAN(número)
75 TEXTO TEXTO Convierte un valor en texto usando un formato de visualización estándar TEXTO(valor)
76 HOY HOY Devuelve la fecha actual HOY()
77 RECORTAR RECORTAR Elimina todos los espacios de una cadena de texto excepto los espacios individuales entre palabras RECORTAR (texto)
78 TRONCO TRONCO Trunca un número a un número específico de dígitos TRUNC(número,núm_dígitos)
79 UNIXTIMESTAMP UNIXTIMESTAMP Devuelve la cantidad de segundos desde el 1 de enero de 1970 para la fecha dada, o la cantidad de segundos en el día para una hora. UNIXTIMESTAMP(fecha/hora)
80 SUPERIOR SUPERIOR Convierte todas las letras del valor a mayúsculas SUPERIOR (texto)
81 CÓDIGOURL CÓDIGOURL Codifica texto y valores de campo combinados para su uso en direcciones URL CÓDIGOURL(texto)
82 URLPARA URLPARA Devuelve la URL del destino seleccionado con entradas opcionales expresadas como parámetros de consulta URLFOR(objetivo, id, [entradas], [sin anular])
83 VALOR VALOR Convierte una cadena de texto que representa un número en un número VALOR(texto)
84 DÍA LABORABLE DÍA LABORABLE Devuelve el día de la semana para la fecha dada, usando 1 para el domingo, 2 para el lunes, hasta 7 para el sábado. DÍA DE LA SEMANA (fecha)
85 AÑO AÑO Devuelve el año de una fecha, un número entre 1900 y 9999 AÑO (fecha)

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

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Las mejores formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce

Las mejores formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce

Administrar sus proyectos dentro de Salesforce garantiza que todos sus datos clave estén disponibles en un solo lugar, con todos los que necesitan la capacidad de acceder a ellos ya en la plataforma y familiarizados con la interfaz de usuario. Además, no es necesario que cree ni mantenga la integración con herramientas de gestión de proyectos externas de terceros. Sin embargo, si está buscando mejorar aún más su juego de gestión de proyectos en Salesforce, la mejor manera de hacerlo sería a través de la automatización. Este artículo lo guiará a través de las mejores formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.

La automatización ayuda a su organización a crear valor a través de una reducción del tiempo dedicado a realizar tareas, una reducción del riesgo relacionado con el error humano y la creación de una experiencia optimizada para sus usuarios y clientes.

Las posibilidades son infinitas cuando se utilizan herramientas de automatización de Salesforce listas para usar, como Salesforce Flow, y las aplicaciones de gestión de proyectos de Salesforce adecuadas, como Inspire Planner.

Ejemplos de cómo puede automatizar la gestión de proyectos en Salesforce

Tabla de contenido

Una vez que haya decidido automatizar la gestión de proyectos en Salesforce, la pregunta es ¿Qué automatizamos ?

A continuación se enumeran varios escenarios de automatización de la gestión de proyectos que han demostrado ahorrar tiempo y recursos a las empresas. Estos pueden darle ideas sobre lo que desea automatizar en su organización de Salesforce.

Lanzar proyectos automáticamente con un flujo de Salesforce

Es un escenario común que las empresas necesitan lanzar proyectos a partir de plantillas específicas cuando las Oportunidades pasan a la etapa Cerrado/Ganado. Hacer esto manualmente para cada oportunidad requiere una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. Además, también deja espacio para el error humano o para que alguien simplemente olvide o retrase un paso.

Con Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce, puede crear un flujo de Salesforce desencadenado por registro para crear automáticamente un proyecto a partir de una plantilla específica en función de diferentes criterios (por ejemplo, la etapa de oportunidad se actualiza a Cerrado/Ganado).

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con Salesforce Flows para lanzar proyectos a partir de oportunidades

Este nuevo proyecto heredará de la plantilla todas sus fases y tareas, predecesores, archivos adjuntos, roles de recursos y más.

Entonces, para comenzar, su gerente de proyecto simplemente necesita actualizar la fecha de inicio de su primera tarea y asignar el equipo del proyecto (¡ambos también se pueden automatizar!).

Se puede configurar una automatización similar de Salesforce Flow para lanzar proyectos desde otras etapas de Oportunidades o para otros objetos en Salesforce, como Casos, Cuentas, Pedidos y más.

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con plantillas de proyectos

Si su organización entrega proyectos que siguen procesos estandarizados, puede Automatice la gestión de proyectos en Salesforce configurando plantillas de proyectos y usándolas cada vez que desee configurar un nuevo proyecto en lugar de crearlos desde cero.

Configurar plantillas de proyecto puede ser un proceso simple con la herramienta adecuada. Por ejemplo, en Inspire Planner simplemente debe marcar la casilla de verificación 'Es plantilla' al crear un nuevo proyecto para hacer una Plantilla de proyecto. Y puede crear un número ilimitado de plantillas para diferentes procesos dentro de su organización.

Las plantillas de proyecto permitirán que su software de administración de proyectos de Salesforce haga parte del trabajo más insignificante por usted, permitiéndole a usted y a su equipo concentrar sus esfuerzos en brindar un servicio de alta calidad a sus clientes.

Con Inspire Planner, sus proyectos heredarán la mayor parte de la información requerida de la plantilla, incluidas las tareas, los archivos adjuntos, la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los predecesores, los recursos asignados, la prioridad, el esfuerzo planificado, el costo presupuestado, las categorías, las notas y el diseño del proyecto. y Configuración, y más.

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con plantillas de proyectos ilimitadas en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de SalesforceAutomatice la gestión de proyectos en Salesforce con plantillas de proyectos ilimitadas en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con la asignación de tareas basada en roles

Asignar automáticamente las tareas de su proyecto a los recursos correctos es una manera fácil de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce.

Dependiendo de la cantidad de tareas en sus proyectos, esto podría sumar una cantidad significativa del tiempo de sus gerentes de proyecto si se hace manualmente, y eso suponiendo que lo hagan bien cada vez. Si hay una herramienta a su disposición que alivia esta carga de sus gerentes de proyecto y les permite concentrarse en un trabajo más importante, ¿por qué no ponerla en práctica?

Afortunadamente, esto también es algo que Inspire Planner ofrece listo para usar. Puede predefinir qué roles serán responsables de cada tarea mientras crea sus plantillas o planes de proyecto.

Luego, simplemente necesita asignar un recurso a un rol específico, y la automatización integrada de Inspire Planner asignará inmediatamente todas las tareas de su proyecto a los miembros correctos del equipo del proyecto.

Costura de plantilla

Lanzar proyectos automáticamente desde Oportunidades basadas en plantillas es una excelente manera de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce. Pero, ¿qué sucede cuando vendió varios productos dentro de su Oportunidad y cada producto requiere un conjunto diferente de tareas?

¿Puede automatizar dicho proceso en Salesforce dentro de un plan de proyecto en lugar de crear proyectos separados?

La buena noticia es que la respuesta es sí. Inspire Planner ofrece la funcionalidad de unión de plantillas de proyectos que le permite crear un solo proyecto a partir de una oportunidad al "unir" (combinar) diferentes plantillas relacionadas con los productos de oportunidad.

Además, puede definir una plantilla de encabezado (un conjunto de tareas que deben realizarse sin importar qué productos se seleccionaron, por ejemplo, la fase de inicio del proyecto) y definir un orden de ejecución de sus plantillas simplemente arrastrándolas a las posiciones deseadas.

Y con la configuración adicional de Salesforce, puede configurar la unión de plantillas de proyectos en Inspire Planner para trabajar con otros objetos en Salesforce en lugar de productos.

Automatice la programación de su proyecto con dependencias de tareas

Puede automatizar la Gestión de proyectos en Salesforce configurando Dependencias de tareas en el diagrama de Gantt de su proyecto. De esta manera, su proyecto y todas las tareas operarían como una unidad cohesiva en lugar de que cada tarea esté separada. Por lo tanto, actualizar cualquier tarea recalculará automáticamente todo el cronograma del proyecto, ¡sin importar cuán complejo sea su proyecto!

Inspire Planner es compatible con cuatro tipos principales de predecesores (finalización a inicio, finalización a finalización, inicio a inicio y inicio a finalización), así como múltiples dependencias de tareas. Si no está familiarizado con estos términos, un predecesor es una actividad que debe comenzar o finalizar antes de que pueda continuar una tarea sucesora, y un sucesor es una actividad que sigue a otra actividad en función de su dependencia entre sí y no necesariamente en orden cronológico. .

Además de eso, con Inspire Planner también puede agregar tiempo de adelanto o retraso a sus dependencias (por ejemplo, la tarea debe comenzar 3 días después de que finalice otra, o un día antes, etc.), e incluso funciones más avanzadas como la gestión de restricciones ( por ejemplo, una tarea debe terminar en una fecha determinada).

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con dependencias de tareas en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce

Una vez configuradas, los usuarios finales también pueden ver estas tareas predecesoras y sucesoras en un componente simplificado en la página de tareas. De modo que incluso si los miembros de su equipo no tienen acceso al proyecto o no están familiarizados con los diagramas de Gantt, aún pueden comprender fácilmente qué depende de ellos en este proyecto.

Componente predecesor y sucesor en las tareas de Salesforce en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce

Automatización de Notificaciones

Otro elemento importante de la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce son las notificaciones.

Si desea entregar sus proyectos a tiempo, deberá mantener a su equipo de proyecto actualizado sobre los próximos plazos e hitos. Para empezar, puede configurar alertas y notificaciones automáticas para las tareas del proyecto a través de Salesforce. Esto enviará a los recursos de su proyecto recordatorios por correo electrónico sobre sus tareas y también mostrará un recordatorio de notificación en Salesforce.

Por ejemplo, puede configurar notificaciones de tareas unos días antes de la fecha de vencimiento de la tarea, cuando se actualizaron las fechas de inicio/finalización de la tarea, una notificación de alerta cuando la tarea está vencida y más. Dado que Inspire Planner se integra completamente con las tareas estándar de Salesforce, algunas de estas notificaciones estarán disponibles para usted desde el primer momento.

Finalmente, puede configurar alertas en Inspire Planner para acciones como Tareas listas para comenzar. Cuando se han completado todos los predecesores, Inspire Planner marca automáticamente sus tareas como "Listo para comenzar". A continuación, puede enviar alertas a las personas asignadas a esta tarea o utilizar una vista de lista que muestre solo dichas tareas. De esta manera, su equipo de proyecto sabrá fácilmente en qué debe concentrarse a continuación.

Automatización de KPIs y Reportes

La siguiente idea para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce es automatizar los KPI y programar la entrega de sus informes de proyectos.

Puede decidir administrar los KPI manualmente en función del estado actual de sus proyectos o automatizarlos si tiene criterios estandarizados para los KPI internamente. En cualquier caso, puedes configurar alertas para tus jefes de proyecto cuando alguno de los KPIs del proyecto pase de Verde a Ámbar o Rojo.

KPI en Inspire PlannerKPI en Inspire Planner

Al utilizar las aplicaciones de gestión de proyectos nativas de Salesforce, su equipo puede beneficiarse de los potentes informes y paneles de Salesforce. Por ejemplo, Inspire Planner ofrece una carpeta completa lista para usar con informes de proyectos, la capacidad de generar su informe de estado del proyecto con unos pocos clics y también dos paneles dinámicos para su cartera y administradores de recursos.

Panel de administración de recursos en Inspire PlannerPanel de administración de recursos en Inspire Planner

Salesforce luego le permite programar y suscribirse a los informes de su proyecto. De esta manera, su equipo puede recibir notificaciones sobre las métricas más importantes del proyecto sin ejecutar manualmente ni enviar informes por correo electrónico.

Una de las mejores prácticas para generar informes sobre sus proyectos es crear líneas base del proyecto en Inspire Planner. La línea de base se puede utilizar para generar informes sobre el cronograma del proyecto planificado y el rendimiento real de su proyecto. La línea de base también se puede usar para rastrear y enviar notificaciones cuando hay retrasos en el proyecto y cuando las tareas vencen. Estas notificaciones pueden llamar la atención sobre áreas del Proyecto que necesitan más atención, lo que resultará en una reducción de los retrasos.

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con procesos de aprobación

Los procesos de aprobación pueden ayudarlo a automatizar la gestión de proyectos en Salesforce cuando necesite obtener una aprobación para algo en su organización.

Los ejemplos típicos de procesos de aprobación en la gestión de proyectos incluyen empleados que solicitan PTO de sus gerentes, gerentes de proyecto que obtienen aprobación para cambios dentro del alcance del proyecto, aprobación de facturas y más.

Con los procesos de aprobación de Salesforce, puede definir fácilmente sus pasos de aprobación, bloquear registros, permitir la recuperación de solicitudes de aprobación, definir un aprobador, crear plantillas de notificación y más.

Para iniciar procesos de aprobación en sus proyectos en Salesforce, puede usar botones personalizados (p. ej., "Enviar para aprobación") en los que los usuarios deben hacer clic o iniciar procesos de aprobación automáticamente con un Flujo de Salesforce.

Automatizar carteras de proyectos

Las carteras de proyectos le permiten agrupar y ver un conjunto de proyectos en un único diagrama de Gantt combinado. Con Inspire Planner, puede crear un número ilimitado de Portafolios para diversas necesidades, por ejemplo, un portafolio de sus proyectos, un portafolio de proyectos para un cliente específico, etc.

Los portafolios pueden mostrar el cronograma general del proyecto, el estado general del proyecto, el porcentaje completado, los hitos del proyecto y más. Además, un proyecto puede pertenecer a varias carteras.

Con Inspire Planner, puede agregar proyectos a Portafolios o eliminarlos manualmente o con automatización a través de Salesforce Flows. Por ejemplo, cuando se completa un proyecto, puede eliminarlo automáticamente de una cartera.

Portafolios de proyectos en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de SalesforcePortafolios de proyectos en Inspire Planner, una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce

Y con nuestra próxima función de carteras dinámicas con edición en línea, la gestión automática de carteras se está volviendo más fácil que nunca. Puede crear diferentes vistas de lista de Salesforce para organizar y filtrar automáticamente sus carteras de proyectos en función de varios criterios.

Calcule los niveles de prioridad de riesgos y problemas

Tener la capacidad de ver los riesgos y problemas relacionados con su proyecto significa que estos riesgos pueden mitigarse de manera oportuna durante todo el proyecto. Si busca identificar y prevenir riesgos de proyectos imprevistos, consulte nuestra guía sobre cómo reducir los riesgos de proyectos en Salesforce.

Si está buscando llevar la gestión de riesgos de su proyecto al siguiente nivel en Salesforce, puede hacerlo automatizando el cálculo de riesgos y automatizando la priorización de estos riesgos.

El registro de riesgos del proyecto es una función que ofrece Inspire Planner que le permite realizar un seguimiento de los riesgos de su proyecto y limitar sus impactos. Realiza un seguimiento tanto de los riesgos como de los problemas (los riesgos son los problemas que podrían ocurrir en el futuro y los problemas son los riesgos que han llegado a buen término y realmente sucedieron).

Registro de riesgos del proyecto en Inspire Planner

La Prioridad de sus riesgos se calcula automáticamente multiplicando el Impacto por la Probabilidad. De esta manera, simplemente debe asegurarse de capturar el impacto y la probabilidad de su riesgo e Inspire Planner hará el resto por usted.

Cuándo y por qué debería automatizar la gestión de proyectos en Salesforce

Si bien ahora conoce varias formas de automatizar la gestión de proyectos en Salesforce y cómo Inspire Planner puede ser potencialmente la solución que le permita hacer esto, es posible que todavía se pregunte por qué vale la pena automatizarlo.

¿Qué ganará su empresa con la automatización de la gestión de proyectos en Salesforce y qué impactos negativos mitigará? A continuación hay tres explicaciones de este valor y por qué la automatización no solo es una buena idea sino casi una necesidad.

Ahorre tiempo en tareas repetitivas

La gestión eficaz de proyectos es la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido y, a menudo, lleva bastante tiempo ejecutarlo con cuidado para obtener resultados óptimos. Dado que hay una serie de tareas que se pueden realizar con su inversión en automatización de Salesforce, tiene mucho sentido liberar a su equipo para que se concentre en los problemas clave en lugar de atascarlos con tareas repetitivas manuales.

La investigación realizada por AutomationAnywhere muestra que en algunas industrias (a saber, el servicio público y la administración general) los profesionales pueden dedicar hasta 3,51 horas diarias a tareas administrativas repetitivas. ¡Estas son tareas que podrían realizarse fácilmente mediante algún tipo de automatización!

Cuando se trata de reducir el tiempo necesario para las tareas repetitivas en la gestión de proyectos, puede devolver el tiempo a su día implementando algunos de nuestros ejemplos de automatización descritos anteriormente, como plantillas de proyectos, asignación de tareas según roles de recursos y más. En última instancia, puede entregar un proyecto exitoso más rápido descargando este tipo de tareas a Salesforce.

Reducir el error humano

Si bien todos tratamos de ser completamente precisos todo el tiempo, solo somos humanos y, como tales, somos propensos a cometer errores. Salesforce, por otro lado, no es humano y no es propenso a la misma capacidad de cometer errores que los humanos. Las tareas más pequeñas pueden llamar menos la atención de un equipo de proyecto ocupado, lo que puede generar problemas mayores en el futuro debido a la naturaleza en cascada de estos errores.

Configurar su organización para automatizar su gestión de proyectos en Salesforce es la mejor manera de reducir (o eliminar efectivamente) su riesgo de error humano mientras gestiona el proyecto (suponiendo que esté configurado correctamente desde el principio, por supuesto).

Administre automáticamente varias plantillas/escenarios

Si su empresa ofrece múltiples servicios o productos diferentes, cada uno con su propio conjunto de tareas o incluso diferentes metodologías de gestión de proyectos (Waterfall vs Agile/Scrum), entonces puede encontrarse con problemas en los que un Project Manager no tiene suficiente experiencia trabajando con un tipo de producto o servicio específico y podría tener problemas para configurar el Proyecto en Salesforce.

Este problema se elimina por completo cuando su gestión de proyectos se automatiza en Salesforce utilizando varias plantillas de proyectos que sus gestores de proyectos pueden aplicar al comienzo de un proyecto. Esto no solo significa que tienen mucho menos trabajo por hacer, sino que también elimina cualquier error potencial o tareas olvidadas y brinda un grado de capacitación para los gerentes de proyecto que son nuevos en un tipo específico de proyecto.

Automatice la gestión de proyectos en Salesforce con Inspire Planner

Como puede ver, hay una cantidad insuperable de valor que se puede obtener al administrar sus proyectos dentro de Salesforce y luego aplicar capas en alguna Automatización de administración de proyectos.

Sus clientes se beneficiarán de sus esfuerzos al contar con un equipo de proyecto efectivo que pueda entregar a tiempo y garantizar que las comunicaciones sean consistentes, que los riesgos se gestionen y mitiguen, y que el equipo centre sus esfuerzos en el trabajo en lugar de las tareas administrativas.

Si está listo para automatizar la gestión de proyectos en Salesforce para su organización y reducir el trabajo manual y repetitivo, consulte Inspire Planner con nuestra prueba gratuita de 30 días hoy o solicite su demostración personal de Inspire Planner.

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La próxima vez que quiera hacer algo con Tableau, pero no pueda encontrar la manera con la interfaz de usuario, vaya a su confiable Postman Collection y pruebe algunos métodos a través de la API REST de Tableau.

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Última actualización el 7 de abril de 2023 por Rakesh Gupta Gran idea o pregunta duradera: no queremos trabajar los fines de semana o días festivos, ¡todos lo entendemos! Si es así, ¿cree que nuestros clientes o prospectos lo hacen? Si tiene dudas, intente enviar un correo electrónico a

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Prepare su aplicación para pasar la revisión de seguridad de AppExchange ☁️

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Esta guía se publicó originalmente en Medium en 2021 y se actualizó con la orientación y los consejos más recientes, incluidas las nuevas funciones de seguridad como parte de los lanzamientos recientes y la nueva estructura de precios para las revisiones.

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Última actualización el 2 de abril de 2023 por Rakesh Gupta Gran idea o pregunta duradera: ¿Cómo se programan varios correos electrónicos con Salesforce Flow? Objetivos: En este artículo, el lector aprenderá lo siguiente: Cómo usar Salesforce Flow para enviar múltiples alertas por correo electrónico usando rutas programadas y mucho más Negocios

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Mejores prácticas de LWC para flujos de pantalla ☁️

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Archivar un canal de Slack con Flow

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Resumen rápido de la versión de Salesforce Winter'23

Última actualización el 17 de agosto de 2022 por Rakesh Gupta Actualmente, el lanzamiento de Winter'23 está disponible en el programa de prelanzamiento. El 26 de agosto, Sandboxes se actualizará, como resultado, su organización obtendrá la apariencia del lanzamiento de Winter'23. En esta versión, encontrará muchas características nuevas, como

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