Cómo mantener la seguridad en los flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce

Cómo mantener la seguridad en los flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce

Última actualización el 18 de agosto de 2023 por Rakesh Gupta

La seguridad de los datos debe ser una de sus principales prioridades si recopila, almacena y administra información personal. La protección de datos es especialmente importante si sus flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce se integran con varias herramientas, como un generador de formularios web o un sistema de pago.

Muchas regiones e industrias tienen leyes estrictas de privacidad de datos, que incluyen GDPR, GLBA, HIPAA y otras, que rigen la forma en que las organizaciones manejan los datos. Puede garantizar la seguridad y el cumplimiento de los datos a lo largo de sus flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce de varias maneras, incluido el enmascaramiento y el cifrado de datos, el control y los permisos de acceso, y el monitoreo regular.

Comprender la importancia de mantener los datos seguros

Los datos confidenciales son todos los datos que se pueden usar para identificar a una persona o dañarlos si se pierden o son robados. Los tipos de datos confidenciales incluyen:

  • Información de identificación personal
  • información de salud protegida
  • Registros financieros o educativos
  • Datos étnicos, políticos y biométricos

Mantener la seguridad de los datos personales ayuda a generar confianza con las personas que comparten su información personal con usted. También garantiza que su organización evite sanciones por incumplimiento de las leyes de privacidad de datos.

Prácticas recomendadas de seguridad al recopilar datos

Su organización es responsable de asegurarse de que las herramientas de recopilación de datos que utiliza tengan implementadas las medidas de seguridad adecuadas. Podrá proteger mejor los datos confidenciales desde el momento en que se recopilan, a medida que se mueven a través de sus flujos de trabajo y cuando se trasladan a Salesforce.

Enmascarar campos sensibles

El enmascaramiento de campo ayuda a garantizar que los datos confidenciales se mantengan confidenciales y no se expongan innecesariamente a usuarios no autorizados.

Cifrar datos

El cifrado de datos ayuda a proteger los datos confidenciales contra el acceso, uso o robo no autorizados, ya sea que estos datos estén en reposo o en tránsito.

Limite el acceso a los datos

La implementación de control de acceso y permisos garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder o modificar los datos.

Supervisar y auditar flujos de trabajo

La vigilancia constante ayuda a garantizar que los flujos de trabajo de recopilación de datos mantengan el nivel adecuado de seguridad para mantener seguros los datos confidenciales.

2 formas de mejorar la seguridad en los flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce

Un flujo de trabajo de recopilación de datos de varios pasos tendrá diferentes puntos de entrada con posibles riesgos de seguridad, como formularios, correos electrónicos y cargas de archivos. Es importante que en cada paso de sus procesos de datos, tenga medidas de seguridad para garantizar que personas no autorizadas no accedan a datos o archivos.

Asegúrese también de probar continuamente sus flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce en busca de vulnerabilidades de seguridad. La detección temprana de amenazas disminuirá la posibilidad de una violación de datos u otras consecuencias graves.

Implementar reglas de retención de datos

La creación de una política clara de retención de datos es fundamental para definir cómo su organización maneja los datos con fines de cumplimiento. Es importante establecer reglas sobre qué datos deben conservarse y durante cuánto tiempo, así como reglas sobre quién tiene acceso y cómo deshacerse de los datos correctamente una vez que ya no se necesitan.

Acceso a los datos

Establecer reglas de acceso a datos como parte de su política de retención de datos garantizará que solo los usuarios autorizados en un flujo de trabajo tengan acceso a datos confidenciales. Los controles administrativos también pueden incluir el requisito de que los usuarios inicien sesión para ver o modificar las listas de respuestas del flujo de trabajo.

Purga de datos

Dentro de su flujo de trabajo, la configuración de reglas de depuración de datos puede garantizar que los datos de respuesta se eliminen de forma permanente una vez que ya no los utilice. Personalice esta configuración de depuración de datos, como la frecuencia con la que se completa una depuración, según sus requisitos de retención de datos.

Aproveche las aprobaciones del flujo de trabajo

Establecer pasos de aprobación dentro de los flujos de trabajo es importante para garantizar la responsabilidad durante el proceso de recopilación de datos. Los pasos de aprobación dentro de un flujo de trabajo significan que ningún usuario tiene control total sobre los cambios o decisiones de datos, lo que ayuda a mejorar la seguridad y la confidencialidad.

Detección de errores

Los pasos de aprobación en un flujo de trabajo proporcionan un proceso de revisión de datos estándar antes de que los datos se acepten o utilicen oficialmente. Esto ayuda a reducir las incoherencias y los errores, así como a garantizar el cumplimiento de las normas de privacidad de datos pertinentes.

Pista de auditoría

Los registros de auditoría para las aprobaciones de flujos de trabajo simplifican el proceso al registrar cada paso de aprobación y crear un registro histórico de los cambios realizados en los datos. También se pueden utilizar durante las investigaciones en caso de brechas de seguridad o problemas de datos.

Simplificación de los flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce con FormAssembly

Cuando se trata de proteger los flujos de trabajo de datos, es fundamental contar con políticas de privacidad y seguridad de datos. Su organización puede beneficiarse del uso de una única plataforma de flujo de trabajo y recopilación de datos como FormAssembly, que facilita la centralización de la protección contra amenazas y garantiza el cumplimiento. Este enfoque le permite escalar más fácilmente, auditar los flujos de datos de forma centralizada y aumentar la eficiencia, al mismo tiempo que maximiza la seguridad en todos sus flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce.

La potente plataforma conectada a Salesforce de FormAssembly combina la recopilación de datos segura y compatible con un generador de procesos visual e inteligente que le permite crear procesos complejos que incluyen formularios, correos electrónicos, integraciones y más, todo sin código.

Descubra cómo FormAssembly puede ayudarlo a optimizar sus flujos de trabajo de recopilación de datos de Salesforce mientras mantiene seguros los datos confidenciales.

👉 Más información sobre el flujo de trabajo de FormAssembly

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Navegue por su camino hacia un futuro de IA

Navegue por su camino hacia un futuro de IA

Bienvenido a la era digital, donde la inteligencia artificial reina y las organizaciones se encuentran en la cúspide de una revolución. El futuro de la IA está aquí y está impulsando un increíble impulso empresarial. Los líderes y las personas se esfuerzan por comprender los riesgos y las oportunidades de implementar la IA. Mientras que, al mismo tiempo, están tratando de no quedarse atrás de la competencia.

Para prepararse para un futuro de IA, las empresas deben adoptar un enfoque estratégico y holístico que aborde varios factores clave. Profundicemos en los pasos esenciales para convertir su organización en una potencia impulsada por IA.

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Cultivar la seguridad para conducir a los empleados

Introducir IA en una organización requiere crear un entorno seguro y de apoyo. Anime a sus equipos a aceptar el cambio y tomar riesgos. Generar confianza dentro de la organización permite que las personas se sientan seguras en sus funciones y las motiva a explorar el potencial de la IA.

Para crear un entorno seguro y de apoyo para la adopción de IA:

  • Fomentar una cultura de transparencia : Promover una comunicación abierta y honesta sobre las iniciativas de IA, abordando inquietudes y brindando explicaciones claras.
  • Fomente la innovación y la experimentación : cree oportunidades para que los empleados exploren las tecnologías de IA y experimenten con nuevas ideas. Involucre a sus equipos y empoderarlos para compartir sus perspectivas únicas en su viaje de IA.
  • Proporcione oportunidades de aprendizaje y desarrollo : demuestre el apoyo de la organización ofreciendo programas de capacitación, talleres y recursos. Sus equipos se sentirán alentados a adquirir nuevas habilidades y mejorar su comprensión de la IA.
  • Reconozca y recompense las contribuciones : reconozca y celebre a los empleados que participan en iniciativas de IA. Esto fomenta un sentido de valor y motiva a las personas a participar en la transformación de la IA.

Al cultivar una actitud positiva hacia el cambio, las organizaciones pueden prepararse para las oportunidades de un futuro de IA.

Mejorar la adopción priorizando el impacto humano

Para adoptar con éxito la IA, es importante comunicar una visión convincente centrada en el ser humano . Si bien la IA puede parecer impersonal, debemos enfatizar el impacto beneficioso que puede tener, especialmente considerando las bajas barreras de entrada que la hacen accesible a una amplia gama de usuarios.

Una de las ventajas clave de la tecnología de IA es su baja barrera de entrada. Considere el ejemplo de TikTok, una plataforma social que alcanzó los 100 millones de usuarios en solo nueve meses . En comparación, el motor de IA generativa, ChatGPT, logró el mismo hito en solo dos meses. Esto muestra la facilidad con la que se puede adoptar la tecnología de IA y el rápido ritmo al que se puede adoptar a escala mundial.

Para lograr una adopción exitosa de la IA:

  • Comunique los beneficios de la IA centrados en el ser humano : enfatice cómo la IA puede mejorar la productividad y automatizar tareas tediosas. Presente la IA como un activo valioso que aumenta, no reemplaza, el trabajo humano y como un cambio que puede acelerar el trabajo y mejorar la satisfacción laboral.
  • Encuentre y comunique beneficios específicos : Ilustre las ventajas de ahorro de tiempo de la adopción de IA. Colóquelo como un asistente personal que agiliza los flujos de trabajo y libera tiempo para un trabajo más significativo.
  • Presente un caso sólido para el cambio : comunique las consecuencias de no adoptar la IA. Reflexione sobre las mejores prácticas de la industria, destacando el ritmo sin precedentes de adopción de IA y las bajas barreras de entrada.

Al centrarse en los beneficios centrados en el ser humano y resaltar las barreras de entrada bajas, las organizaciones pueden integrar rápidamente soluciones de IA en sus flujos de trabajo sin necesidad de una amplia experiencia técnica o una inversión financiera significativa. Esta accesibilidad permite un proceso de adopción más inclusivo y abre las puertas a una variedad de industrias y sectores.

Empodere a su organización para un futuro de IA

Dotar a su organización de las herramientas y estrategias adecuadas es crucial para mantenerse competitivo e impulsar el éxito. Considere desarrollar un programa de capacitación integral y un proceso formal de adopción de IA. Con prácticas como estas, sus equipos pueden mantenerse ágiles con la tecnología en evolución.

Estos tres pasos cruciales han demostrado ser esenciales para el éxito de las transformaciones digitales:

  • Defina iniciativas de capacitación : haga que la capacitación en IA sea una parte obligatoria de la habilitación de los empleados. Salesforce, por ejemplo, reconoció la importancia de equipar a sus empleados con un enfoque seguro y reflexivo para usar la IA. Este paso fue esencial durante su cambio para convertirse en el CRM de IA n.º 1 del mundo.
  • Cree procesos formales para aumentar las tasas de adopción de la IA : no espere a que los miembros del equipo exploren la IA en su tiempo libre. Establezca procesos estructurados para integrar la innovación de IA en el trabajo de todos. Considere formar comités dedicados para impulsar los avances de la IA o medir la cantidad de ideas de IA enviadas por los ingenieros. Independientemente de la estructura que elija, formalizar el proceso de adopción es clave.
  • Sea flexible con la tecnología de IA en evolución : manténgase actualizado con los últimos avances en IA. En un panorama que cambia rápidamente, las empresas deben prepararse para adaptar y cambiar sus iniciativas. Adopte la flexibilidad y la agilidad cuando trabaje con tecnologías de IA.

Al adoptar las mejores prácticas de transformación digital e incorporar la IA en los procesos formales, las organizaciones allanan el camino para el éxito continuo en el futuro de la IA.

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Los servicios profesionales de Salesforce pueden ayudarlo a elevar sus capacidades para obtener el máximo valor de su inversión en Salesforce.

Proteja su IA

Si bien la IA presenta inmensas oportunidades, una preocupación crucial es el uso ético de la IA. Es imperativo salvaguardar los datos confidenciales de los clientes de su empresa con una plataforma de IA confiable , como AI Cloud de Salesforce , construida sobre la capa de confianza GPT de Einstein . Las plataformas de IA confiables implementan medidas sólidas de protección de datos, que incluyen encriptación, controles de acceso y cumplimiento de las normas de privacidad de datos.

Para salvaguardar sus datos confidenciales y mantener la confianza de sus clientes:

  • Establecer un marco de gobernanza ético : Promover la transparencia, la equidad y la responsabilidad en los algoritmos de IA y los procesos de toma de decisiones. Esto garantiza que la implementación responsable esté alineada con los valores de su negocio.
  • Priorice la privacidad y la seguridad de los datos : aplique medidas estrictas para proteger la información confidencial. Cumpla con las regulaciones y siga las mejores prácticas de la industria. Dado que la IA depende en gran medida de los datos, proteger esos datos fomenta la confianza entre los clientes, socios y partes interesadas.
  • Proporcione programas regulares de capacitación y actualización : asegúrese de que su capacitación de habilitación cubra los aspectos técnicos de la IA, así como la comprensión de sus limitaciones y riesgos. Con este conocimiento, los empleados pueden tomar decisiones informadas y tomar las medidas adecuadas mientras usan la IA.

Al implementar la IA de manera responsable y comprender las necesidades y los obstáculos para adoptar la IA, las organizaciones pueden convertirse en líderes confiables en la era de la inteligencia artificial.

Encienda su viaje de transformación de IA

Revolucione la productividad, la eficiencia y las experiencias de los clientes de su organización para un futuro de IA. Al crear seguridad, proporcionar una razón para el cambio centrada en el ser humano, empoderar a sus equipos y salvaguardar la IA, las organizaciones pueden experimentar una profunda transformación en empresas impulsadas por la IA.

Salesforce Professional Services ofrece una oportunidad única para las organizaciones que buscan embarcarse en su viaje de IA. Adopte AI Coach y haga uso de la experiencia de los servicios profesionales de Salesforce para maximizar el potencial de la IA. Trabajamos con usted para escalar y personalizar las experiencias de los clientes al alinearnos con los resultados comerciales, construir un camino hacia el valor comercial, prepararnos para la entrega inmediata y establecer una hoja de ruta de estado futuro que esté alineada con su visión y objetivos.

Juntos, podemos impulsar su viaje y posicionar su negocio a la vanguardia de la innovación impulsada por IA, brindando experiencias excepcionales y generando confianza en esta era digital.

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