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Cómo resolver los principales desafíos de captura de actividad Salesforce Admin Face Daily

Última actualización el 17 de agosto de 2022 por Rakesh Gupta

Dreamforce regresa en todo su esplendor para su vigésimo aniversario este año y, como socio de Salesforce, Revenue Grid se complace en compartir este evento con usted. Diseñado para usuarios de Salesforce, Revenue Grid ayuda a las empresas con escenarios de ventas complejos a automatizar la captura de actividades y luego identificar y eliminar las fugas de ingresos con sus capacidades de inteligencia de ingresos.

Venga a conocer Revenue Grid en el stand n.° 530 , donde compartiremos nuestro conocimiento y experiencia sobre la solución y cómo resuelve los principales desafíos que enfrentan los administradores de Salesforce a diario.

El 43% de los administradores y consultores enfrentaron uno o más de estos problemas en el último año:

  • No hay datos reportables en Salesforce
  • Protocolos de seguridad comprometidos
  • Eventos recurrentes no sincronizados
  • Pérdida de datos de CRM después de la migración
  • Personalización y configurabilidad limitadas

Aquí hay una descripción general rápida para ayudarlo a solucionar los principales problemas de captura de actividad que (podría) enfrentar a diario y desbloquear la funcionalidad de inteligencia de ingresos para sus equipos.

No hay datos reportables en Salesforce

Para cualquier gerente, es esencial asegurarse de que las métricas importantes, como la participación del cliente, la actividad de ventas y los datos de comunicación, se puedan informar en SFDC y que estos informes se basen en datos completos y precisos. El principal desafío para los administradores aquí es que las actividades capturadas (tareas, eventos) a menudo no se registran ni se pueden informar en Salesforce. Peor aún, las herramientas avanzadas de Salesforce como Captura de actividad de Einstein no pueden abordar este desafío.

Por un lado, parece que los correos electrónicos capturados por EAC no se almacenan como registros físicos en Salesforce. En su lugar, se almacenan en un servidor de terceros (AWS) y se muestran como registros virtuales en la línea de tiempo y en el panel de análisis de actividades. Los registros virtuales se conservan durante un máximo de 24 meses o tan solo 6 meses en el Estándar de captura de actividad de Einstein. Además, cuando los datos de los clientes se almacenan en servidores de terceros, se vuelven vulnerables a amenazas externas, lo que significa que puede perder sus datos anteriores y actuales de Salesforce al migrar a otra plataforma.

Por otro lado, Revenue Grid permite a los administradores crear informes precisos al capturar automáticamente todas las actividades relacionadas con el negocio. Al mismo tiempo, las actividades capturadas se registran como tareas y eventos en Salesforce y los datos siempre están bajo su control. Esto significa que puede migrar fácilmente a otro software sin riesgo de pérdida de datos. Revenue Grid también permite a los administradores configurar qué datos se pueden registrar en Salesforce mediante listas de permitidos, listas de denegados y reglas personalizadas.

Vulnerabilidad a las amenazas de seguridad

Muchas empresas suelen tener políticas de seguridad de la información muy estrictas y tienen que garantizar la total privacidad de los datos de los clientes. Necesitan alojar todo el software relacionado con los datos en las instalaciones o en servidores privados para garantizar que cumplan con los requisitos estándar de seguridad y privacidad. Incluso la posibilidad de infracciones que potencialmente filtren datos de clientes es suficiente para disuadirlos de considerar otras soluciones tecnológicas como opciones. Desafortunadamente, en EAC, los datos se almacenan en servidores AWS de terceros, lo que no proporciona el nivel estándar de protección que requieren las organizaciones.

La capacidad de implementar Revenue Grid en un servidor de nube privado o en las instalaciones es única. Estas opciones de implementación tienden a ser un requisito en verticales como Fintech, sector público y atención médica. Los productos de Revenue Grid se pueden implementar en un modo multiusuario donde la configuración y los datos del cliente se separan lógicamente en el nivel de la aplicación y la base de datos. Además, se puede implementar en una configuración de arrendatario privado donde los datos del cliente se separan físicamente de cualquier otro dato.


Revenue Grid garantiza la confidencialidad única de los datos de los clientes gracias a las siguientes razones:

  • Los datos PII del cliente no se almacenan
  • Revisiones de seguridad en cada etapa del desarrollo del producto.
  • Pruebas de penetración automatizadas
  • Pruebas de seguridad física de centros de datos certificados
  • Auditorías independientes
  • Cumplimiento de las normas internacionales de privacidad de datos
  • Auditoría integrada de acciones para Microsoft Exchange para mejorar la rendición de cuentas y la transparencia
  • Compatibilidad con MS Graph

Personalización y configurabilidad limitadas

Las empresas necesitan optimizar la productividad de sus representantes de ventas y personalizar la captura de datos en Salesforce a través de la automatización de flujos de trabajo específicos, donde los registros como reuniones, correos electrónicos y archivos adjuntos se vincularían automáticamente a múltiples objetos en Salesforce como Contactos, Cuentas y Oportunidades.

Un requisito adicional es una sincronización flexible entre Salesforce y Outlook, que debe evitar que los contactos se sincronicen con Outlook si no cumplen con los criterios predeterminados. Aquí, los administradores se enfrentan a la personalización y configurabilidad limitadas de Salesforce y ahí es donde brilla Revenue Grid. Independientemente de lo que requiera su negocio, podemos adaptar nuestra solución a sus requisitos únicos.

Revenue Grid es totalmente personalizable según los requisitos de cualquier negocio y le permite:

  • Supere el problema de múltiples relaciones "Relacionado con" en Salesforce, asegurando informes precisos e higiene de datos
  • Configure la sincronización unidireccional o bidireccional, la captura de datos de coincidencias múltiples y más
  • Excluir dominios específicos y ciertos tipos de objetos de la sincronización
  • Aplique filtros de calidad de datos basados ​​en roles para evitar que los contactos se sincronicen con Outlook y asegúrese de que los asesores solo reciban contactos relevantes para ellos.
  • Eliminar eventos con ciertos criterios del calendario

Sincronización de calendario que no funciona

Otro dolor al que se enfrentan los administradores a diario es el conflicto entre los calendarios de Outlook y Salesforce. La programación parece abrumadora para los usuarios finales porque Lightning Scheduler de Salesforce no verifica el calendario de Outlook, el calendario que los usuarios finales usan todos los días para verificar la disponibilidad. Esto crea eventos en conflicto en ambos calendarios. El otro problema es que no se admite la sincronización de eventos recurrentes. Como resultado, los eventos recurrentes sincronizados desde el calendario no se guardan como eventos recurrentes en Salesforce. Crean una serie de eventos individuales no relacionados, visibles solo en la lista de Actividades.

Revenue Grid tiene Lightning Scheduler Adapter que resuelve este problema fácilmente. Cuando los clientes reserven reuniones, Revenue Grid verificará la disponibilidad en tiempo real en los calendarios de Salesforce y Outlook, eliminando así las citas conflictivas. Las reuniones reservadas aparecerán en los calendarios de Salesforce y Outlook de forma sincrónica.

Revenue Grid tiene capacidades de sincronización únicas que simplifican su flujo de trabajo diario. Eso:

  • Automatiza la entrada de datos y la sincronización del calendario.
  • Proporciona sincronización de calendario bidireccional
  • Sincroniza automáticamente eventos recurrentes entre Outlook y Salesforce

Si tiene curiosidad acerca de otros desafíos administrativos que Revenue Grid puede abordar o desea ver nuestra herramienta de automatización de CRM en acción, visite nuestras sesiones en Dreamforce 2022.

Maria Gordienko es directora de comunicaciones de Revenue Grid.

Evaluación formativa:

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¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/08/17/how-to-solve-top-activity-capture-challenges-salesforce-admin-face-daily/

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