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Asigne automáticamente nuevos clientes potenciales a una cadencia de compromiso de ventas

Última actualización en 29 octubre, 2023 por Rakesh Gupta

Gran Idea o Pregunta Perdurable:

  • ¿Cómo se asignan automáticamente los clientes potenciales recién creados a una cadencia de compromiso de ventas?

Objetivos:

Después de leer este blog, serás capaz de:

  • Trabajar con el objeto ActionCadence para conocer una Cadencia.
  • Asignar una Cadencia de compromiso de ventas a un cliente potencial o contacto.
  • Y mucho más.

👉 Anteriormente, he escrito varios posts sobre la Cadencia de Compromiso de Ventas. ¿Por qué no les echas un vistazo mientras estás en ello?

  1. ¿Has recorrido ya el camino de baldosas amarillas de la cadencia de ventas?
  2. No te pierdas nada: Notificaciones para la eliminación de prospectos en Sales Engagement Cadence

Benjamin Moore es administrador de Salesforce en Gurukul On Cloud (GoC). El director de ventas le ha asignado la tarea de asignar automáticamente la cadencia «Seguimiento de prospectos interesados» a cualquier lead de nueva creación con «Web» como LeadSource.

Seguimiento de prospectos interesados

Enfoque del campeón de la automatización (I-do):

Ahorre a sus representantes de ventas un paso adicional. Añadir automáticamente registros de clientes potenciales, contactos o cuentas de persona a una cadencia cuando se crean los registros utilizando el flujo después de guardar activado por registro. Aunque esto se puede resolver utilizando varias herramientas de automatización como Apex Trigger y otras, utilizaremos Salesforce Flow para resolverlo.

Antes de hablar de la solución, permítame mostrarle un diagrama del proceso a alto nivel. Por favor, dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de Flujo para entenderlo. Empecemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (We-do):

Hay 2 pasos para resolver el requerimiento de negocio de Benjamín utilizando FlujoDespués de Guardar. Debemos:
    1. Crear y activar una cadencia de compromiso de ventas
    2. Flujo de Salesforce
      1. Defina las propiedades de flujo para el flujo activado por registros.
      2. Defina las propiedades de flujo para el flujo activado por registros
      3. Crear una fórmula para determinar si el registro se ha creado o actualizado.
      4. Crear una fórmula para determinar si el registro se ha creado o actualizado
      5. Añadir un elemento Decisión para comprobar el LeadSource.
      6. Añadir un elemento Decision para determinar si se ha encontrado o no la Cadencia.
      7. Añadir un elemento Decision para determinar si se ha encontrado o no la Cadencia
      8. Agregar acción principal Asignar objetivo a cadencia  – para asignar cadencia al lead.

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Cosas a tener en cuenta

Asumiendo que el lector ya ha dado Permisos de compromiso de ventas al asignatario objetivo (es decir, el propietario del lead en este escenario), este artículo será breve. Si el propietario del lead (nuestro asignado de destino) no tiene estos permisos, el usuario que crea el lead se encontrará con un error:

El asignado de destino no tiene ningún permiso de Sales Engagement.

Para evitar esto:

  1. Asegúrese de que todas las personas que gestionan cadencias tienen permisos de Compromiso de ventas.
  2. Antes de asignar una cadencia, verifica si el propietario del lead (nuestro asignatario objetivo) tiene los permisos necesarios. Si no es así, concédalos antes de proceder.

Artículos útiles

  1. ¿Perfiles? ¡Tan Ayer! – Asignar automáticamente un grupo de conjuntos de permisos a un usuario
  2. Asignar automáticamente conjuntos de permisos a un nuevo usuario

Paso 1: Crear y activar una cadencia de compromiso de ventas

  1. En la aplicación Compromiso de ventas, seleccione Cadencias en el menú Navegación.
  • Desde el menú Acciones, seleccione Nuevo.
  • Introduzca un nombre único y una descripción para la cadencia. Haga clic en Guardar.

Paso 2.1: Definir las propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración.
  2. En el cuadro de búsqueda rápida, escriba Flujos.
  3. En el cuadro de búsqueda rápida, escriba Flujos
  4. Seleccione Flujos y, a continuación, haga clic en Nuevo flujo.
  5. Seleccione la opción Flujo desencadenado por registro y haga clic en Crear y configure el flujo como se indica a continuación:
    1. Objeto: Lead
    2. Desencadenar el flujo cuando: Se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada: Ninguno
    4. Optimizar el flujo para acción y registros relacionados
  6. <li
  7. Haga clic en el X en la parte superior para guardar los cambios.

Paso 2.2: Crear una fórmula para determinar si el registro se ha creado o actualizado

  1. Dentro de Caja de herramientas, seleccione Administrador, y haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro es nuevo o antiguo.
  2. Introduzca la siguiente información:
    1. Recurso Tipo: Fórmula
    2. Nombre de la API: forB_IsNew
    3. Tipo de datos: Boolean
    4. Fórmula: IsNew()
  3. Haga clic en Hecho.

Paso 2.3: Utilizar el elemento de decisión para comprobar el LeadSource

Ahora utilizaremos el elemento Decision element para determinar si el LeadSource es Web o no.

  1. En el Diseñador de flujo, haga clic en el +icono y seleccione el elemento Decisión.
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta; el Nombre de API se rellenará automáticamente.
  3. Nombre de API
  4. Dentro de Detalles del resultado, introduzca la Etiqueta; el Nombre de la API se rellenará automáticamente.
  5. Requisitos de las Condiciones para Ejecutar el Resultado: Se cumplen todas las condiciones (AND)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!$Record.LeadSource}
      2. Operador:Igual
      3. Valor: Web
    2. Añadir Condición
    3. Fila 2
      1. Recurso: {!forB_IsNew}
      2. Operador: Equals
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.True}
  6. Cuándo Ejecutar Resultado: Si se cumplen los requisitos de la condición.
  7. Click Hecho.

Paso 2.4: Añadir un elemento Get Record para buscar la cadencia en función de su nombre

El siguiente paso es encontrar el ID de Cadencia que creamos en el Paso #1. Haga un seguimiento de los prospectos interesados utilizando el elemento Obtener registro.

  1. En el Diseñador de flujos, debajo del nodo Creado, haga clic en el +icono y seleccione el elemento Obtener registros.
  2. Introduzca el elemento Obtener registros
  3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta el Nombre de la API se autocompletará.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y).
  5. Configurar condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo: Nombre
      2. Operador: Igual
      3. Valor: Seguimiento de prospectos interesados
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccionar Sólo el primer registro
  7. <li
  8. Cómo almacenar los datos del registro:
    1. Elija la opción de Almacenar automáticamente todos los campos.
  • Haga clic en el botón X< de la parte superior para guardar los cambios.
  • Paso 2.5: Utilizar el elemento de decisión para comprobar si se ha encontrado o no el gas de cadencia

    Ahora, utilizaremos el elemento Decision para comprobar el elemento Get del paso 2.4 para determinar si devuelve la cadencia.

    1. En el Diseñador de flujos, haga clic en el +icono y seleccione el elemento Decisión.
    2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta; el Nombre de API se rellenará automáticamente.
    3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta
    4. En Detalles del resultado, introduzca la Etiqueta; el Nombre de la API se rellenará automáticamente.
    5. Requisitos de condición para ejecutar el resultado: Se cumplen todas las condiciones (AND)
      1. Fila 1:
        1. Recurso: {!Get_Cadence}
        2. Operador: Is Null 
        3. Valor: {!$ConstanteGlobal.False}
      2. Click Hecho.

    Paso 2.6: Añadir Asignar objetivo a la acción principal de cadencia  – para asignar cadencia al Lead.

    1. En el Diseñador de Flujo, debajo del nodo, haga clic en el +icono y seleccione el elemento Acción.
    2. Para asignar un objetivo a un líder, haga clic en el elemento Acción
    3. Seleccione la acción Asignar objetivo a Cadence core.
    4. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta: el campo Nombre de API se rellenará automáticamente.
    5. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta
    6. Configurar valores de entrada:
      1. Nombre o Id de cadencia: {!Get_Cadence.Id}
      2. Id. de destino: {!$Registro.Id}
      3. Id de usuario: {!$Record.OwnerId}
    7. Click Hecho.

    Al final, Benjamin’s Flow< tendrá el aspecto de la siguiente captura de pantalla:Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

    1. Haga clic en Guardar.
    2. Introduzca Flujo Etiqueta elNombre de la API se rellenará automáticamente.
    3. Haga clic en Guardar
    4. Haga clic en Mostrar avanzadas.
    5. Versión de la API para ejecutar el flujo59
    6. Etiqueta de entrevista: Llevar a cabo después de – Guardar flujo {!$Flow.CurrentDateTime}
    7. Clic Guardar.

    ¡Ya casi está! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

    Prueba de concepto

    A partir de ahora, cuando se cree un lead con el leadSource como Web, automáticamente se disparará un Flujo disparado por Registro y se le asignará la cadencia. Vamos a probarlo

    1. Ahora crea un nuevo lead a través de la UI
    2. Navegue hasta el componente Compromiso de ventas para verificar la cadencia asignada.

    Evaluación formativa:

    ¡Quiero escucharte!

    ¿Qué es una cosa que has aprendido de este post? Cómo te imaginas aplicar estos nuevos conocimientos en el mundo real? No dudes en compartirlo en los comentarios.

    Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2023/10/28/automatically-assign-new-leads-to-a-sales-engagement-cadence-2/

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