La gestión de múltiples instancias de Salesforce es un escenario que podría enfrentar una empresa en crecimiento. Aquí, cada instancia de Salesforce contiene datos y procesos comerciales cruciales que pueden requerir consolidación. La situación más común en la que se requiere consolidación es el resultado de fusiones y adquisiciones.
Aparte de las fusiones, las organizaciones pueden adoptar Salesforce en distintas etapas de crecimiento (por ejemplo, CRM, servicio, operaciones). Con el tiempo, los costos operativos y las ineficiencias pueden escalar hasta un punto en el que la consolidación tenga sentido financiero. El resultado final de una consolidación es la unificación y gestión de múltiples instancias de Salesforce como un sistema cohesivo.
¿Qué es la consolidación de Salesforce?
La consolidación de Salesforce se refiere a la fusión de varias instancias de Salesforce en una organización unificada de Salesforce. El objetivo es mejorar la eficiencia operativa, la visibilidad de los datos y la estandarización de los procesos, al tiempo que se reduce el coste total de propiedad.
En muchos casos, una iniciativa de consolidación puede involucrar dos instancias de Salesforce. Algunas empresas pueden crear una organización de Salesforce completamente nueva para consolidarse.
Un plan típico de consolidación de Salesforce
- Defina los resultados y objetivos comerciales para la consolidación, garantizando que se reconozca el impacto financiero y un cronograma realista para cosechar esas recompensas.
- Cree un inventario de funciones y procesos superpuestos dentro de cada organización de Salesforce.
- Mapee el modelo de datos y migrelo.
- Planifique la continuidad del negocio cambiando personas y procesos.
- Reintegre o migre procesos con soporte de integraciones de terceros.
- Migrar y consolidar datos históricos (tanto estructurados como no estructurados).
- Probar y validar el sistema.
La consolidación de Salesforce puede ser una empresa compleja, ya que exige una planificación minuciosa , una ejecución meticulosa y una gestión de riesgos con visión de futuro para garantizar una transición fluida con mínimas perturbaciones comerciales.
En las secciones siguientes, identificaremos los riesgos que se pueden mitigar con una planificación coordinada entre sus equipos de Salesforce, negocios y datos.
Riesgo 1: mapeo, migración y fusión de datos sin alcance
Con el tiempo, un modelo de datos de Salesforce puede volverse desordenado, acumulando objetos con cientos o incluso miles de campos.
Durante la consolidación, un diccionario de datos completo será indispensable para decidir cómo integrar, depurar o fusionar objetos y registros. Retrasar la planificación de la migración de datos hasta el final de la consolidación es un error común con el que me he topado.
Para evitar algunas de las tareas de migración de datos que consumen más tiempo:
- Interactúe con las partes interesadas del negocio desde el principio para consolidar los campos de entrada de los usuarios del negocio, como las listas de selección.
- Defina las relaciones de registros de usuarios de Salesforce, las estrategias de migración y consolidación.
- Planificar y determinar herramientas para la migración de documentos/adjuntos.
- Establecer expectativas de calidad de los datos. Aborde estos problemas antes o después del proceso de consolidación, no durante la migración de datos.
Riesgo 2: pasar por alto la importancia de las métricas, las mediciones y los informes
Salesforce cuenta con funcionalidades excepcionales de informes y paneles. Sin embargo, ofrece visibilidad restringida sobre la utilización de estos informes y paneles. Como resultado, los administradores de Salesforce podrían tener dificultades para priorizarlos sin el aporte de las partes interesadas del negocio.
Para muchos líderes y gerentes empresariales, los informes son fundamentales para supervisar y gestionar el personal y las operaciones. Cualquier alteración de estas métricas o informes puede causar interrupciones importantes para quienes dependen de los informes y paneles de Salesforce para una gestión empresarial eficaz. Esto es especialmente cierto para las empresas donde Salesforce se erige como el récord definitivo en ventas, marketing y otras métricas operativas.
Si no tiene una definición de métricas clave o un glosario de negocios, considere crear uno para mantener la continuidad del negocio y garantizar que nadie quede a oscuras después de la consolidación.
Riesgo 3: Limitar la participación de las partes interesadas y la gestión del cambio
La participación de las partes interesadas y la gestión eficiente del cambio es una preocupación universal en todas las empresas.
Si bien es posible que un plan de gestión de cambios y continuidad del negocio no evite todos los problemas durante la implementación de su Salesforce consolidado, sin duda mitigará los problemas potenciales y elevará a las partes interesadas de Salesforce en el proceso.
Los planes de continuidad del negocio que he creado generalmente comienzan 45 días antes del lanzamiento y hasta 10 días después del lanzamiento. Estos resaltan cualquier cosa que pueda ser disruptiva o requerir aportes y aprobación. Esta es una excelente manera de distribuir la responsabilidad entre las partes interesadas en negocios, tecnología, datos y gestión de proyectos.
A continuación se muestra un ejemplo de una plantilla de gestión de cambios del mundo real que destaca los puntos del proceso en los que hay un cambio material que requiere una gestión cuidadosa del cambio.
Resumen
Si bien una planificación y un alcance meticulosos de los datos, las métricas y la continuidad del negocio no pueden garantizar una migración impecable de Salesforce, pueden fomentar un diálogo abierto entre Salesforce, los datos y los líderes empresariales. Esto hace que cualquier desafío potencial sea menos polémico. Gestionar y consolidar dos sistemas es la parte fácil. Impulsar a las personas, los procesos y los datos a través de la consolidación es una tarea desafiante.
