Pagaste un sistema, pero para saber cómo viene la empresa sigues pidiendo un Excel. Lo escribí hoy en LinkedIn y lo quiero desarrollar acá. Soy Juan Manuel Garrido, fundador de EGA Futura, y la respuesta corta es esta: cuando alguien vuelve a su planilla después de la implementación, casi siempre está resolviendo algo que el sistema no le resuelve. Antes de retarlo, conviene preguntarle por qué.
Es cierto que el 70% de las empresas termina odiando su ERP a los 18 meses?
Es una frase que se repite mucho. En el post la cité con un «al menos eso es lo que dicen algunos» a propósito: no la tomes como un dato. Lo que sí vale la pena mirar es la escena que hay detrás, porque se repite en muchas empresas medianas.
La implementación terminó, la consultora cerró el proyecto y alguien mandó un mail diciendo que ya estaba todo funcionando. Pero el lunes el vendedor abrió su planilla de siempre.
Por qué el vendedor vuelve a su planilla después del go-live?
Yo no arrancaría retándolo. Le preguntaría por qué.
Capaz para cargar un pedido tiene que completar quince campos que no entiende. Y cuando el cliente pregunta cuándo llega, igual tiene que escribirle a alguien de operaciones. Entonces sigue con el Excel, o con el sistema viejo, porque necesita resolver la venta.
Visto así, la planilla no es rebeldía. Es la forma más rápida que encontró esa persona para hacer su trabajo.
Qué pasa con los datos que quedaron para después?
Con los datos pasa algo parecido. Se migraron clientes duplicados, productos viejos y saldos que había que revisar. Quedó para después.
Ese después llega cuando estás en una reunión y Finanzas tiene un número, Ventas otro y tienes que decidir con cuál quedarte. Es la misma discusión que conté en por qué el día de un jefe con varios sistemas se va en conciliar números.
Por qué las personalizaciones terminan frenando el sistema?
Después están las personalizaciones. Suelen llegar así:
Ya que estamos, agreguemos esto.
Y que haga lo mismo que hacía el sistema anterior.
Y esta excepción también, porque Roberto la necesita.
Cada pedido tiene sentido por separado. Sumados, el resultado es que cambiar un campo requiere una reunión con tres personas y un presupuesto. El sistema queda tan atado a cómo se hacían las cosas antes que ajustarlo cuesta más que seguir por afuera.
Qué cambia si al equipo lo invitan al final?
A todo eso súmale que al equipo lo invitaron al final, cuando ya estaba casi todo decidido. Dos capacitaciones, un PDF y el lunes arrancamos. Y después nos sorprende que no lo usen.
Una implementación puede cumplir el cronograma y aun así no funcionar en el día a día; lo desarrollé en por qué una implementación de ERP puede salir en fecha y fallar igual. Y el lado de personas y procesos, que suele pesar más que el software, está en por qué fallan las implementaciones de Salesforce, Oracle o SAP.
Ayuda un ERP nativo en Salesforce si el equipo comercial ya trabaja ahí?
Por eso le veo mucho sentido a un ERP nativo en Salesforce cuando el equipo comercial ya trabaja ahí. El vendedor ya está con la cuenta, los contactos y la oportunidad. Poder consultar también el pedido, la factura o el estado de cobro, según sus permisos, le resuelve cosas bastante concretas.
No tener que mandar un WhatsApp para preguntar si el cliente pagó, por ejemplo. Parece un detalle, hasta que esa consulta se repite veinte veces por día. Es el recorrido que cubre la gestión de ventas de EGA Futura: cotizar, entregar y cobrar sin salir de la ficha del cliente.
Ahora, de ahí a decir que la adopción está resuelta hay un trecho. Trabajamos con un ERP nativo en Salesforce y aun así te digo: si cargar un pedido es un parto, alguien va a encontrar la forma de hacerlo por afuera. La plataforma ayuda mucho. El trabajo de entender cómo opera la empresa hay que hacerlo igual.
Por dónde empezar con el Excel que todos quieren eliminar?
Yo empezaría sentándome al lado de la persona que sigue usando ese Excel. Con tres preguntas alcanza para arrancar:
- Mostrame qué hacés acá.
- Qué te falta en el sistema?
- Qué te lleva más tiempo desde que lo implementamos?
Capaz esa persona ya te lo había dicho durante el proyecto y nadie le dio mucha bola.
Con lo que salga de esa charla, revisa estas cinco señales:
- Qué campos se completan solo porque son obligatorios, sin que nadie sepa para qué sirven.
- Qué consultas a otra área se repiten todos los días porque el dato no está a la vista.
- Qué datos migrados siguen esperando una limpieza que nunca llegó.
- Qué personalizaciones existen solo para copiar el sistema anterior.
- Quién del equipo participó en las decisiones y quién se enteró en la capacitación.
Si buscas más ideas para ordenar la gestión, tienes estrategias y tácticas de gestión para empresas medianas en EGA Futura.
Qué opciones hay si ya usas Salesforce y si todavía no?
Si tu empresa ya usa Salesforce, EGA Futura ERP está en el AppExchange. Si todavía no, entregamos la plataforma con el ERP ya instalado. En los dos casos, puedes agendar una demo en vivo y lo vemos con un pedido real de tu empresa.
Y te dejo la pregunta del post: cuántas de estas te suenan familiares en tu empresa?
Preguntas frecuentes
Por qué los usuarios siguen usando Excel después de implementar un ERP?
Casi siempre porque la planilla les resuelve algo que el sistema no: cargar un pedido sin completar campos que no entienden, o contestarle al cliente sin tener que preguntarle a otra área. Antes de prohibir el Excel conviene preguntar qué resuelve.
Qué pasa si se migran datos sin limpiar?
Clientes duplicados, productos viejos y saldos sin revisar terminan en reuniones donde Finanzas tiene un número y Ventas otro. Lo que queda para después aparece justo cuando hay que decidir.
Las personalizaciones ayudan a la adopción de un ERP?
Algunas sí. Pero cuando se acumulan excepciones y se pide que el sistema haga lo mismo que el anterior, cambiar un campo termina requiriendo reuniones y presupuesto, y el sistema se vuelve difícil de ajustar.
Un ERP nativo en Salesforce resuelve la adopción?
Ayuda cuando el equipo comercial ya trabaja en Salesforce, porque puede consultar el pedido, la factura o el estado de cobro desde la misma cuenta, según sus permisos. Igual hay que entender cómo opera la empresa: si cargar un pedido es complicado, alguien lo va a hacer por afuera.
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