¡Agregue automáticamente miembros del grupo de Chatter al grupo público!

Última actualización el 17 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo se agregan automáticamente miembros del grupo de chat a un grupo público o cola?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Comprender qué es un grupo público
• comprender los errores DML mixtos y las soluciones para evitar tales errores
• Crear un grupo público y una cola
• Trabaje con un grupo público y una cola en flujo
• Agregar miembros al grupo público o a la cola a través del flujo
• y mucho más

Donna Serdula trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Es una administradora experimentada de Salesforce y es experta en el uso de la automatización para eliminar los procesos manuales. Donna se enteró de que su colega, Amy Collins, pasa varias horas a la semana agregando usuarios a un grupo de chat y luego, agregando los mismos usuarios a un grupo público:

Amy comparte con Donna un ejemplo del proceso comercial que sigue para agregar usuarios a Ventas: EMEA Chatter Group y luego a Ventas: EMEA Public Group:

1. Si se agrega un usuario al grupo de chat Ventas – EMEA .
2. Luego, el usuario debe agregarse al grupo público Ventas – EMEA .

Amy le menciona a Donna que lograr lo anterior implica toneladas de trabajo manual, ya que UC tiene muchos Chatter y grupos públicos y se debe seguir el mismo proceso comercial en todos los casos.

¡Donna le asegura a Amy que puede automatizar el proceso en el futuro! ¡Ay! ¡Qué alivio! Amy agradece a Donna y aprende de ella cómo automatizar el proceso. ¡Ven, únete a Donna y Amy en el viaje!

¿Qué es un error de operación DML mixta?

Cuando las operaciones DML en ciertos sObjects a veces se denominan objetos de configuración ( como un objeto de usuario ) , junto con el objeto que no es de configuración ( como cuentas ), en la misma transacción, se genera un error de DML mixto. un usuario.

El error de DML mixto se genera cuando un usuario realiza acciones de DML en objetos de configuración y que no son de configuración en la misma transacción, porque algunos sObjects afectan el acceso del usuario a los registros en la organización. Por lo tanto, un usuario debe insertar o actualizar estos tipos de sObjects en diferentes transacciones para evitar que se realicen operaciones con permisos de nivel de acceso incorrectos. Por ejemplo, un usuario no puede actualizar una cuenta y un rol de usuario en una sola transacción. Sin embargo, eliminar una operación DML no tiene restricciones (consulte la ayuda de Salesforce).

A continuación, le mostraré cómo usar Salesforce Flow para evitar obtener un error de operación de DML mixto.

En primer lugar , realizaré operaciones DML en objetos de configuración ( Usuario ) y objetos que no son de configuración ( CollaborationGroupMember ) en la misma transacción. Esto generará un error de operación DML mixta porque no se puede realizar una operación DML en objetos de configuración y que no son de configuración en la misma transacción.

A continuación , le mostraré cómo utilizar una Ruta programada o dependiente del tiempo , en el Flujo de Salesforce, para realizar operaciones DML en Objetos de configuración y que no son de configuración en el mismo proceso sin incurrir en un error de operación DML mixta. La acción dependiente del tiempo/programada se usa porque ayuda a separar las operaciones DML en los objetos de configuración y los que no son de configuración.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Un grupo público comprende muchos conjuntos de usuarios, a saber (1) un conjunto general de usuarios; (2) un conjunto de usuarios dentro de un territorio; o (3) un conjunto de usuarios dentro de un rol específico; o (4) usuarios subordinados dentro de una jerarquía de funciones; o, (5) otros grupos. Mientras que los grupos públicos se pueden usar para múltiples propósitos, Chatter Group está orientado principalmente a impulsar la colaboración entre los usuarios dentro de una organización. Al igual que un grupo público, un grupo de Chatter también comprende un conjunto de usuarios. De hecho, se pueden agregar usuarios ilimitados a un grupo de Chatter .

Es un trabajo diario de un administrador de Salesforce agregar usuarios a grupos públicos o grupos de chat . En muchas organizaciones, es responsabilidad del administrador del sistema mantener estos grupos sincronizados.

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Hagamos una pausa aquí y familiaricémonos con los objetos CollaborationGroupMember y GroupMember en Salesforce.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Donna utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

1. Crear un grupo público y un grupo de chat
2. Pasos de flujo de Salesforce:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
   2. Agregar una ruta programada
   3. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar el grupo público
   4. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró o no el grupo público
   5. Agregue un elemento de creación de registros para agregar miembros del grupo de chat a un grupo público

Paso 1: Cree un grupo público y un grupo de Chatter

1. En primer lugar, cree un grupo de Chatter Ventas: EMEA
2. Y un grupo público de ventas: EMEA

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Membresía de grupo (CollaborationGroupMember)
   2. Activar el flujo cuando : se crea un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: Flujo de Salesforce: agregar rutas programadas

El propósito de usar una ruta programada es ejecutar el flujo después de 0 horas de la creación de CollaborationGroupMember. El propósito de poner una acción dependiente del tiempo es evitar errores MIXED DML.

1. En Inicio , seleccione Agregar rutas programadas (opcional) .
2. En RUTAS PROGRAMADAS, haga clic en Nueva ruta programada .
3. En Detalles de rutas programadas ,   ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Fuente de tiempo: cuando se crea CollaborationGroupMember
5. Número de compensación: 0
6. Opciones de compensación: Horas después
7. Opciones avanzadas
   1. Tamaño del lote : 200
8. Haga clic en Listo .

Paso 2.3: Adición de un elemento Obtener registro para encontrar el grupo público (Ventas – EMEA)

El siguiente paso es utilizar el elemento Obtener registros para buscar el grupo público Ventas: EMEA.

1. En Flow Designer, debajo del nodo 0 h después , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Grupo de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : nombre del desarrollador
      2. Operador : Igual
      3. Valor : Ventas_EMEA
6. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró o no un grupo público (Ventas – EMEA)  

Ahora, usará el elemento Decisión para verificar si el elemento Obtener registros anterior devuelve un grupo público o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Public_Group}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
6. Haga clic en Listo .

Paso 2.5: Agregar acción: crear un registro

El siguiente paso es crear un registro para agregar un grupo de chat, nuevos miembros, a un grupo público, para esto, usaremos el elemento Crear registros .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Ingrese la siguiente información :
   1. Ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
   2. Cuántos registros crear : uno
   3. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
   4. Objeto : miembro del grupo
   5. Establecer valores de campo para el miembro del grupo
   6. Fila 1:
      1. Campo : ID de grupo
      2. Valor : {!Get_Public_Group.Id}
   7. Haga clic en Agregar campo
   8. Fila 2:
      1. Campo : UserOrGroupId
      2. Valor : {!$Record.MemberId}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Donna's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
5. Etiqueta de la entrevista : ¡Agregue automáticamente miembros del grupo de Chatter al grupo público! {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

1. La próxima vez, cuando el administrador del sistema agregue un usuario al grupo de Chatter (Ventas EMEA).
2. El flujo que creamos (usando el flujo activado por registro) se activará y agregará al usuario al grupo público (Ventas – EMEA).

Supervise el flujo de su programación

Para monitorear los flujos que están programados, navegue a la siguiente ruta:

1. Vaya a Configuración (icono de engranaje) | Ambientes | Monitoreo | Flujo de trabajo basado en el tiempo .
2. Haga clic en Buscar .
3. Ahora busque su trabajo de flujo programado que muestra información como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
4. Utilice el botón Eliminar para eliminar el trabajo de flujo basado en tiempo de la cola.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/17/auto-add-chatter-group-members-to-public-group-3/