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Definir condiciones adicionales al actualizar registros

Última actualización el 2 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo puedo usar la automatización para actualizar las oportunidades abiertas relacionadas con una cuenta?

Objetivos:

  • Use el elemento de decisión para verificar el estado actual de la cuenta
  • Definir criterios para que registros específicos reciban actualizaciones específicas
  • Utilice el flujo activado por registro para actualizar otros registros relacionados con una cuenta

Steve Cartwright trabaja como administrador de sistemas en Universal Containers (UC). Ha recibido un requisito de la gerencia , que cada vez que un cliente se va a la quiebra , debe actualizar automáticamente las oportunidades abiertas relacionadas con Lost.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.
Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo. Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Steve mediante Record-Triggered Flow . Debemos:

  1. Cree un campo de casilla de verificación personalizado (fuera del negocio por cuenta)
  2. Pasos de flujo de Salesforce:
    1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
    2. Agregue un elemento de decisión para verificar el estado de la cuenta
    3. Agregue un elemento Actualizar registros para actualizar las oportunidades relacionadas

Paso 1: crear un campo personalizado: fuera del negocio

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En la interfaz de usuario, haga clic en Administrador de objetos .
  3. Navegar a Cuenta | Campos y relaciones y haga clic en el botón Nuevo .
  4. Haga clic en el tipo de datos Checkbox .
  5. Ingrese la etiqueta del campo, el nombre del campo se completará automáticamente.
  6. Haga clic en Desmarcado para el valor predeterminado .
  7. Agregue un campo en el diseño de página y otorgue acceso de campo a los perfiles deseados.
  8. Haga clic en Guardar .

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. Objeto : Cuenta
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: uso del elemento de decisión para verificar si la cuenta fuera del negocio es igual a verdadero

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si la cuenta fuera del negocio cambió a Verdadero.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso : {!$Record.Out_of_Business__c}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
  5. Cuándo ejecutar el resultado : solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición.
  6. Haga clic en Listo .

La razón por la que seleccionaríamos la casilla de verificación para la pregunta es: Solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición , es para permitir que el flujo desencadenado por el registro ejecute las acciones solo si el registro cumple con los requisitos. criterios ahora, pero los valores que tenía el registro inmediatamente antes de que se guardara no cumplían los criterios. Esto significa que estas acciones no se ejecutarán cuando se realicen cambios irrelevantes.

Paso 2.3: Agregar acción: actualizar registros

El siguiente paso es actualizar el estado de oportunidad abierta a cerrada perdida. Usaremos los registros de actualización   elemento.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Actualizar registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Para obtener información sobre cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores , seleccione Especificar condiciones para identificar registros y establecer campos individualmente.
  4. Objeto : Oportunidad
  5. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  6. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : ID de cuenta
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.Id}
    2. Haga clic en Agregar condición
    3. Fila 2:
      1. Campo : EstáCerrado
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Falso}
  7. Establecer valores de campo para los registros de oportunidad
    1. Fila 1:
      1. Campo : nombre de etapa
      2. Valor : Cerrado Perdido
  8. Haga clic en Listo .


Al final, Steve's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
  5. Etiqueta de entrevista : Actualizar oportunidades abiertas a perdidas {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Práctica Independiente (Tú-haces):

Piense en su propio proceso de ventas. ¿Cuáles son las acciones adicionales que podríamos agregar a este proceso?

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario comercial actualiza una Cuenta fuera del negocio a Verdadero , el flujo activado por registros actualizará automáticamente las oportunidades abiertas relacionadas a Perdidas cerradas.

  1. Actualmente, hay dos oportunidades abiertas adjuntas a la cuenta Deer Valley Corp, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
  2. Ahora actualizamos el Fuera del negocio en Cuenta   a Marcado .
  3. Vuelva a la Cuenta y verifique el estado de la Oportunidad. El flujo activado por registros marcó automáticamente esas oportunidades abiertas como perdidas cerradas.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/02/define-additional-conditions-when-updating-records-4/

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