Enviar, registrar, repetir: registro de alertas de correo electrónico como actividades

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (We-do):

Hay 6 pasos para resolver el requerimiento de negocio de Benjamín utilizando Record-Triggered After-Save Flow. Debemos:

1. Crear una plantilla de correo electrónico
2. Definir las propiedades del flujo para el flujo desencadenado por registros
3. Añadir un elemento de decisión para determinar si el caso se ha cerrado
4. Añadir un elemento get records para encontrar la plantilla de correo electrónico
5. Añadir un elemento de decisión para comprobar si se ha encontrado o no la plantilla de correo electrónico
6. Añadir acción enviar correo electrónico  – para enviar y registrar el correo electrónico

Paso 1: Crear una plantilla de correo electrónico 

1. Desde el App Launcher, busca y selecciona Plantillas de correo electrónico.
2. Haz clic en el botón Nuevo Plantilla de correo electrónico.
3. Introduzca un Nombre, Tipo de entidad relacionada, Carpeta, Asunto y Cuerpo para su plantilla de correo electrónico.
4. Guarde su plantilla cuando haya terminado.<img loading="lazy" decoding="async" data-attachment-id="60434" data-permalink="https://automationchampion.com/2023/10/24/send-log-repeat-logging-email-alerts-as-activities-2/create-an-email-template-in-lightning-experience/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-an-Email-Template-in-Lightning-Experience-.png?fit=1628%2C2050&ssl=1" data-orig-size="1628,2050" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Crear una plantilla de correo electrónico en Lightning Experience" data-image-description data-image-caption data-medium-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-an-Email-Template-in-Lightning-Experience-.png?fit=238%2C300&ssl=1" data-large-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-an-Email-Template-in-Lightning-Experience-.png?fit=640%2C806&ssl=1" class="aligncenter wp-image-60434 size-full" src="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-3.png" alt width="640" height="806" srcset="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-24.png 1628w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-25.png 238w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-26.png 813w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-27.png 119w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-28.png 768w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-29.png 1220w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-an-Email-Template-in-Lightning-Experie

Paso 2: Definir las propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración.
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos.
3. Posiciones
4. Seleccione Flujos, y, a continuación, haga clic en Nuevo flujo.
5. Seleccione la opción Flujo desencadenado por registro, haga clic en Crear
   1. Objeto: Caso
   2. Desencadenar el flujo cuando: Se crea o actualiza un registro
   3. Establecer condiciones de entrada: Ninguna
   4. Optimizar el flujo para: Acción y registros relacionados 
7. Haga clic en la X de la parte superior para guardar los cambios.<img loading="lazy" decoding="async" data-attachment-id="60436" data-permalink="https://automationchampion.com/2023/10/24/send-log-repeat-logging-email-alerts-as-activities-2/create-a-basic-flow/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?fit=1860%2C1592&ssl=1" data-orig-size="1860,1592" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Crear un flujo básico" data-image-description data-image-caption data-medium-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?fit=300%2C257&ssl=1" data-large-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?fit=640%2C548&ssl=1" class="aligncenter wp-image-60436 size-full" src="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-4.png" alt width="640" height="548" srcset="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?w=1860&ssl=1 1860w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=300%2C257&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=1024%2C876&ssl=1 1024w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=150%2C128&ssl=1 150w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=768%2C657&ssl=1 768w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=1536%2C1315&ssl=1 1536w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Create-a-Basic-Flow.png?resize=1200%2C1027&ssl=1 1200w, https://i0.wp.com/automationch

Paso 3: Uso del elemento de decisión para comprobar si el caso se ha cerrado

Ahora usaremos el elemento Decision para comprobar si el caso se cerró o no. 

Paso 4: Añadir un elemento Get Record para encontrar la plantilla de correo electrónico

El siguiente paso es utilizar el elemento Get Records para encontrar la plantilla de correo electrónico creada en el paso #1.

1. En el Diseñador de flujo, debajo del nodo Decisión , haga clic en el +icono y seleccione el elemento Obtener registros.
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta; se rellenará automáticamente el nombre de la API
3. Seleccione el EmailTemplate objeto de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y). 
5. Configurar condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo: Nombre
      2. Operador: Iguales
      3. Valor: Solicitud de retroalimentación de cierre de caso
7. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccionar Sólo el primer registro

<li

8. Cómo almacenar los datos del registro:
   1. Elija la opción de Almacenar automáticamente todos los campos.
10. Haga clic en la X de la parte superior para guardar los cambios.<img loading="lazy" decoding="async" data-attachment-id="60446" data-permalink="https://automationchampion.com/2023/10/24/send-log-repeat-logging-email-alerts-as-activities-2/how-to-use-get-element-flow/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?fit=1564%2C1796&ssl=1" data-orig-size="1564,1796" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="Cómo utilizar Get Element Flow" data-image-description data-image-caption data-medium-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?fit=261%2C300&ssl=1" data-large-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?fit=640%2C735&ssl=1" class="aligncenter size-full wp-image-60446" src="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-6.png" alt width="640" height="735" srcset="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?w=1564&ssl=1 1564w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?resize=261%2C300&ssl=1 261w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?resize=892%2C1024&ssl=1 892w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?resize=131%2C150&ssl=1 131w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?resize=768%2C882&ssl=1 768w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?resize=1338%2C1536&ssl=1 1338w, https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/How-to-use-Get-Element-Flow.png?res

Paso 5: Uso del elemento de decisión para comprobar si la plantilla de correo electrónico se encontró o no

Ahora, utilizaremos el elemento Decision< para comprobar si el elemento Get Records anterior devuelve el registro de oportunidades abiertas. 

1. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta; el Nombre de la API se rellenará automáticamente.
2. En Detalles del resultado, introduzca la Etiqueta; el Nombre de la API se rellenará automáticamente.
3. Requisitos de condición para ejecutar el resultado: Se cumplen todas las condiciones (AND)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Email_Template}
      3. Operador: Is Null 
      4. Valor: {!$ConstanteGlobal.False}
5. Cuándo Ejecutar Resultado: Si se cumplen los requisitos de la condición.
6. Click Hecho.<img loading="lazy" decoding="async" data-attachment-id="60451" data-permalink="https://automationchampion.com/2023/10/24/send-log-repeat-logging-email-alerts-as-activities-2/was-the-email-template-found/" data-orig-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Was-the-Email-Template-Found.png?fit=2100%2C1420&ssl=1" data-orig-size="2100,1420" data-comments-opened="1" data-image-meta="{"aperture":"0","credit":"","camera":"","caption":"","created_timestamp":"0","copyright":"","focal_length":"0","iso":"0","shutter_speed":"0","title":"","orientation":"0"}" data-image-title="¿Se encontró la plantilla de correo electrónico?" data-image-description data-image-caption data-medium-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Was-the-Email-Template-Found.png?fit=300%2C203&ssl=1" data-large-file="https://i0.wp.com/automationchampion.com/wp-content/uploads/2023/10/Was-the-Email-Template-Found.png?fit=640%2C433&ssl=1" class="aligncenter wp-image-60451 size-full" src="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-7.png" alt width="640" height="433" srcset="https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-38.png 2100w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-39.png 300w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-40.png 1024w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-41.png 150w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-42.png 768w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-43.png 1536w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-44.png 2048w, https://discover.egafutura.com/wp-content/uploads/2023/11/enviar-registrar-repetir-registro-de-alertas-de-correo-electronico-como-actividades-45.png

Paso 6: Añadir acción – Enviar y registrar alerta por correo electrónico

Ahora utilizaremos la acción Enviar correo electrónico estática para enviar una alerta por correo electrónico y registrar el correo electrónico. 

1. Debajo del nodo Encontrado, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Acción
2. Busca y selecciona el elemento Enviar correo electrónico< en el menú desplegable
3. Etiqueta la nueva acción Solicitud de devolución de correo electrónico al cliente
4. Configurar valores de entrada
   1. ID de plantilla de correo electrónico: {!Get_Email_Template.Id}
   2. Registrar correo electrónico al enviar: {!$GlobalConstant.True}
      1. Nota:- Indica si se registra el correo electrónico en las líneas de tiempo de actividad de los registros especificados. Los valores válidos son true y false. El valor predeterminado es false, y el correo electrónico no se registra. Para registrar un correo electrónico, debe especificar un valor en ID de destinatario o ID de registro relacionado. Si Log Email on Send se establece en true, cambia la API a la que llama la acción, lo que puede afectar a su límite diario de envío de correos electrónicos. 

<li

5. ID de destinatario: {!$Record.ContactId}
   1. Nota:- El ID de una cuenta de cliente potencial, contacto o persona a la que enviar el correo electrónico. Si se incluye Registrar correo electrónico al enviar, entonces ID de destinatario es el ID del registro donde se registra el correo electrónico. Si se incluye ID de plantilla de correo electrónico, entonces se requiere ID de destinatario.
7. ID de registro relacionado: {!$Record.Id}
   1. Nota:- El ID de un registro no receptor. Por ejemplo, el ID de un registro de caso. Si se incluye Registrar correo electrónico al enviar, entonces ID de registro relacionado es el ID de un registro secundario en el que registrar el correo electrónico. En este caso, el correo electrónico no se puede registrar si el ID de destinatario es un registro de cliente potencial. Si se incluye Id. de plantilla de correo electrónico, entonces Id. de registro relacionado es el Id. del registro de no destinatario utilizado para rellenar los campos merge de plantilla de correo electrónico.