En toda empresa existen empleados, esa es una realidad y a lo que se llama Payroll es precisamente a la lista de empleados que la conforman, es decir, a la nómina.
La nómina es el conjunto de trabajadores que reciben una contraprestación por sus servicios a la compañía. Esto no es otra cosa sino el pago que reciben a cambio de su trabajo. De allí que la nómina se constituye como un registro detallado de todo lo que se le paga a los empleados.
Comúnmente no se realizan distinciones entre la nómina y el departamento de Recursos Humanos, pues este último es que suele estar encargado de administrar todo lo referente a los trabajadores.
Sin embargo, las funciones que se llevan a cabo en uno u otro departamento son diferentes. Recursos Humanos gestiona las relaciones con personas y nómina se encarga de administrar, calcular y registrar los pagos.
El proceso de llevar la nómina de tu empresa hoy en día se realiza mediante software especializado, más aún si estás en una mediana o gran empresa. Estas aplicaciones son conocidas como software de nómina.
El diseño de estas aplicaciones está orientado a facilitar el registro y control de cada una de las variables de una nómina para aumentar la productividad, gestionar con rapidez y evitar errores. Gracias al software de nómina puedes procesar el cálculo de cheques o recibos de pago a tus empleados y hasta administrar todo lo referente a los impuestos que se generan de su renta.
Y lo mejor de todo es que el software es completamente configurable y se puede adaptar a las leyes vigentes de tu país.
Imagina los beneficios que obtiene tu organización cuando dispones de software en la nube para cumplir estas funciones. Puedes manejar todo lo referente a la nómina desde cualquier país del mundo con solo una conexión a Internet y un Smartphone.
Para disponer del mejor software de nómina asegúrate de contar con el respaldo de empresas con buena trayectoria en el ramo. Empresas que te ofrezcan no sólo servicios en la nube, sino también avances en Inteligencia Artificial, soporte las 24 horas, tutoriales y la posibilidad de monitorear (online) el funcionamiento de la plataforma.
Todo esto te permite ganar en eficiencia, transparencia y elevar los niveles de productividad de tu organización.
Características del Payroll o software de nómina
Estas aplicaciones generalmente vienen integradas en sistemas más ambiciosos y capaces de gestionar todos los procesos administrativos de la empresa, tales como los ERP (Enterprise Resource Planning). Con ellos se lleva no sólo lo correspondiente a la nómina sino también los procesos contables y fiscales, entre muchos más.
Entre sus características encuentras las siguientes:
- Son programas configurables, lo cual les da la posibilidad de ajustarse a los requerimientos de la compañía y el ordenamiento legal de cada país.
- Se pueden actualizar en cualquier momento según las mejoras establecidas por el desarrollador sin perder información.
- Se integran con otras aplicaciones formando un gran sistema administrativo.
- Permiten el registro de múltiples variables relacionadas al trabajador, sueldo, fecha de ingreso, antigüedad, bonificaciones, vacaciones, retención de impuestos y más.
- Registran todo el historial de pagos efectuados o desembolsos efectuados a los empleados.
- Los datos son exportables a otros formatos para facilitar la construcción de indicadores y reportes.
- Simplifican y agilizan los procesos administrativos, evitan la repetición de datos y reducen los riesgos que pueden surgir en las tareas por error humano.
Estos elementos son muy útiles para la toma de decisiones informadas, tanto al momento de adquirir el software como después de su puesta en marcha. Sus indicadores son de gran ayuda en la construcción de informes de Inteligencia de Negocios (BI).
Opciones para el procesamiento de la nómina
La forma en que gestionas la nómina de tu empresa depende principalmente del tamaño de la misma y de los recursos disponibles para invertir en servicios o sistemas.
Puedes llevar a esta gestión de tres maneras diferentes:
- Manualmente: Se usa por lo general en microempresas o pequeñas empresas con menos de 20 empleados. Es la forma más económica de administrar la nómina, pero también la más laboriosa y propensa a la aparición de errores en los registros o gestión de la información.
- Servicio externo: Consiste en el pago a una empresa externa para que se encargue de llevar la nómina. Es una opción costosa, pero libera a la organización de ciertos procesos para dedicar su atención a las actividades productivas.
- Automatizada por software: Es una opción de costo aceptable que permite llevar mediante el empleo de aplicaciones todo el proceso relativo a tu Payroll. Son sistemas configurables y fáciles de usar que requieren una mínima intervención por parte de los usuarios, ahorrando mucho tiempo y esfuerzo.
La opción ideal es incorporar software que facilite estas funciones, ya que con ello se puede llevar el registro histórico y recuperar información con mucha rapidez.
Los sistemas más robustos te permiten contar con núcleos de procesamiento de datos que ponen a tu disposición lo mejor de la Inteligencia Artificial (AI). Eso te permite obtener beneficios adicionales para la construcción de KPI’s y reportes para la toma de decisiones.
Los beneficios que obtienes del software de nómina
Estas herramientas están especialmente diseñadas para facilitar el trabajo administrativo y realizar en el menor tiempo posible. Por eso sabrás lo útiles que llegan a ser en empresas que deben gestionar nóminas grandes.
Considera dentro de sus ventajas o beneficios las que te indicamos a continuación:
- Llevas un control más preciso de la nómina reduciendo los tiempos para generar cálculos. Con esto pagas a tus trabajadores el monto exacto por sus servicios.
- Registras el tiempo en labores de cada empleado y su asistencia.
- Realizas las debidas deducciones en todo lo que tiene que ver con la materia fiscal, salud y seguridad social, política habitacional o vivienda y educación entre otros.
- Gestionas tu Payroll desde cualquier lugar del mundo con solo contar con un Smartphone, Tablet, laptop o PC con conexión a Internet. Si está en la nube puedes llevar a tu empresa contigo en todo momento.
- Puedes conformar una nómina global en el caso de las empresas que tienen sucursales en otras partes del mundo, permitiendo una gestión integrada con resultados globales.
Cabe destacar que uno de los beneficios secundarios que resultan de la incorporación de estos sistemas es que mitigan considerablemente el estrés que se produce al operar con nóminas grandes.
Cualquier error de cálculo afectará no solo al trabajador, sino que abre una puerta a reclamos y malos momentos. Entonces, al reducirse los errores, la carga intelectual y emocional sobre los responsables será muy pequeña, lo cual se traduce en una reducción del estrés.
Y en la medida en que se minimizan los errores tus empleados confían más en la organización y se hacen más leales a ésta.
Como puedes ver, el costo de implementar software de nómina o Payroll en tu empresa es bajo comparado con los beneficios que obtienes. Solo necesitas contar con la mejor plataforma en la nube, sin licencias y sin depender de la ubicación de tus equipos para llevar con éxito la mejor gestión de tu base de trabajadores.
Asegúrate de contar con el mejor servicio, con profesionales que te brinden soporte las 24 horas del día los 365 días del año ante todas tus inquietudes o problemas y podrás experimentar un salto importante en la productividad de tu compañía. Es el reto y estratégicamente lo puedes alcanzar.