Si el cliente pide un 20% de descuento, el vendedor puede autorizar hasta el 15% y el gerente está de vacaciones, la venta queda trabada hasta que alguien decida a mano. La salida no es un recordatorio más: es acordar antes quién reemplaza al gerente, qué información necesita para decidir y dónde queda registrada la excepción. Soy Juan Manuel Garrido, fundador de EGA Futura y cofundador de Vantegrate, y esta es la prueba que le haría a cualquier circuito de aprobación en Salesforce.
Lo planteé hoy en LinkedIn con un cómic en el que aparecemos Emerson y yo en Dreamforce: uno dice que el Flow ya le manda el descuento al gerente, y el otro pregunta quién lo aprueba hasta que vuelva el lunes. Acá lo desarrollo con más detalle, pensando en empresas medianas que venden con Salesforce y gestionan su operación con un ERP sobre la misma plataforma.
Qué pasa cuando el aprobador no está?
Pasa algo muy común: la oportunidad queda en estado Pendiente de aprobación y el vendedor empieza a preguntar por WhatsApp a quién le toca decidir. El cliente espera, el vendedor insiste y, en el mejor de los casos, alguien aprueba desde el teléfono sin mirar el margen. En el peor, la venta se enfría.
Lo interesante es que un ERP en Salesforce no crea ese problema, lo hace visible. Cuando la oportunidad, el pedido y la aprobación viven en el mismo sistema, el agujero del proceso aparece en pantalla. Antes estaba igual, solo que escondido en mails, llamadas y planillas.
Por qué no conviene empezar por Flow Builder?
La tentación es abrir Flow Builder y armar el circuito: si el descuento supera el 15%, se envía al gerente. Técnicamente eso funciona desde el primer día. El problema es que automatiza solo el camino feliz, el que supone que el gerente siempre está disponible y siempre tiene la información para decidir.
Antes de configurar nada, yo juntaría a Ventas y Finanzas en la misma reunión y les pediría algo concreto: muéstrenme la última venta en la que pasó esto. No un caso hipotético, una oportunidad real. Con ella abierta, haría tres preguntas:
- Quién terminó aprobando el descuento?
- Qué margen le quedaba a la operación?
- Dónde quedó registrado el motivo de la excepción?
Las respuestas suelen ser incómodas, y justamente por eso sirven. Con ese caso sobre la mesa es mucho más fácil acordar tres reglas que después sí vale la pena llevar al sistema: hasta dónde decide el vendedor, cuándo interviene Finanzas y quién reemplaza al gerente.
Recién ahí tiene sentido configurar permisos, reglas y alertas. Si quieres ver cómo se arma la parte técnica, en EGA Futura Discover repasamos las nuevas capacidades del proceso de aprobación con Salesforce Flow y también lo trabajamos en vivo en la Masterclass de procesos de aprobación con Flow.
Cómo pruebo un circuito de aprobación de descuentos?
Cuando el circuito ya está configurado, no lo probaría con el caso fácil. Arrancaría por el gerente de vacaciones, que es donde se rompe casi todo. La prueba tiene tres preguntas:
- El pedido le llega a su reemplazo? Si la aprobación sigue esperando a alguien que no está, el circuito no resolvió nada.
- Tiene a mano el margen para decidir? Un reemplazo que aprueba a ciegas es apenas un poco mejor que nadie.
- Dentro de seis meses podemos entender qué pasó? Alguien tiene que poder abrir esa oportunidad y saber quién autorizó el 20%, por qué y con qué política vigente.
Si las tres respuestas son sí, el circuito está listo. Si alguna es no, hay que volver a la reunión con Ventas y Finanzas, no agregar otra alerta.
Qué tiene que ver esto con el ERP?
Las aprobaciones de descuento no son solo un tema comercial. Un descuento mal aprobado se nota después en el margen, en la facturación y en la cobranza. Por eso conviene que el circuito trabaje sobre los mismos datos que usa Finanzas, y no sobre una copia que alguien actualiza cuando puede.
Es una de las razones por las que construimos EGA Futura, el ERP nativo para Salesforce: que la cotización, el pedido, el margen y la aprobación estén en la misma Salesforce Org. Nuestro software de gestión de ventas cubre el recorrido de cotizar, entregar y cobrar, y el motor de automatización de procesos permite llevar esas reglas al sistema una vez que el equipo las acordó.
Ya lo había planteado en por qué implementar Salesforce o un ERP no alcanza para vender más: la herramienta acelera el proceso que tienes, no el que imaginas. Las aprobaciones son el ejemplo perfecto.
Qué aprobación de tu empresa depende todavía de un WhatsApp?
Un buen circuito de aprobación evita mucho más desorden que mandar un tercer recordatorio. Y no hace falta empezar por todo: alcanza con elegir la aprobación que hoy más traba las ventas y pasarla por la prueba del gerente de vacaciones.
Si quieres más ideas para ordenar procesos comerciales, en EGA Futura publicamos estrategias y tácticas de gestión para empresas medianas, y damos clases de Salesforce en vivo y gratis todas las semanas. Y te dejo la misma pregunta que hice en la conversación de LinkedIn: qué aprobación en tu empresa todavía depende de que alguien conteste un WhatsApp?
Preguntas frecuentes
Quién debería aprobar un descuento cuando el gerente está de vacaciones?
Quien la empresa haya definido de antemano como reemplazo, con acceso al margen de la operación para decidir. Si nadie lo definió, el pedido queda pendiente y la decisión termina resolviéndose por fuera del sistema, sin registro.
Por qué conviene empezar por una venta real y no por Flow Builder?
Porque una venta concreta en la que ya pasó el problema muestra quién aprobó de verdad, qué margen quedaba y dónde se registró el motivo de la excepción. Con ese caso sobre la mesa es mucho más fácil que Ventas y Finanzas acuerden las reglas antes de configurar nada.
Qué tiene que quedar registrado en una aprobación de descuento?
Como mínimo, quién autorizó el descuento, por qué y con qué política vigente. La prueba es simple: dentro de seis meses alguien tiene que poder abrir la oportunidad y entender esas tres cosas sin preguntarle a nadie.
Cómo pruebo si mi circuito de aprobación en Salesforce funciona?
Con el caso incómodo: un descuento que supera el límite del vendedor mientras el gerente está de vacaciones. Verifica que el pedido le llegue al reemplazo, que tenga el margen a mano para decidir y que la decisión quede registrada en la oportunidad.
Qué gana una empresa mediana con un ERP en Salesforce para las aprobaciones?
Que la oportunidad, el margen y la aprobación viven en el mismo lugar. Eso hace visible cuando un pedido está trabado y evita que la decisión dependa de un mensaje de WhatsApp que nadie puede auditar después.
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