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Chatter, historial de campos y actividades: colaborar y auditar dentro de Salesforce
Bienvenidos a la séptima clase de nuestro trayecto como Administradores de Salesforce! En esta clase de Talento Tech, los profesores Angie, María Cecilia y Juan Manuel trabajan en vivo sobre una org real para mostrar cómo una empresa conversa, hace seguimiento y deja registro de todo lo que pasa en cada registro: Chatter, Feed Tracking, Field History Tracking y el componente Activity, con una primera mirada a los tipos de registro.
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1. Chatter y Feed Tracking: la red social de tu empresa
Chatter toma la idea de comentar una publicación de manera contextual, como en una red social, y la lleva adentro de cada registro. Podés dejar un comentario en una cuenta («este cliente tiene problemas para pagar, no le ofrezcan financiación»), otros usuarios pueden darle like o responder, y se arma una conversación contextual pegada al registro.
Cuando arrobás a alguien, esa persona recibe el aviso en la campana de notificaciones, por correo electrónico con el link directo al registro y, si la configuran, en la app móvil de Salesforce. Además, Chatter tiene su propia pestaña con filtros como Company Highlights, To Me y What I Follow. También podés usar hashtags (por ejemplo #abanderados o #deudores) para agrupar publicaciones de distintos registros en un mismo tópico, y dar formato al texto o adjuntar imágenes.
Chatter se activa a nivel organización desde Setup › Feature Settings › Chatter › Chatter Settings. Hay empresas que prefieren apagarlo porque ya usan otra plataforma conversacional integrada, como Slack o Microsoft Teams. Una vez activo, no todos los objetos lo tienen: se habilita objeto por objeto desde Feed Tracking, y la recomendación es hacerlo solo en los objetos que valgan la pena.
En la clase lo activamos en el objeto personalizado Alumnos y elegimos los campos a trackear (por ejemplo grado y saldo). Desde ese momento, cada vez que uno de esos campos cambia, Chatter publica solo el cambio en el feed del registro, y quien siga ese registro se entera.
2. Lightning Record Page para objetos de uso intenso
Desde una list view, al hacer clic en un registro llegás a la Lightning Record Page. Recordá que las list views trabajan con un único objeto; para ver registros de varios objetos juntos necesitás informes. Para sumar Chatter a la página entramos a Edit Page en el Lightning App Builder.
Tip de experto: cuando un objeto va a tener un uso muy intenso, cambiá el template de la página por uno más cómodo para el usuario. Como admins no alcanza con hacer lo que nos piden: hay que agregar valor y dar el consejo correcto.
Después agregamos una pestaña personalizada llamada «Chatter y Red Social». Ojo con esto: si creás una pestaña o un acordeón y lo dejás vacío, Salesforce no lo guarda. No es un error, es el comportamiento normal. Hay que arrastrar un componente adentro (en la clase usamos el componente de Chatter más completo) y esperar a que el botón Save se ponga azul. También configuramos esa pestaña como la predeterminada al abrir el registro.
3. Field History Tracking: el historial de cambios
El historial de campos se configura desde el objeto: Object Manager › Fields & Relationships › Set History Tracking. Ahí marcás los campos cuyos cambios querés que la plataforma guarde. En la clase lo calificamos con un 9,50 sobre 10 en importancia: tomalo como una buena práctica obligatoria cada vez que configurás un objeto.
Para verlo en la record page agregamos la related list de historial (Alumno History). Al guardar apareció un error, que se resuelve sumando esa related list también en el Page Layout del objeto. Una vez hecho, la lista muestra el valor anterior, el valor nuevo, el usuario y la fecha de cada cambio, y podés armar informes con esos datos.
Feed Tracking y Field History Tracking se parecen, pero no son lo mismo: el de Chatter es opcional y conversacional; el historial de campos es el registro robusto de auditoría. Y si te trabás con un error, una buena estrategia es sacarle captura de pantalla y consultar a distintas inteligencias artificiales para comparar respuestas.
4. Componente Activity y una intro a los tipos de registro
El componente Activity se puede agregar a la record page de los objetos que quieras. Con él registrás:
- Eventos: el equivalente a una reunión en el calendario, con quién y cuándo. Se puede sincronizar con Google Calendar.
- Tareas: por ejemplo «enviar presupuesto» o «enviar mail con recordatorio de pago».
- Llamadas y correos: todo queda en una línea de tiempo dentro del registro.
Esa línea de tiempo resuelve un problema real: cuando un empleado deja la empresa, su historial de mails y mensajes no se va con él, porque todo queda unificado en Salesforce. Además, tareas y eventos son objetos, así que podés editar su página y sumarles campos personalizados.
Para cerrar hicimos una intro breve a los tipos de registro (Record Types): la forma de clasificar, dentro de un mismo objeto, registros que comparten algunos campos y tienen otros distintos, cada uno con su propia record page. Como admin vas a tener que saber asesorar cuándo conviene un tipo de registro y cuándo un objeto nuevo. Lo vamos a profundizar en próximas clases.
Listo para llevar tu conocimiento al siguiente nivel? No te olvides que el secreto es tiempo, paciencia y práctica.
Te invitamos a utilizar Salesforce siempre en inglés para familiarizarte con la terminología global de la industria y a seguir practicando en tus instancias de Trailhead.
Nos vemos en la próxima clase!