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AppExchange, gestión de duplicados e informes: sumar valor sin programar
Bienvenidos a la octava clase de nuestro trayecto como Administradores de Salesforce! En esta clase de Talento Tech, correspondiente a la semana 9, Juan Manuel recorre en vivo el AppExchange, la gestión de duplicados, las herramientas para importar datos y una primera vuelta completa por los informes, sobre una org real de Trailhead.
Si querés estar al día con nuestras clases en vivo, masterclasses y sesiones de inglés para Salesforce, no te olvides de visitar egafutura.com/sforce y explorar nuestra biblioteca de grabaciones en discover.egafutura.com, donde están las clases de Talento Tech con todo el material para repasar.
1. Qué es el AppExchange
El AppExchange es un portal del mismo estilo que Google Play o la App Store, pero para Salesforce. Lo fuerte son las aplicaciones que se instalan arriba de una org, y las podés navegar por categoría y por tipo. Hay tres tipos:
- Pagas: por ejemplo, una app que cuesta 125 dólares por mes por usuario.
- Gratuitas: totalmente gratis.
- Freemium: gratis hasta cierta cantidad de uso y paga a partir de ahí.
Son miles de aplicaciones testeadas, así que el nivel de potencia es enorme.
2. Programar o instalar: el consejo que tenés que saber dar
Imaginá que tu jefe o tu cliente te pide emitir facturas electrónicas desde adentro de Salesforce, conectadas con ARCA en Argentina, el SAT en México o la DIAN en Colombia. Sin eso, el equipo copia a mano la opportunity con sus productos, precios y cantidades a otro sistema, y después tiene que traer el PDF de vuelta. Con dos facturas por semana no pasa nada; con decenas o cientos es un lío.
Hay dos caminos. Uno es programar la solución dentro de Salesforce: se puede, pero la complejidad es altísima. Pagás el tiempo de los programadores y después no pagás más, aunque cada cambio del organismo fiscal obliga a reprogramar y mantener. El otro es instalar una app del AppExchange que ya lo resuelva, pagar un monto mensual y sacarte el problema de encima. El mismo razonamiento aplica a firma electrónica, cálculo de comisiones o logística. Como admin tenés que dar el mejor consejo, porque un error impacta en toda la empresa.
3. Partners y agentes en el AppExchange
Además de aplicaciones, el AppExchange ofrece partners o consultores: empresas que pasaron un proceso exhaustivo de certificaciones y contratos con Salesforce para dar servicios de programación o consultoría. En la clase filtramos partners por producto, tamaño de compañía y país (Argentina, México y Estados Unidos) para compararlos.
También hay agentes de inteligencia artificial preconstruidos. El consejo acá es distinto al de las apps: instalá un agente preconstruido solo cuando el caso es muy complejo y específico, como una integración con SAP. El resto de los agentes construilos vos con Agentforce, que es fácil, cómodo y simple de mantener.
4. Gestión de duplicados
Un desafío como profesional es detectar qué funcionalidades de Salesforce son poco populares o están semi abandonadas. La gestión de duplicados nativa es una: estudiala para el examen de certificación, pero en la vida real las empresas que necesitan algo potente terminan contratando herramientas más robustas en el AppExchange.
El problema es concreto: un usuario busca un cliente, no lo encuentra (porque lo escribió mal o porque no tiene acceso al registro) y lo crea de nuevo. Así terminás con cuatro registros de la misma empresa y gente cargando información en cada uno. Estas herramientas detectan el duplicado al crear el registro y, con la deduplicación, buscan registros repetidos y los unifican. Como administrador, siempre evangelizá que la salud de la base de datos es crítica.
5. Herramientas para importar datos
- Data Import Wizard: el asistente de importación, en Setup › Integrations. Es la forma más cómoda: elegís el objeto (por ejemplo Alumnos) e importás desde un CSV. Tiene un límite de alrededor de 50.000 registros por pasada y trabaja con un objeto a la vez.
- Data Loader: el tradicional tiene unos 15 años y es software viejo; no se recomienda.
- dataloader.io: funciona muy bien y tiene versión gratis y paga. Usalo cuando el asistente no alcanza.
- MuleSoft: para integrar Salesforce con cualquier otro sistema y sincronizar en tiempo real.
En los canales de YouTube de EGA Futura y de Juan Manuel Garrido tenés videos que explican estas herramientas en detalle.
6. Informes: carpetas y seguridad
Una de las mayores potencias de Salesforce es que cualquier persona pueda crear informes y tableros sin programar. Desde el App Launcher entrás a Reports y ves una estructura de carpetas, como un Google Drive: podés crear carpetas (por ejemplo Ventas Buenos Aires y Ventas Córdoba), subcarpetas, y mover o crear informes adentro.
A las carpetas les podés dar seguridad: quién las ve, quién no y quién puede modificar los informes. Pero ojo: el acceso a un informe no determina el acceso a la información. Lo que define qué registros ve cada usuario es su perfil y sus permission sets; si no los tiene, abre el informe y lo ve vacío. La seguridad de carpetas sirve para que nadie te rompa columnas o filtros de un informe que llevó días de trabajo.
Los informes se pueden clonar, y se dividen en privados (los ves solo vos) y públicos (compartidos con la empresa). La recomendación para tus usuarios: usá los públicos siempre que puedas y, si vas a meter mano, cloná uno en tu espacio privado.
7. Report types
Al crear un informe primero elegís un report type: una estructura predefinida que indica con qué objetos vas a trabajar, como cuentas y contactos, oportunidades con productos u oportunidades con competidores. Un report type puede combinar generalmente hasta tres objetos.
Dato para anotar: cada vez que creás un objeto, la plataforma crea sola los report types necesarios. Si tenés Alumnos y Profesor unidos por un campo lookup, aparece automáticamente «Alumnos con Profesor». Practicalo: creá los dos objetos, unilos y mirá cómo se suma el nuevo report type. En otras plataformas eso hay que programarlo a mano.
8. Crear un informe paso a paso
- Filtros: por defecto el informe muestra «mis» registros; cambialo a All y después sumá filtros por campo (provincia, tipo de cliente, fecha de creación en All Time, etc.).
- Descripción: para distinguirte, escribila siempre como la pregunta que responde el informe, por ejemplo «¿Cuáles son todos los alumnos que no aprobaron el último examen?».
- Save As: para duplicarlo.
- Suscribir: programás que el informe se ejecute (por ejemplo los jueves a las 19 o el primer lunes de cada mes) y llegue por mail a los usuarios que elijas.
- Exportar: a un Excel con formato o en crudo separado por comas para integrarlo con otros sistemas.
9. Agrupaciones y gráficos
En el editor agrupamos las filas por estado o provincia y después por tipo de cliente, y sumamos un gráfico tipo anillo. Al hacer clic en una porción del gráfico, el informe filtra solo esos registros: con 13 registros no cambia mucho, pero con miles es clave. También probamos un gráfico de tres dimensiones, por tipo y por provincia, que permite filtrar combinando ambos criterios.
En las próximas clases se profundiza en informes y paneles, y también en Flow Builder, que reemplaza a Workflow, ya deprecado por Salesforce.
Listo para llevar tu conocimiento al siguiente nivel? No te olvides que el secreto es tiempo, paciencia y práctica.
Te invitamos a utilizar Salesforce siempre en inglés para familiarizarte con la terminología global de la industria y a seguir practicando en tus instancias de Trailhead.
Nos vemos en la próxima clase!