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Actualizar cotizaciones relacionadas a denegadas excepto la que se aceptó

Última actualización el 3 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo uso la automatización para actualizar otros registros relacionados de un objeto?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Use Salesforce para actualizar automáticamente las cotizaciones asociadas con una oportunidad
  • Use el elemento de decisión para verificar el estado de la cotización
  • Definir criterios para que registros específicos reciban actualizaciones específicas
  • y mucho más

Tamara McCleary trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Usan Salesforce para administrar Oportunidades y Cotizaciones, y cada Oportunidad puede tener múltiples Cotizaciones. Cada vez que un cliente acepta una Cotización, todos los demás registros de Cotización relacionados con esa oportunidad deben tener el Estado actualizado a Denegado

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.
Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito comercial de Tamara mediante Record-Triggered Flow . Debemos:

  1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
  2. Agregue un elemento de decisión para verificar el estado de la cotización
  3. Agregue un elemento Actualizar registros para actualizar el estado de la cotización relacionada a denegado

Paso 1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. Objeto : Cita
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 4: uso del elemento de decisión para verificar si el estado de la cotización es igual a aceptado

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar el estado de la cotización y asegurarnos de que sea igual a Aceptado.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1 :
      1. Recurso : {!$Record.Status}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : Aceptado

La razón por la que seleccionaríamos la casilla de verificación para la pregunta es: Solo si el registro que activó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición , es para permitir que el flujo desencadenado por el registro ejecute las acciones solo si el registro cumple con los requisitos. criterios ahora, pero los valores que tenía el registro inmediatamente antes de que se guardara no cumplían los criterios. Esto significa que estas acciones no se ejecutarán cuando se realicen cambios irrelevantes.

Paso 3: Agregar acción: actualizar registros

El siguiente paso es actualizar el estado de cotización relacionado a denegado. Usaremos los registros de actualización   elemento.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Aceptado , haga clic en el ícono + y seleccione el elemento Actualizar registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Para obtener información sobre cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores , seleccione Especificar condiciones para identificar registros y establecer campos individualmente.
  4. Objeto : Cita
  5. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  6. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : ID de oportunidad
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.OpportunityId}
    2. Haga clic en Agregar condición
    3. Fila 2:
      1. Campo : Estado
      2. Operador : no es igual
      3. Valor : Aceptado
  7. Establecer valores de campo para los registros de oportunidad
    1. Fila 1:
      1. Campo : Estado
      2. Valor : Denegado
  8. Haga clic en Listo .

Al final, Tamara's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
  5. Etiqueta de entrevista : actualizar citas relacionadas a denegadas {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Nota : antes de activar su flujo, querrá asegurarse de haber asignado los datos en el formato correcto porque Salesforce Flow obedece las reglas de validación. Si se requieren algunos campos mediante el uso de reglas de validación, asegúrese de haber agregado esos campos. Por el contrario, si se requieren algunos campos en el diseño de la página, puede ignorar esos campos.

Prueba de concepto

A partir de ahora, cuando un usuario comercial actualice el Estado de la cotización a Aceptado, el flujo activado por registro actualizará automáticamente la Descripción de la cotización y el Estado de todas las demás cotizaciones a Denegado.

  1. Actualmente, hay tres cotizaciones adjuntas a Opportunity Deer Valley Corp, como se muestra en la siguiente captura de pantalla
  2. Ahora actualizamos el Estado en Cita 1   a Aceptado y haga clic en Marcar como estado actual
  3. Vuelva a la oportunidad para confirmar que se cambiaron otros registros.

Práctica Independiente (Tú-haces):

Cree un flujo de Salesforce que anule la selección de cualquier otro contacto principal cuando se seleccione uno nuevo.

Nota : Comience creando una casilla de verificación para 'Contacto principal' en el objeto Contacto.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/02/update-related-quotes-to-denied-except-for-the-one-that-was-accepted-2/

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