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Eliminación automática de un registro de grupos de Chatter

Última actualización el 19 de mayo de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo elimina automáticamente un registro de los grupos de Chatter?

Salesforce le permite agregar un registro a Grupos de Chatter , lo que significa que ahora puede colaborar y discutir los registros como un equipo en el grupo . Solo puede agregar registros de objetos de Cuenta , Contacto , Contrato , Campaña , Caso , Cliente potencial , Oportunidad y Personalizado a grupos de Chatter. Hace unos meses , había escrito los siguientes artículos:

  1. Agregar automáticamente un registro a un grupo de Chatter
  2. ¡Viva! Analizar una lista de selección múltiple ya no es un problema. ¡Uf!

Que discuten una manera a través de la cual puede agregar automáticamente   un registro para el Chatter Group . Este artículo va un paso más allá y explica cómo eliminar automáticamente el registro de Chatter Group .

Objetivos:

Después de leer este artículo, el lector podrá:

  • Evite el código duro de Id usando el elemento de obtención de registros
  • Utilice el elemento de decisión para comprobar los valores de registro
  • Cree un flujo activado por registro para eliminar automáticamente el registro de los grupos de Chatter
  • y mucho más

Steven Greene trabaja como administrador de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Ha recibido un nuevo requerimiento de la gerencia; una vez que una oportunidad se marca como cerrada, elimínela automáticamente de todos los grupos de chat.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Hay algunas soluciones posibles para el escenario comercial anterior, pero usaré el flujo activado por registro después de guardar para resolver el requisito comercial.

Hagamos una pausa aquí, familiarícese con el objeto CollaborationGroupRecord en Salesforce. Representa los registros asociados con grupos de Chatter.

Nombre del campo Detalles
ID de registro Representa el Id. del registro asociado con Chatter Group.
CollaborationGroupId El Id. del grupo de Chatter.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 5 pasos para resolver el requisito empresarial de Steven mediante el flujo activado por registro . Debemos:

  1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
  2. Agregue un elemento de decisión para verificar si la oportunidad está cerrada o no
  3. Agregue un elemento de registro para encontrar el registro de grupos de chat donde se agrega la oportunidad
  4. Agregue un elemento de decisión para verificar si la oportunidad se agrega a los grupos de chat o no (desde el paso 4)
  5. Agregue un elemento de registro de eliminación para eliminar la oportunidad de los grupos de chat.

Paso 1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear
    1. Objeto : Oportunidad
    2. Activar flujo de oportunidad cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 2: usar el elemento de decisión para verificar si la oportunidad está cerrada o no

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar isClosed para asegurarnos de que sea igual a True.
  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1 :
      1. Recurso : {!$Record.IsClosed}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}

Paso 3: Adición de un elemento Obtener registro para buscar Id. de registro de grupos de Chatter donde se agrega la oportunidad

El siguiente paso es encontrar los Id. de registro de grupos de Chatter , en los que se comparte o agrega el registro de oportunidad. Para hacerlo, siga las instrucciones a continuación: agregue un elemento de obtención de registros para buscar

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Cerrado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener elemento.
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el registro de grupo   objeto de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : ID de registro
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Registro.id}
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione Todos los registros
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
  8. Haga clic en Listo .

Paso 4: uso del elemento de decisión para verificar la variable de recopilación de registros (del paso 4)

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la variable de recopilación de registros del paso 4 para encontrar si devuelve los registros del grupo de colaboración para el registro actual o no.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Arrastre y suelte el elemento Decisión en el diseñador de flujo.
  3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. En Detalles del resultado ,   ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
  5. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Collaboration_Group_Records}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
  6. Haga clic en Listo .

Paso 5: agregue un elemento Eliminar registros para eliminar el registro de oportunidad de los grupos de Chatter

El paso final es utilizar el elemento Eliminar registros para eliminar una oportunidad de los grupos de Chatter.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Eliminar registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Para Cómo encontrar registros para eliminar , seleccione Usar los ID almacenados en una variable de registro o una variable de colección de registros .
  4. Establecer registro(s) para eliminar
    1. Registro o colección de registros : {!Get_Collaboration_Group_Records}
  5. Haga clic en Listo .

Al final, Steven's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
  5. Etiqueta de entrevista : Eliminación automática de registros de grupos de Chatter {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario comercial actualiza la Etapa de oportunidad a Cerrada ganada, el registro posterior al guardado activado eliminará automáticamente el registro de los grupos de Chatter.

  1. A continuación se muestra el estado actual de Opportunity West Mountain Sign | Q1 2021 en estado de prospección antes de la actualización. Actualmente, la oportunidad se comparte con dos grupos de Chatter.
  2. Actualice la Oportunidad a Cerrada ganada .
  3. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Guardar .
  4. Ahora verifique la lista relacionada con el grupo en el objeto Oportunidad . Ya eliminó registros de los grupos de chat, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/05/19/auto-remove-a-record-from-chatter-groups/

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