Eliminar conversación completa de Chatter mediante Salesforce Flow

Última actualización el 22 de junio de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo se puede permitir que los usuarios eliminen conversaciones de Chatter?

Esta es una continuación de mi artículo anterior Eliminación de mensajes de Chatter mediante Salesforce Flow , en el que analicé una forma que permite a sus usuarios eliminar mensajes de Chatter . Este artículo va un paso más allá y explica cómo eliminar todos los mensajes a la vez , es decir, cómo eliminar una conversación de Chatter . La conversación de Chatter no es más que mensajes que los miembros han enviado o recibido .

Objetivos:

Después de leer este artículo, el lector podrá:

• Utilice la automatización para aumentar los permisos de los usuarios
• Crear un objeto personalizado para almacenar el Id. de una conversación de Chatter
• Usar flujo activado por registro para eliminar la conversación de Chatter

Rachel Gillett trabaja como administradora de sistemas en Universal Containers (UC) . Ha recibido un requisito de la gerencia para permitir que sus representantes de ventas (Tipo de licencia: – Plataforma de Salesforce) eliminen conversaciones de Chatter de la interfaz de usuario de Salesforce .

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

** La función Mensajes de Chatter solo está disponible en Classic

En primer lugar, es importante comprender los mensajes de Chatter y las conversaciones de Chatter en Salesforce . Los mensajes de Chatter le permiten tener conversaciones privadas seguras con otros usuarios de Chatter . Use mensajes para enviar una pregunta a su colega en privado o para comunicarse con algunas personas seleccionadas cuando una discusión no es relevante para todas las personas con las que trabaja . Una conversación de Chatter consta de mensajes que los miembros de la conversación han enviado o recibido .

Recuerde los siguientes puntos para usar mensajes de Chatter

1. Un mensaje privado puede incluir hasta 9 miembros, incluido usted mismo .
2. Los mensajes enviados no se podrán ver a través de las noticias en tiempo real de Chatter, el perfil de Chatter o los resultados de la búsqueda global .
3. No puedes borrar mensajes ni conversaciones.
4. Un administrador con el permiso Administrar mensajes de Chatter puede ver y eliminar todos los mensajes de los usuarios en Chatter . Esto puede ser necesario para fines de cumplimiento.
   1. Los mensajes se eliminan de forma permanente. No se envían a la Papelera de reciclaje .
   2. Los mensajes eliminados no se incluyen en los resultados de búsqueda de mensajes .
   3. Si se eliminan todos los mensajes de una conversación, la conversación no se muestra en Mis mensajes y no se puede recuperar a través de la API REST de Chatter .
5. Si después de leer los mensajes en una conversación desea marcar la conversación como no leída, puede hacerlo solo a través de la API REST de Chatter, no a través de la interfaz de usuario .

Hay algunas soluciones posibles para el escenario comercial anterior, pero usaré Salesforce Flow y Custom Object para resolver el requisito comercial. Como se mencionó anteriormente, un administrador del sistema con el permiso Administrar mensajes de Chatter puede ver y eliminar todos los mensajes de los usuarios en Chatter . Los usuarios comerciales no pueden eliminar mensajes ni conversaciones .

En Salesforce, el objeto ChatterMessage representa un mensaje enviado como parte de una conversación privada en Chatter . Hay algunos campos relevantes para identificar:

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito empresarial de Rachel mediante Record-triggered Flow . Debemos:

1. Otorgar permiso de administración de chat
2. Cree un objeto personalizado con pocos campos que se usará para guardar el Id. de la conversación de Chatter, que los usuarios desean eliminar.
3. Pasos de flujo de Salesforce:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
   2. Agregar un elemento de decisión para verificar que el campo Id. de conversación de Chatter no sea nulo
   3. Agregue un elemento Eliminar registros para eliminar la conversación de Chatter

Paso 1: Otorgar permiso para administrar mensajes de Chatter a los usuarios

Primero, cree un Conjunto de permisos para otorgar a su registro de usuario el permiso Administrar mensajes de Chatter . De lo contrario , obtendrá un error al crear el flujo. El permiso se puede eliminar más tarde.

Paso 2: Cree un objeto personalizado: elimine la conversación de Chatter

Cree un objeto personalizado ( Eliminar conversación de Chatter ) y un campo de texto para guardar el Id. de conversación de Chatter .

1. Haga clic en Configuración .
2. En el Administrador de objetos, haga clic en Crear | Objeto personalizado .
3. Ahora cree un objeto personalizado Eliminar conversación de Chatter y campos como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
4. Haga clic en Guardar.

Asegúrese de haber marcado el campo Chatter_Conversation_Id__c como obligatorio y de haber otorgado acceso CRUD a los perfiles respectivos.

Paso 3.1: Definir propiedades de flujo

El siguiente paso es crear un Flujo para implementar el requisito comercial, es decir, eliminar la conversación de chat cuando alguien creó un registro en el objeto personalizado creado en el paso n.º 2.

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione la opción Record-Triggered Flow , haga clic en Create y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto: Eliminar conversación de Chatter
   2. Activar el flujo cuando: se crea un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 3.2: uso del elemento de decisión para verificar si el campo Id. de conversación de Chatter está completo o no

El siguiente paso es verificar que el campo de identificación de conversación de chat esté completo o no. Para verificar esto, usaremos el elemento Decisión .

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!$Record.Chatter_conversation_Id__c}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
5. Haga clic en Listo .

Paso 3.3: Añadir acción – Eliminar registro

El siguiente paso es eliminar la conversación de chat. Para ello utilizaremos el elemento Eliminar Registros .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Eliminar registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Para Cómo encontrar registros para eliminar , seleccione Especificar condiciones .
4. Seleccione el objeto ChatterMessage de la lista desplegable.
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : ID de conversación
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.Chatter_Conversation_Id__c}
6. Haga clic en Listo .

Al final, Rachel's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
5. Etiqueta de entrevista : Eliminar conversación de Chatter {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

1. Inicie sesión como usuario de plataforma Brenda David (perfil de plataforma personalizado).
   1. No se asigna ningún permiso adicional a este usuario aparte del permiso Crear y Leer en el objeto Eliminar conversación de Chatter .
2. Brenda quiere eliminar conversaciones de Chatter (todos los mensajes en un hilo) enviadas por el usuario de ventas Rakesh Gupta , pero como usuario comercial cuando no puede ejecutar una consulta para obtener el Id.
3. Para obtener un Id. de conversación de Chatter , abra el mensaje de Chatter y haga clic con el botón derecho en él, y luego seleccione Inspeccionar elemento , como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
4. Se abrirá una ventana en la parte inferior de la pantalla actual. Busque y copie el Id. de conversación de Chatter como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
5. Cree un nuevo registro en el objeto Eliminar conversación de Chatter , como se muestra en la siguiente captura de pantalla
6. Vaya a los mensajes de Chatter y compruébelo ahora. La conversación (es decir , test2w333 ? ) enviada por el administrador del sistema Rakesh Gupta se elimina.

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Nota : – Solo puede eliminar aquellas conversaciones de Chatter en las que está incluido; de lo contrario, obtendrá un error. ( No hay nada en Salesforce que coincida con sus criterios de eliminación ) . No se aplica al administrador del sistema con el permiso Administrar mensajes de Chatter .

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/06/22/delete-complete-chatter-conversation-using-salesforce-flow-2/