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Notificar al propietario de la oportunidad cuando se reciba una respuesta a la encuesta


Gran idea o pregunta duradera:

  • ¿Cómo notifica al propietario de la oportunidad cuando un cliente envía una respuesta a la encuesta (posventa)?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Comprender los objetos SurveyQuestionScore, SurveyInvittaion
  • Use el flujo para notificar al propietario de la oportunidad cuando se reciba una respuesta a la encuesta posterior a la venta
  • Averigüe si una encuesta está asociada con una cuenta, un caso u otros objetos
  • Use la acción principal Enviar correo electrónico para notificar al propietario de la oportunidad
  • y mucho más

Olivia Rodrigo trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Ella está en proceso de implementar Survey en GoC. La semana pasada, recibió la siguiente solicitud del Gerente de Éxito del Cliente:

  • Cada vez que reciba una respuesta a la encuesta posterior a la venta, envíe un correo electrónico al propietario de la oportunidad.

Requisito previo

Lea primero este artículo y asegúrese de crearlo:

  1. Enviar encuesta de Salesforce sin código

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

De fábrica, Salesforce no proporciona una forma de notificar a los propietarios de registros relacionados cuando se recibe una respuesta a la encuesta. Tales notificaciones son beneficiosas para tomar medidas para asegurarse de que el cliente esté contento. Este artículo lo ayudará a aprender cómo puede usar el flujo desencadenado por registro para notificar al propietario de la oportunidad cuando se recibe una respuesta.

Puede personalizar aún más el flujo para notificar al propietario solo cuando el puntaje de la encuesta o el puntaje neto de promotor (NPS) esté por debajo del estándar definido por su empresa.

Si bien esto se puede resolver utilizando varias herramientas de automatización como   Apex Trigger, o Flow , usaremos After-save Record-Triggered Flow . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Hagamos una pausa aquí y familiaricémonos con los objetos SurveySubject y SurveyInvitation en Salesforce, incluido el modelo de datos.

Nombre del objeto Detalles
EncuestaAsunto Representa una relación entre una encuesta y otro objeto, como una cuenta o un caso.
EncuestaInvitación Representa la invitación enviada a un participante para completar la encuesta .

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 7 pasos para resolver el requisito empresarial de Olivia utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

  1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
  2. Agregue un elemento de decisión para verificar el estado de respuesta de la encuesta
  3. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar SurveySubject
  4. Agregue un elemento de decisión para verificar si SurveySubject está asociado con una oportunidad u otro objeto
  5. Agregue un elemento de obtención para buscar detalles de la oportunidad
  6. Agregue una plantilla de texto para construir el cuerpo del correo electrónico
  7. Agregar acción de envío de correo electrónico: para notificar al propietario de la oportunidad

Paso 1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. Objeto : Respuesta de la encuesta
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 2: uso del elemento de decisión para verificar si el estado de respuesta de la encuesta es igual a completado

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si la respuesta de la encuesta es igual a completada para asegurarnos de que el participante haya completado la encuesta.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso : {!$Record.Status}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : Completado
  5. Cuándo ejecutar el resultado : si Solo si el registro que desencadenó la ejecución del flujo se actualiza para cumplir con los requisitos de la condición
  6. Haga clic en Listo .

Paso 3: agregar un elemento Obtener registro para encontrar el tema de la encuesta relacionado con la invitación a la encuesta

El siguiente paso es usar el elemento Obtener registros para encontrar el tema de la encuesta relacionado con la invitación a la encuesta.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Completado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el objeto Asunto de la encuesta de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : SurveyInvitationId
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.InvitationId}
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione Solo el primer registro
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
  8. Haga clic en Listo .

Paso 4: uso del elemento de decisión para verificar si SurveySubject está asociado con una oportunidad u otro objeto

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si el tema de la encuesta está asociado con una oportunidad o cualquier otro objeto.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Find_SurveySubject.SubjectEntityType}
      2. Operador: Igual
      3. Valor: Oportunidad
  5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
  6. Haga clic en Listo .

Paso 5: Adición de un elemento Obtener registro para encontrar los detalles del registro de oportunidad

El siguiente paso es usar el elemento Obtener registros para encontrar los detalles del registro de oportunidad.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el objeto Oportunidad de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : Identificación
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!Find_SurveySubject.SubjectId}
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione Solo el primer registro
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
  8. Haga clic en Listo .

Paso 6: agregue una plantilla de texto para construir el cuerpo del correo electrónico

Ahora crearemos una plantilla de correo electrónico utilizando la plantilla de texto . La plantilla de texto le permitió especificar los mensajes de varias líneas. También le permite utilizar código HTML.

  1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y luego haga clic en Nuevo recurso para crear una plantilla de texto.
  2. Ingrese la siguiente información:
    1. Tipo de recurso : plantilla de texto
    2. Nombre de la API : textT_MessageBody
    3. Seleccione Ver como texto enriquecido
    4. Cuerpo
      1. Se recibe una respuesta de encuesta para la oportunidad https://myautomationchampion-dev-ed.lightning.force.com/ {!Find_SurveySubject.SubjectId}.
  3. Haga clic en Listo .

Paso 7: agregue la acción Enviar correo electrónico para notificar al propietario de la oportunidad

Ahora usaremos la acción principal Enviar correo electrónico para enviar un correo electrónico al propietario de la oportunidad.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Acción .
  2. Busque y seleccione Enviar correo electrónico en el menú desplegable
  3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Establecer valores de entrada
    1. Cuerpo : {!textT_MessageBody}
    2. Asunto : Respuesta a la encuesta: {!Find_opportunity.Name}
    3. Direcciones de correo electrónico (separadas por comas) : {!Find_opportunity.Owner.Email}
    4. Cuerpo con formato de texto enriquecido : {!$GlobalConstant.True}
  5. Haga clic en Listo .


Al final, Olivia's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:


Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
  5. Etiqueta de entrevista : respuesta de encuesta más baja: notificar al propietario de la oportunidad {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .


¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

De ahora en adelante, una vez que se reciba una respuesta a la encuesta, el flujo activado por registro se activará automáticamente y notificará al propietario de la oportunidad.

  1. Respuesta de la encuesta completada.
  2. Notificaciones por correo electrónico al propietario de la oportunidad.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/05/23/notify-opportunity-onwer-when-a-survey-response-is-received-2/

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