Mostrar la última fecha de actividad en la página de detalles del registro de objetos

Última actualización el 11 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo realizar un seguimiento de la última fecha de actividad y mostrarla en la página de detalles del objeto?
  

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Comprender las diferencias entre Última actividad y Fechas de última modificación
• Comprender cómo Salesforce calcula la fecha de última actividad
• Cree un campo de fórmula para mostrar la última fecha de actividad en objetos estándar y personalizados
• y mucho más

Anita Smith trabaja como consultora de Salesforce en Gurukul On Cloud (GoC) . Ha recibido el siguiente requisito de su director de ventas para mostrar ' Fecha de la última actividad ' en la página de detalles del registro de oportunidad.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

En Salesforce, utilizamos actividades para realizar un seguimiento de todas las interacciones con los clientes. Por ejemplo, puede enviar correos electrónicos, realizar llamadas telefónicas, programar citas y delegar tareas. A menudo nos encontramos con el requisito de mostrar la última fecha de actividad de una cuenta, cliente potencial, contacto, oportunidad u objeto personalizado.

Sin el Rastreador de fecha de última actividad, debe revisar todas sus actividades manualmente para determinar sus puntos de contacto y tipos de contacto más recientes para una cuenta o contacto. Este método consume mucho tiempo, es frustrante y propenso a errores.

Diferencias entre LastActivity y LastModified Dates

En primer lugar, Última modificación y Última actividad no son lo mismo.

• El último modificado   representa la fecha y la marca de tiempo de los cambios realizados en un registro individual, incluido el Usuario que realizó el cambio.
• LastActivity representa la marca de fecha y hora de los cambios (por ejemplo, cambios en un correo electrónico o ingresos anuales) realizados en un cliente potencial . De forma predeterminada, este campo no está disponible en el diseño de página, pero está disponible en Informe , Vista de lista y API (incluidos el campo de fórmula y la regla de validación) para cuentas, contactos, oportunidades, clientes potenciales y objetos personalizados.
  • Representa uno de los siguientes:
    • La tarea completada más recientemente está asociada con el registro.
    • La fecha de vencimiento del evento registrado recientemente en el registro.

¿Cómo se calcula la fecha de la última actividad?

Una sola tarea y evento puede estar asociado con uno o más registros. Por ejemplo, un evento puede estar relacionado con una cuenta y contacto(s) o un contacto y un caso.

El registro de actividad tiene un campo account_id que es diferente de los campos what_id y who_id . El valor de LastActivity on Account se calcula mediante la introspección del quién y el qué, con el qué como prioridad. Por ejemplo, cuando un usuario registra una llamada a un contacto, se actualizará la última actividad en la cuenta.

Realice los pasos a continuación para crear un campo personalizado para mostrar la fecha de la última actividad:

1. Haga clic en Configuración.
2. En el Administrador de objetos, escriba Oportunidad y seleccione Oportunidad .
3. Seleccione Campo y relación , luego haga clic en Nuevo .
4. Seleccione Fórmula como tipo de datos y luego haga clic en Siguiente .
5. Elija el tipo de salida
   1. Ingrese Etiqueta de campo y haga clic en la tecla de tabulación, se completará el nombre de la API .
   2. Seleccione Tipo de devolución de fórmula como Fecha.
6. Introduce la fórmula:
   1. Haga clic en Fórmula avanzada .
   2. Haga clic en Insertar campo .
   3. Elija el campo Insertar última actividad (Nombre de API: LastActivityDate).
   4. Haga clic en el botón Insertar .
7. Configure la seguridad a nivel de campo para los perfiles , asegúrese de configurar este campo como lectura y escritura.
8. Agregue este campo a Diseño de página .
9. Haga clic en Guardar .

Puntos para recordar

1. La última fecha de actividad para un registro de cuenta se basa en todas las actividades que se acumulan en la cuenta a través del campo Relacionado con. Para una cuenta, la última fecha de actividad puede representar una actividad relacionada con una oportunidad. La última fecha de actividad de un contacto o cliente potencial se basa en todas las actividades relacionadas con ese contacto o cliente potencial a través del campo Nombre.
2. Si las actividades compartidas están habilitadas, la última fecha de actividad de una cuenta todavía se basa en las actividades que se acumulan en la cuenta a través del campo Relacionado con. Pero si el campo Relacionado con está en blanco, las actividades se basan en la cuenta del contacto principal. La última fecha de actividad para contactos y prospectos se basa solo en las actividades en las que el contacto o prospecto es el contacto principal en la actividad.
3. LastActivityDate solo está disponible si la casilla de verificación Permitir actividades en Características opcionales está habilitada en la página de configuración del objeto personalizado. Si no está marcado, este campo del sistema no estará disponible a través de la API o en los informes.
4. Regla para encontrar lo que
   1. El “qué” es una cuenta: El account_id es esa cuenta.
   2. El "qué" es una oportunidad: el account_id es la cuenta asociada con esa oportunidad.
   3. El "qué" es un contrato: el account_id es la cuenta asociada con ese contrato.
   4. El "qué" es un objeto personalizado que está relacionado con una cuenta: el account_id es la cuenta asociada con ese objeto personalizado.
   5. Si el "id_de la cuenta" no se puede derivar del "qué" usando las reglas anteriores, entonces buscamos el "quién". Si "quién" es un contacto con una cuenta asociada, entonces "account_id" es la cuenta asociada con ese contacto.
5. El campo no está disponible para todos los objetos. Por ejemplo, LastActivity no está disponible en el objeto Caso.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/11/display-last-activity-date-on-object-record-detail-page-2/