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Publicar automáticamente un mensaje en Chatter cuando se crea un evento

Última actualización el 6 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo se publica automáticamente un mensaje en el mensaje del grupo de Chatter cuando un usuario crea un evento?

En Salesforce, Chatter Group representa el grupo de personas. Es una excelente manera de impulsar la colaboración en su organización. Puede agregar un número ilimitado de miembros a un grupo de Chatter , pero un usuario solo puede unirse a un máximo de 100 grupos . En el artículo Publicar detalles de oportunidades en un grupo de Chatter , analicé cómo publicar información de oportunidades cerradas en un grupo de Chatter mediante el flujo. En el artículo actual, analizaremos cómo publicar un mensaje en el grupo de Chatter mediante Salesforce Flow.

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

  • Utilice el flujo desencadenado por registro después de guardar para publicar un mensaje en Chatter
  • Use el elemento Obtener para evitar la codificación rígida de Id.
  • Use el elemento Decisión para validar el resultado de obtener registros
  • Crear automáticamente una publicación en Chatter cuando se crea un evento

Brandon Schaefer trabaja como administrador de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Su organización desea publicar un mensaje en los anuncios internos de UC de Chatter Group cada vez que se crea un evento para el calendario público Universal Container Conference Rooms.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Los calendarios y recursos públicos son para administrar actividades de grupo o recursos compartidos . Mediante el uso de calendarios públicos, un grupo de personas puede realizar un seguimiento de eventos de interés para todos ellos (p. ej., eventos de ventas, sesiones semanales de intercambio de conocimientos o clases de capacitación) o programar una actividad común (p. ej., un calendario de vacaciones del equipo).

Por ejemplo , con los calendarios de recursos, varias personas pueden coordinar el uso de un recurso compartido, como una sala de conferencias, etc. Una organización puede crear una cantidad ilimitada de calendarios.
Antes de continuar, comprenda el objeto CollaborationGroup en Salesforce . Representa un grupo de Chatter. Si bien esto se puede resolver utilizando varias herramientas de automatización como   Apex Trigger, o Flow , usaremos After-save Record-Triggered Flow . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito empresarial de Brandon mediante Record-Triggered Flow . Debemos:

  1. Crear un grupo de chat
  2. Crear un calendario público
  3. Flujo de fuerza de ventas
    1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
    2. Agregar una plantilla de texto para construir el cuerpo del mensaje de publicación de chat
    3. Crear una fórmula para determinar si el evento se crea o actualiza
    4. Agregue un elemento de decisión para verificar si un evento es propiedad de un calendario público
    5. Agregue un elemento de obtener registros para encontrar los detalles del grupo de chat (Anuncios internos de UC)
    6. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró o no el grupo de chat.
    7. Agregar publicación de acción a la charla: para publicar un mensaje en el grupo de charla

Paso 1: Cree un grupo de Chatter

  1. Navegue hasta el Iniciador de aplicación y haga clic en Grupos .
  2. Da clic en el botón Nuevo .
  3. Asigne un nombre al grupo y asegúrese de seleccionar el tipo de acceso privado .
  4. Haga clic en Guardar.

Paso 2: crear un calendario público Universal Container Conference Rooms

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Calendarios y recursos públicos .
  3. Da clic en el botón Nuevo .
  4. Asigne un nombre al calendario y asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Activo .
  5. Haga clic en Guardar.

Paso 3.1: Definir propiedades de flujo

  1. Haga clic en Configuración .
  2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
  3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
  4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
    1. Objeto : Evento
    2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
    3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
    4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
  5. Haga clic en Listo .

Paso 3.2: Agregue una plantilla de texto para crear un mensaje de publicación de Chatter

Ahora crearemos una plantilla de correo electrónico utilizando la plantilla de texto . La plantilla de texto le permitió especificar los mensajes de varias líneas. También le permite utilizar código HTML.

  1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y luego haga clic en Nuevo recurso para crear una plantilla de texto.
  2. Ingrese la siguiente información:
    1. Tipo de recurso : plantilla de texto
    2. Nombre de la API : textT_MessageBody
    3. Seleccione Ver como texto sin formato
    4. Cuerpo
      1. Se crea un evento para el calendario público "Universal Container Conference Rooms" haga clic en el enlace a continuación para obtener más información al respecto.
      2. URL > https://rakeshistom1234-dev-ed.lightning.force.com/ {!$Record.Id}
  3. Haga clic en Listo .

Paso 3.3: fórmula para determinar si el evento se crea o actualiza

  1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar si el registro se crea o actualiza.
  2. Ingrese la siguiente información :
    1. Tipo de recurso : Fórmula
    2. Nombre de API : forB_IsNew
    3. Tipo de datos : booleano
    4. Fórmula : EsNuevo()
  3. Haga clic en Listo .

Paso 3.4: uso del elemento de decisión para verificar si el evento es propiedad del calendario público

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si el evento es propiedad del calendario público Universal Container Conference Rooms .

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso : {!$Record.Owner:Calendar.Name}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : salas de conferencias de contenedores universales
    2. Haga clic en Agregar condición
    3. Fila 2:
      1. Recurso : {!forB_IsNew}
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
  5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
  6. Haga clic en Listo .

Paso 3.5: Adición de un elemento Obtener registro para buscar un grupo de chat: anuncios internos de UC

El siguiente paso es usar el elemento Obtener registros para encontrar los detalles de los anuncios internos de UC del grupo de chat.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Seleccione el objeto Grupo (CollaborationGroup) de la lista desplegable.
  4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
  5. Establecer condiciones de filtro
    1. Fila 1:
      1. Campo : Nombre
      2. Operador : Igual
      3. Valor : Anuncios Internos UC
  6. Cuántos registros almacenar:
    1. seleccione Solo el primer registro
  7. Cómo almacenar datos de registro:
    1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
  8. Haga clic en Listo .

Paso 3.6: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró o no un grupo de Chatter  

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la Variable de registro del paso 3.5 para encontrar si devuelve los Anuncios internos de UC del grupo Chatter o no.

  1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
  2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
    1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Chatter_Group}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
  5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
  6. Haga clic en Listo .

Paso 3.7: Agregar la acción Publicar en Chatter para publicar un mensaje en un grupo de Chatter

Ahora usaremos la acción estática Publicar en Chatter para publicar un mensaje en los anuncios internos de UC del grupo de chat.

  1. En Flow Designer, debajo del nodo Grupo encontrado , haga clic en el ícono + y seleccione el elemento Acción .
  2. Busque y seleccione Publicar en Chatter en el menú desplegable
  3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
  4. Establecer valores de entrada
    1. Mensaje : {!textT_MessageBody}
    2. Nombre o ID de destino : {!Get_Chatter_Group.Id}
  5. Haga clic en Listo .

Al final, Brandon's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

  1. Haga clic en Guardar .
  2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
  3. Haga clic en Mostrar avanzado .
  4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
  5. Etiqueta de entrevista : Publicar un mensaje en el grupo de Chatter {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario crea un evento para el calendario público Universal Container Conference Rooms , el flujo activado por registro publicará automáticamente un mensaje en los anuncios internos de UC del grupo Chatter . Es hora de probar el proceso.

  1. Crear un nuevo evento en el calendario público Universal Container Conference Rooms
    1. Haga clic en el Iniciador de aplicaciones .
    2. En el cuadro Buscar aplicaciones y elementos, escriba Calendario y haga clic en él.
    3. Agregue un nuevo evento haciendo clic en un intervalo de tiempo en el calendario.
    4. Para el campo Asignado a, seleccione Universal Container Conference Rooms .
    5. Complete los detalles restantes para el evento como se muestra en la captura de pantalla a continuación, luego haga clic en Guardar .
  2. Consulte los anuncios internos de UC de Chatter Group . La siguiente publicación se agregará automáticamente al muro del grupo.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/04/auto-post-a-message-to-chatter-when-an-event-is-created-2/

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