Nuevas Capacidades en el Proceso de Aprobación con Salesforce Flow

Esta es una de las actualizaciones más importantes
para los que automatizan procesos dentro de Salesforce.

Los Approval Processes han sido una parte clave
de Salesforce durante años.

Ayudan a construir flujos de trabajo estructurados
y de múltiples pasos para gestionar aprobaciones.

Pero aquí viene la gran noticia:

Con Salesforce Flow convirtiéndose
en la herramienta de automatización principal,
ahora incorpora capacidades nativas para procesos de aprobación.

Ya no será solo una acción para invocar un Approval Process existente.

Esto significa:

🙌 → Podemos crear un Approval Process completamente en Flow
🙌 → Sin costos adicionales —-> Igual que los Approval Processes tradicionales
🙌 → Más flexibilidad para cumplir con requisitos complejos de aprobación

Spring ‘25 ya está cargado de actualizaciones en Flow
↳ Como validaciones de campo en tiempo real,
↳ El elemento Transform para unir colecciones, y más…
↳ Pero esta… es un cambio radical.

Estos son los Tipos de Approval Orchestration Flow:

🤖 → Autolaunched Approval Orchestration (No Trigger) → Se activa desde otros procesos o botones personalizados

🤖 → Record-Triggered Approval Orchestration → Se ejecuta cuando un registro se crea o actualiza para aprobación

Lo mejor de todo?
No hay consumo de créditos de automatización.

Solo aprobaciones optimizadas.

Qué más te gustaría agregar?

La automatización de procesos ha evolucionado significativamente dentro de Salesforce, y la introducción de nuevas capacidades en Salesforce Flow para gestionar Approval Processes marca un antes y un después en la forma de optimizar flujos de trabajo empresariales.

Salesforce siempre ha sido un líder en gestión de aprobaciones estructuradas y procesos de múltiples pasos, pero ahora lleva esta funcionalidad a un nivel superior al integrar los Approval Processes directamente en Flow.

Esto no solo simplifica la automatización, sino que también ofrece una mayor flexibilidad y capacidad de personalización para cumplir con requisitos complejos de aprobación en las organizaciones.

¿Qué Son los Approval Processes en Salesforce?

Los Approval Processes han sido una parte fundamental de Salesforce durante años.

Estos procesos permiten:

Estandarizar la aprobación de registros importantes como oportunidades de ventas, solicitudes de presupuesto o cambios en datos críticos.
Automatizar flujos de trabajo de múltiples pasos, asegurando que las aprobaciones sigan una secuencia lógica y consistente.
Reducir errores humanos y agilizar las decisiones al mantener un historial claro de aprobaciones y rechazos.

Sin embargo, hasta ahora, la automatización de estos procesos requería el uso de Approval Processes tradicionales, limitando la flexibilidad en situaciones más complejas.

Salesforce Flow: La Nueva Herramienta de Automatización

Con Salesforce Flow consolidándose como la herramienta de automatización principal dentro del ecosistema de Salesforce, la capacidad de crear y gestionar Approval Processes directamente en Flow revoluciona la forma de automatizar aprobaciones.

¿Por Qué Flow?

Flow ha ganado popularidad por su potencia y versatilidad, permitiendo:

Automatizar procesos complejos sin necesidad de escribir código.
Crear flujos personalizados que responden a eventos específicos en tiempo real.
Integrar múltiples sistemas y aplicaciones sin esfuerzo.

Ahora, con la incorporación de Approval Processes nativos en Flow, los administradores y desarrolladores de Salesforce pueden:

Crear flujos de aprobación completamente en Flow, eliminando la necesidad de invocar Approval Processes tradicionales.
Personalizar aprobaciones para adaptarlas a requisitos complejos sin limitaciones.
Mantener costos bajos, ya que esta funcionalidad no genera costos adicionales ni consume créditos de automatización.

Beneficios Clave de Approval Processes en Flow

1. Flexibilidad y Personalización

A diferencia de los Approval Processes tradicionales, Flow ofrece mayor flexibilidad para diseñar aprobaciones personalizadas:

Se pueden configurar rutas de aprobación dinámicas basadas en condiciones específicas.
Se permite integrar aprobaciones con otros flujos de trabajo en Salesforce o aplicaciones externas.
Se facilita la gestión de excepciones y casos especiales de aprobación.

2. Sin Costos Adicionales

Una de las ventajas más destacadas es que no hay costos adicionales. Esto implica:

Mismas funcionalidades que los Approval Processes tradicionales, pero con más flexibilidad.
No se consume ningún crédito de automatización, lo cual representa ahorros significativos para las empresas que manejan un alto volumen de aprobaciones.

3. Tipos de Approval Orchestration Flow

Salesforce introduce dos tipos de Approval Orchestration Flow en Spring ‘25:

Autolaunched Approval Orchestration (No Trigger):

Se activa desde otros procesos, botones personalizados o acciones específicas del usuario.
Ideal para procesos de aprobación ad-hoc o iniciados manualmente.

Record-Triggered Approval Orchestration:

Se ejecuta automáticamente cuando un registro se crea o se actualiza para aprobación.
Permite automatizar aprobaciones basadas en cambios en datos críticos en tiempo real.

¿Por Qué Este Cambio Es Importante?

1. Automatización Integral y Centralizada

Al integrar Approval Processes directamente en Flow, Salesforce centraliza toda la automatización en una sola herramienta. Esto facilita:

La gestión de flujos de trabajo complejos en una sola plataforma.
La adaptación rápida a cambios en políticas de aprobación o requisitos empresariales.
La reducción de la complejidad operativa al unificar procesos de negocio.

2. Mejor Experiencia para los Usuarios

Los usuarios de negocio experimentan un flujo de trabajo más intuitivo, ya que las aprobaciones:

Se presentan de manera más clara en la interfaz de Salesforce.
Se integran de forma nativa con otras funcionalidades de Flow, como validaciones de campo en tiempo real y acciones rápidas.
Se pueden gestionar fácilmente desde dispositivos móviles, mejorando la productividad y agilidad en las decisiones.

Innovaciones en Flow para Spring ‘25

Además de las capacidades de Approval Processes, Salesforce introduce nuevas funcionalidades en Flow en Spring ‘25:

Validaciones de campo en tiempo real: Aseguran que los datos sean correctos antes de que se complete una acción.
Elemento Transform: Permite unir colecciones de registros, mejorando la gestión de datos en flujos complejos.
Mejoras en la interfaz de usuario: Hacen que el diseño de flujos sea más intuitivo y fácil de usar.

Estas actualizaciones refuerzan a Salesforce Flow como la herramienta definitiva para la automatización empresarial.

Ventajas del ERP de EGA Futura en la Nube

El ERP de EGA Futura complementa a Salesforce Flow al proporcionar una solución de gestión empresarial integrada que optimiza:

La planificación de recursos empresariales, agilizando aprobaciones en procesos críticos como compras, ventas y finanzas.
La automatización de flujos de trabajo en toda la organización, eliminando cuellos de botella y errores humanos.
La escalabilidad en la nube, permitiendo adaptarse al crecimiento y cambios en los negocios de manera ágil.

Descubre más sobre el ERP en la nube de EGA Futura y cómo optimiza procesos empresariales.

Preguntas Frecuentes

¿Qué son los Approval Processes en Salesforce?

Son flujos de trabajo estructurados para gestionar aprobaciones en registros críticos como oportunidades de ventas o solicitudes de presupuesto.

¿Cuáles son las ventajas de usar Flow para Approval Processes?

Flow ofrece mayor flexibilidad, personalización y automatización integral sin costos adicionales ni consumo de créditos de automatización.

¿Qué es un Approval Orchestration Flow?

Es una nueva capacidad en Flow que permite orquestar procesos de aprobación con mayor flexibilidad y sin limitaciones.

¿Cómo ayuda el ERP de EGA Futura en la automatización de aprobaciones?

El ERP de EGA Futura integra aprobaciones en procesos críticos como compras, ventas y finanzas, mejorando la eficiencia operativa.

Con estas nuevas capacidades en Salesforce Flow y el ERP de EGA Futura, las empresas pueden automatizar aprobaciones y optimizar sus procesos empresariales como nunca antes.

—

Desde EGA Futura ayudamos a empresas usando Salesforce