Tiene un cliente listo para comprar (¡hurra!). Antes de que pueda cerrar el trato y cobrar su cheque de comisión, necesita delinear los detalles de la entrega del producto y el pago en una orden de venta. Después de todo, lo último que quieres es que el cliente compre una cosa pero reciba otra porque no has documentado los detalles.
Si no está familiarizado con las órdenes de venta, o ha tenido problemas para saber cómo redactar una, no se preocupe. Vamos a repasar los diferentes tipos, sus beneficios y cómo crear una que funcione para usted y sus clientes.
Si no está familiarizado con las órdenes de venta, o ha tenido dificultades para redactar una, no se preocupe
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¿Qué es un pedido de venta?
Una orden de venta es un documento que proporciona los detalles de un pedido y los términos de la transacción. Lo crea el vendedor después de que un comprador envíe una orden de compra. Si en la venta no interviene un pedido de compra, el vendedor crea el pedido de venta después de que el cliente acepte comprar un producto.
El pedido de venta es un documento que proporciona los detalles de un pedido y las condiciones de la transacción
Un documento de pedido suele incluir información sobre el cliente, detalles del producto, precios e información sobre la entrega. Debido a que no es un contrato vinculante, cualquiera de las partes puede revisar los detalles del pedido después de que la venta se haya completado.
Cuando se redactan con cuidado, los pedidos de venta permiten a las empresas confirmar la exactitud de una operación antes de enviarla. Una vez completada la venta, proporcionan a los vendedores un registro de las transacciones.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de venta y una orden de compra?
Aunque ambos documentos contienen información similar, existen dos grandes diferencias:
Un pedido de venta es un documento interno para el mantenimiento de registros y el cumplimiento de pedidos. Lo crean los vendedores y sus equipos.
Una orden de compra es un documento legalmente vinculante emitido por el comprador al vendedor en el que se indica la intención de compra. Un cliente crea una orden de compra y la envía al vendedor, que a su vez crea una orden de venta basada en los detalles de la orden de compra.
La orden de compra es un documento legalmente vinculante emitido por el comprador al vendedor indicando su intención de compra
¿Cuál es la diferencia entre un pedido de venta y una factura?
Una factura es una solicitud de pago y se envía al cliente después de que se haya procesado la orden de venta y (normalmente) después de que la orden se haya cumplido. Las condiciones de pago y el tipo de pago suelen incluirse en las facturas, pero no en el documento del pedido de venta.
Mientras que los pedidos de venta son documentos internos sólo para los equipos de ventas, las facturas son documentos financieros tanto para el comprador como para el vendedor. Los clientes pueden utilizar las facturas a efectos fiscales como prueba de un gasto empresarial. Los vendedores necesitan conservar las facturas para las auditorías con el fin de confirmar los ingresos y como prueba de la recaudación de impuestos.
Las facturas son documentos financieros tanto para el comprador como para el vendedor
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¿Cuáles son los beneficios de los pedidos de venta?
Los documentos de pedido pueden proporcionar beneficios más allá de los procesos de venta y cumplimiento, incluyendo:
- Mayor eficiencia:< Cuando toda la información de una venta está en un solo lugar, puede procesar los pedidos más rápidamente. Además, puede realizar un seguimiento más sencillo de los pedidos y controlar que las entregas se realizan a tiempo y con precisión. La integración de los pedidos de venta en su proceso financiero también puede ayudarle a mejorar la gestión de tesorería y la facturación.
- Los pedidos de venta se procesan con mayor rapidez
- Pedidos más precisos:< El uso de procedimientos separados o mal definidos para procesar los pedidos puede dar lugar a errores que frustran a los clientes y tardan en solucionarse. El uso de pedidos de ventas crea una única fuente de verdad que conduce a menos errores, especialmente si usted automatiza el proceso.
- Los pedidos son más precisos
- Mejor visibilidad del inventario:< El documento de pedido facilita el seguimiento de los productos necesarios para cumplir con un próximo pedido. Puede utilizarlos para asegurarse de que dispone de existencias suficientes para todos sus próximos pedidos, garantizando que no se produzcan retrasos.
- Mejor visibilidad del inventario:
- Mejor visibilidad del inventario:
- Experiencia del cliente mejorada:< Los retrasos y los errores frustran a los clientes. Cuando las organizaciones crean un proceso de cumplimiento más fluido con los documentos de los pedidos, es más probable que los clientes estén satisfechos.
- Los retrasos y los errores frustran a los clientes
;Los equipos de cumplimiento también pueden utilizarlos para volver a comprobar los pedidos antes de su envío.
Tipos de pedidos de venta
Los pedidos de venta no son de «talla única» Más bien, existen cuatro tipos diferentes:
- Caja:< Este es el tipo más simple. Incluye el menor número de detalles porque no hay cuentas por cobrar, sólo efectivo. Una vez que el cliente realiza el pedido, lo paga y se envía. A veces, el cliente recoge el pedido y lo paga en ese momento. Por ejemplo, un cliente encarga un colchón por Internet, acude a la tienda a pagar el pedido y recoge el colchón.
- Entrega en el domicilio del cliente
- Rápido:< Cuando un cliente necesita un pedido mucho más rápido que el período de cumplimiento habitual, puede utilizar este documento. La mayor diferencia con el pedido al contado es que el cliente paga después de que se haya cumplido el pedido. Los pedidos urgentes a menudo se cumplen el mismo día que se crean.
- Convenio de programación:< Al igual que las órdenes de compra, los convenios de programación son documentos externos. Incluyen los detalles de cumplimiento de un pedido, como cuándo se entregará un pedido y las cantidades específicas para cada producto vendido. Se suele utilizar para pedidos más complejos.
- Terceros: Las pequeñas empresas suelen utilizar esta opción cuando un proveedor externo se encarga de la entrega y el envío de sus productos. Después de crear este tipo de orden, el proveedor lo utiliza para el cumplimiento.
Cómo utilizar un pedido de venta en el proceso de venta
Si nunca ha utilizado un pedido en su proceso de ventas, es fácil crear uno para su organización. Siga estas mejores prácticas para empezar:
- Un cliente solicita un presupuesto:< Cuando el cliente está listo para comprar, solicita al representante de ventas un presupuesto sobre los productos que desea adquirir.
- Un cliente solicita un presupuesto:
- El vendedor responde:< A continuación, el representante de ventas estudia la solicitud y responde con un presupuesto formal.
- El cliente está de acuerdo y envía una orden de compra:< El cliente entrega un documento en el que indica que desea comprar el producto.
- Crear un pedido de venta:< Utilizando una herramienta como Salesforce CPQ, el vendedor genera un documento de pedido. En muchos casos, esto se puede agilizar con plantillas.
Marco de plantillas de pedidos
En términos generales, un pedido de venta debe incluir lo siguiente:
- Nombre/dirección de la empresa vendedora
- Información de contacto del comprador (nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico)
- Fecha de pedido
- Fecha de envío y/o entrega
- Información sobre el producto
- Precio (antes de impuestos)
- Impuestos y otras tasas
- Términos y condiciones (a menudo redactados por el equipo jurídico de la empresa vendedora)
- Firmas del comprador y del vendedor
- Otros datos relevantes
Software para la creación de pedidos
Dado que el proceso de creación de pedidos de venta es fundamental para ofrecer una experiencia de cliente fluida, es importante que lo hagas bien. Utilice las herramientas que se indican a continuación para automatizar parte del trabajo manual y asegurarse de que toda la información está actualizada:
- CRM: Como única fuente de verdad para los vendedores, un CRM captura toda la información relevante del cliente para que se pueda acceder a ella fácilmente para la creación de pedidos. Los CRM de primer nivel incluyen incluso automatización e IA que actualizan automáticamente los registros de las operaciones cuando se envía nueva información sobre el cliente por correo electrónico o por teléfono.
- Software de creación de pedidos y facturación: Crear y entregar pedidos no es el final del camino para los vendedores. Es importante que los productos se entreguen a tiempo, de acuerdo con las expectativas del cliente, y que la entrega del producto sea seguida rápidamente con facturas que sean fáciles de pagar para los clientes. Busque un software que automatice gran parte de este proceso para que su equipo financiero no tenga que perder el tiempo hilando facturas y procesando el pago.
- Pregunte a su equipo de finanzas para que le ayude
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