Conocí a un creador compulsivo de Record Types en Salesforce.
Y lo que terminó logrando, fue minar la Org con complejidad innecesaria y procesos confusos.
(Una herramienta mal utilizada puede volverse tu peor enemigo)
Porque sí…
Los Record Types funcionan. Pero no siempre son la mejor opción.
Hoy quiero mostrarte:
↳ Qué son los Record Types
↳ Qué son los Dynamic Forms
↳ Cuándo usar uno u otro (o ambos)
Empecemos 🙌
Qué son los Record Types?
Permiten definir distintos procesos, valores y layouts para un mismo objeto.
Ejemplo: Oportunidades B2B y B2C con campos y etapas diferentes.
Cuándo usarlos?
🧠 → Cuando hay procesos claramente diferenciados.
🧠 → Cuando distintos perfiles necesitan layouts únicos.
Qué son los Dynamic Forms?
Permiten mostrar u ocultar campos o secciones según condiciones específicas.
Ejemplo: Mostrar un campo solo si la Región = LATAM o si el Importe > $10,000
Cuándo usarlos?
🧠 → Cuando buscas una UI más dinámica.
🧠 → Cuando quieres evitar múltiples layouts.
🧠 → Cuando deseas simplificar sin perder personalización.
Y entonces… cuál usar?
👨💻 → Usa Record Types → para procesos de negocio diferentes.
👨💻 → Usa Dynamic Forms → para controlar visibilidad dinámica en un solo layout.
La mejor solución muchas veces es combinarlos.
Pero siempre con intención.
Nunca por costumbre.
Salesforce tiene muchas herramientas.
Saber cuándo y cómo usarlas, es lo que te convierte en experto.
Qué son los Record Types en Salesforce?
Los Record Types permiten definir diferentes procesos de negocio, valores específicos en listas de selección y layouts personalizados dentro de un mismo objeto en Salesforce. Dicho de otro modo, son la clave para adaptar Salesforce a diferentes flujos de trabajo y tipos de usuario.
Imagina que tu compañía maneja dos tipos distintos de oportunidades:
- Ventas corporativas (B2B)
- Ventas directas a consumidores (B2C)
Utilizando los Record Types para el objeto Oportunidad, puedes:
- Mostrar campos específicos según el tipo de venta.
- Personalizar valores en listas desplegables.
- Crear layouts de página específicos para cada equipo.
De esta forma, cada equipo tendrá la información relevante en el momento oportuno, aumentando la productividad y precisión en la gestión de datos.
Cuándo deberías utilizar Record Types?
Los Record Types son especialmente útiles en escenarios como:
- Distintos procesos de negocio claramente diferenciados, que requieren etapas particulares y específicas.
- Necesidades de personalización por perfiles de usuario, permitiendo que cada usuario trabaje con la información adecuada y relevante según su rol.
Por ejemplo, tu equipo de marketing podría necesitar visualizar campos diferentes que los del equipo de ventas al gestionar leads. Los Record Types permiten crear experiencias adaptadas para cada departamento.
Descubre los Dynamic Forms: Lleva la personalización al siguiente nivel
Los Dynamic Forms ofrecen una capacidad avanzada para personalizar la visualización y organización de campos y secciones en las páginas de registro.
En pocas palabras, permiten mostrar u ocultar información según condiciones específicas como:
- Valores ingresados en otros campos.
- Perfil del usuario que visualiza el registro.
- Tipo de registro seleccionado.
Con Dynamic Forms, puedes simplificar la interfaz de usuario y hacerla más intuitiva, evitando layouts complejos y repetitivos.
Ejemplo práctico con Dynamic Forms
Supongamos que deseas mostrar campos adicionales solo cuando una oportunidad supera un determinado monto, o si la región del cliente es específica.
Con Dynamic Forms, esta tarea se vuelve sencilla y eficiente, reduciendo significativamente el esfuerzo administrativo.
¿Cuándo deberías elegir Dynamic Forms?
Considera implementar Dynamic Forms cuando:
Necesites una personalización dinámica avanzada para campos y secciones en una página.
Quieras simplificar páginas mostrando solo información relevante según contexto.
Busques reducir el número de layouts necesarios para mantener una interfaz limpia y efectiva.
Diferencias clave entre Record Types y Dynamic Forms
Es esencial comprender cuándo usar cada herramienta para aprovechar su máximo potencial:
Usa Record Types cuando:
- Existan procesos de negocio distintos para un mismo objeto.
- Diferentes perfiles necesiten acceder a valores específicos de listas desplegables y layouts particulares.
Usa Dynamic Forms cuando:
- Quieras controlar dinámicamente la visibilidad de campos y secciones dentro del mismo layout.
- Busques mantener una interfaz sencilla y relevante, evitando la multiplicación de layouts innecesarios.
- Desees proporcionar una experiencia adaptativa según condiciones específicas.
Por lo tanto, los Record Types manejan diferencias en procesos de negocio, mientras que Dynamic Forms gestionan la personalización detallada de la interfaz.
Combinando Record Types y Dynamic Forms: La estrategia óptima
La combinación estratégica de estas herramientas maximiza la eficacia operativa y mejora la experiencia del usuario en Salesforce. Al hacerlo, las empresas pueden:
- Aumentar la precisión en la gestión de información.
- Mejorar la productividad del equipo al presentar solo datos relevantes.
- Ofrecer una experiencia altamente personalizada y orientada al contexto.
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Para empresas que buscan aún más eficiencia y personalización, soluciones como el ERP en la nube de EGA Futura ofrecen ventajas significativas.
Este software de gestión empresarial integrado proporciona:
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Además, al integrarse nativamente con Salesforce, permite centralizar todas las operaciones comerciales en una única plataforma robusta, escalable y segura.
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Con Salesforce y la solución integral de gestión de EGA Futura, tu empresa puede resolver desafíos comunes como:
Fragmentación de información empresarial.
Procesos ineficientes o redundantes.
Falta de visibilidad y control sobre la gestión comercial y operativa.
Estas plataformas transforman desafíos en oportunidades de crecimiento, productividad y competitividad.
Preguntas Frecuentes sobre Record Types y Dynamic Forms
Es posible cambiar un Record Type después de creado un registro?
Sí, Salesforce permite cambiar el tipo de registro, aunque dependiendo de la configuración, ciertos campos pueden cambiar.
Los Record Types afectan el acceso a los registros?
No directamente, pero sí pueden influir en la visibilidad de campos y layouts según el perfil de usuario.
Necesito habilidades técnicas avanzadas para usar Dynamic Forms?
No necesariamente. Salesforce ha simplificado significativamente el uso de Dynamic Forms mediante una interfaz amigable e intuitiva.
Qué pasa si combino Dynamic Forms y Record Types?
Obtienes una solución altamente flexible y eficiente, adaptada específicamente a las necesidades de tu negocio.
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