Salesforce cobra $3000 por año por 10 GB de almacenamiento adicional. Y pocos realmente entienden, cómo el almacenamiento funciona.
A medida que tu organización de Salesforce crece,
también lo hacen tus datos.
Analicemos los costos potenciales.
Costos oficiales de almacenamiento de Salesforce:
💰→ Almacenamiento de datos: $125 por mes por 500 MB
💰→ Almacenamiento de archivos: $41,5 por mes por 10 GB (4,15 $/GB)
Solo como referencia,
Tomemos Amazon S3 como una opción de almacenamiento alternativa:
💰→ Hasta 50 TB: $0,023 por GB por mes.
Ves la diferencia?
Salesforce cobra 180 veces más por la misma cantidad.
Seguro, tu empresa podría haber negociado un mejor precio…
Aún así,
probablemente sea mucho en comparación.
Estas son las opciones para lidiar con esto:
🧠→ Comprar almacenamiento extra.
🧠→ Planificar estratégicamente: asegúrate de que no se creen datos innecesarios, y limpia lo que ya está allí.
A continuación, veremos cómo manejar el hecho de alcanzar los límites 💥
Almacenamiento de datos (registros):
🏈 → Elimina los registros antiguos. Comienza con los datos que ya no necesitas (¿Es realmente necesario ese pedido «Cancelado» de hace 5 años?)
🏈 → Archiva los datos de forma externa: manten tu organización ágil, moviendo los datos a los que se accede con menos frecuencia fuera de la plataforma.
🏈 → Consolida con objetos de resumen: manten las capacidades de generación de informes mientras usas menos espacio.
🏈 → Define políticas de retención: ya sean personalizadas, o a través de una aplicación, configúralas, olvídate y deja que la automatización se encargue del resto.
🏈 → Controla el uso del almacenamiento: identifica qué objetos acaparan el almacenamiento, y optimiza los procesos relacionados.
🏈 → Considera mover los datos a un «Big Objects». Tiene limitaciones, pero no cuenta para ningún límite de almacenamiento.
Almacenamiento de archivos:
👨💻→ Almacena archivos grandes de forma externa, y vincúlalos con Salesforce.
👨💻→ Utiliza técnicas de compresión de archivos.
👨💻→ Hazlo con un proceso personalizado, o con herramientas de terceros.
Esto es clave:
Una gestión eficaz del almacenamiento no solo ahorra costos,
sino que también mejora el rendimiento del sistema,
y la experiencia del usuario.
Qué estrategias estás utilizando para administrar tu almacenamiento de Salesforce?
El reto del almacenamiento en Salesforce: mucho más que unos cuantos GB
Salesforce es una plataforma ampliamente reconocida por su flexibilidad y potencia. Sin embargo, cuando hablamos de almacenamiento, las sorpresas no siempre son agradables. Muchas empresas descubren, en pleno crecimiento, que alcanzar el límite de almacenamiento puede resultar costoso, e incluso caótico, si no han planificado con anticipación. Y es que, tal como destacabas en tu publicación, los costos oficiales de almacenamiento adicional en Salesforce pueden resultar muy elevados si los comparamos con otras soluciones del mercado, como Amazon S3.
Para ilustrarlo con números simples: se puede llegar a pagar alrededor de 3.000 dólares por año por tan solo 10 GB adicionales en Salesforce, mientras que en servicios de almacenamiento en la nube como Amazon S3, esos mismos 10 GB podrían costar apenas una fracción. Esta diferencia de precio (hasta 180 veces, según tu ejemplo) deja en claro la importancia de evaluar cuidadosamente las necesidades de almacenamiento, trazar un plan de crecimiento, y buscar alternativas que equilibren costos y rendimiento.
Sin embargo, quedarse con la simple comparación de precios entre Salesforce y otras plataformas sería superficial. La realidad es que Salesforce no es solo un espacio de almacenamiento: es un ecosistema que permite, entre otras ventajas, la gestión de clientes, la colaboración en equipo, la ejecución de procesos automatizados y una integración profunda con múltiples herramientas y aplicaciones. La cuestión es: ¿cómo combinamos todo esto de forma inteligente para no sobrepasar el presupuesto y mantener un alto rendimiento?
Una plataforma con dos grandes tipos de almacenamiento
Para quienes no estén familiarizados con los detalles, Salesforce maneja el almacenamiento en dos categorías principales:
Almacenamiento de datos (Data Storage)
Se refiere a los registros de la base de datos de Salesforce: objetos estándar y personalizados, como Cuentas, Contactos, Oportunidades, Casos, pedidos, etc. Si tienes miles o millones de registros de un determinado objeto, este espacio irá ocupándose gradualmente. Por defecto, Salesforce brinda una capacidad base (generalmente 10 GB o más, dependiendo de la edición y cantidad de usuarios), la cual podría quedarse corta más rápido de lo que imaginas si tu negocio registra mucha actividad o si no se limpia la información obsoleta.
Almacenamiento de archivos (File Storage)
Aquí entran en juego los archivos adjuntos, documentos, imágenes, PDF o cualquier contenido que se suba en registros a través de Salesforce. Este espacio suele ser bastante más generoso, pero si tu organización maneja grandes volúmenes de documentos, grabaciones de llamadas o contenido multimedia, se agotará tarde o temprano.
La diferencia de costo entre uno y otro es abismal: mientras que 500 MB adicionales de almacenamiento de datos rondan los 125 dólares al mes, en el caso de los archivos, 10 GB adicionales se pagan alrededor de 41,5 dólares mensuales. Aunque parezca mucho, sigue siendo más barato que el almacenamiento de datos, lo cual invita a un uso estratégico de cada tipo.
¿Por qué Salesforce cobra tanto por almacenamiento?
La discusión sobre los costos de Salesforce lleva años rondando en la comunidad de usuarios. Es fácil ver la lista de precios y alarmarse, pero debemos comprender que lo que Salesforce ofrece no es solo “espacio en la nube”. Dentro de su ecosistema, cada registro está estrechamente vinculado a múltiples funcionalidades, como automatizaciones (Flows, Process Builder, Apex), reportes, paneles y mecanismos de seguridad (perfiles, permisos, reglas de validación). Mantener todo esto funcionando a escala y con alta disponibilidad tiene su costo.
Aun así, es cierto que un sobreprecio por almacenamiento puede desequilibrar el ROI (retorno de inversión), sobre todo en organizaciones con grandes volúmenes de datos. Por ello, muchas empresas prefieren adoptar estrategias híbridas, en las que aprovechan las ventajas nativas de Salesforce para la gestión activa de clientes, mientras derivan o archivan información histórica hacia sistemas más económicos, como Amazon S3, Microsoft Azure o Google Cloud Storage.
Estrategias para afrontar el límite de almacenamiento de Salesforce
Para nadie es un secreto que comprar almacenamiento extra directamente a Salesforce es la vía más rápida, pero no siempre la más rentable. Antes de pagar facturas infladas, es fundamental que evalúes tus necesidades reales y explores caminos alternativos. Estas son algunas de las tácticas más utilizadas:
Eliminar registros antiguos o irrelevantes
Puede sonar obvio, pero muchas organizaciones conservan información histórica que no tiene un valor real para el negocio. Por ejemplo, ¿vale la pena mantener activos en la plataforma los pedidos “Cancelados” de hace 5 años? Realizar limpiezas periódicas de datos te ayudará a liberar espacio y a mantener una base de información más confiable y actualizada.
Archivar datos de forma externa
Mover los datos que no se consultan con frecuencia a un repositorio externo es una de las mejores prácticas para reducir costos de almacenamiento en Salesforce. Si bien tendrás que configurar integraciones para poder acceder a esa información, el ahorro a largo plazo puede ser muy significativo. Aquí es donde entran en juego soluciones como Amazon S3 u otros servicios de almacenamiento de bajo costo, además de aplicaciones en la AppExchange que facilitan la extracción y consulta de datos históricos.
Consolidación de información en objetos de resumen
En lugar de almacenar cada pequeño detalle, considera utilizar objetos de resumen que mantengan la información clave consolidada. Por ejemplo, en lugar de conservar cada línea de un pedido o cada transacción detallada, podrías generar un objeto con totales o promedios mensuales. De esta manera, mantienes la posibilidad de generar informes y paneles, pero evitas el exceso de registros que consumen espacio.
Definir políticas de retención
Para evitar que el almacenamiento se vuelva ingobernable, es crucial tener políticas de retención claras. Establece plazos de conservación para cada tipo de dato (e.g., 3 años para pedidos cancelados, 5 años para facturas pagadas, etc.). Luego, configura automatizaciones (ya sea con Flow, con Apex o con herramientas de terceros) que eliminen o archiven esos datos cuando cumplan su fecha de caducidad.
Monitorizar el uso de almacenamiento
Haz auditorías regulares para identificar qué objetos o qué tipos de archivos están acaparando la mayor parte del espacio. Salesforce ofrece informes de almacenamiento detallados dentro del menú de Configuración (Setup), y también hay aplicaciones especializadas que brindan paneles más completos. Conocer a fondo tu propia data es la clave para tomar decisiones inteligentes.
Utilizar Big Objects
Los Big Objects en Salesforce permiten almacenar grandes volúmenes de datos históricos sin consumir el almacenamiento tradicional de la plataforma. Tienen limitaciones en cuanto a la forma de consulta (no todos los informes y automatizaciones funcionan con Big Objects), pero pueden ser un gran aliado para ciertos escenarios donde se necesite conservar data histórica para auditorías o consultas esporádicas.
La problemática de los archivos adjuntos: cómo lidiar con ellos
Aunque el almacenamiento de archivos es más económico que el de datos en Salesforce, con el paso del tiempo también puede saturarse. Los documentos subidos a registros (por ejemplo, contratos, imágenes de productos, documentos legales, manuales, etc.) tienden a crecer en número y peso. Una vez que se alcance el límite, la productividad se ve afectada y, por ende, surge la necesidad de pagar más espacio o buscar soluciones paralelas.
Almacenar archivos de forma externa: Box, Dropbox, Google Drive, o Amazon S3 son opciones populares. Con una integración adecuada, puedes acceder a ellos desde los registros de Salesforce sin llenar el espacio interno.
Comprimir y optimizar: Para archivos en PDF o imágenes de gran tamaño, vale la pena comprimirlos antes de subirlos. Existen procesos automatizados y herramientas de terceros que pueden reducir el tamaño de los archivos para que ocupen menos espacio.
Políticas de retención para archivos: Del mismo modo que con los datos, define cuánto tiempo necesitas realmente almacenar ciertos documentos y establece procesos para eliminarlos o archivarlos cuando ya no sean necesarios.
¿Por qué vale la pena la planificación estratégica?
La gestión eficaz del almacenamiento en Salesforce no solo se traduce en un menor costo, sino también en un mejor rendimiento de la plataforma y en una experiencia más ágil para los usuarios. Piénsalo así: cuanto más datos y archivos se guardan en Salesforce, más complejos pueden volverse los reportes y consultas, y más probabilidades hay de que la plataforma sufra ralentizaciones al ejecutarlos.
Además, cuando la información está mejor organizada, los equipos de trabajo la encuentran más rápido, pueden confiar más en la precisión de los datos y, en última instancia, tomar decisiones empresariales mejor fundamentadas. Un sistema saturado o desordenado, por el contrario, conduce a la frustración, la confusión y, en muchos casos, a la duplicación de datos.
El costo de no hacer nada (o de hacerlo mal)
Si no se presta atención a la gestión de almacenamiento, el panorama puede volverse muy cuesta arriba. Las consecuencias van desde tener que negociar con Salesforce en medio de una urgencia (lo que suele ser menos ventajoso), hasta buscar soluciones temporales que añadan complejidad y costos posteriores. Por otro lado, el simple acto de pagar grandes sumas por almacenamiento adicional sin optimizar el uso resulta insostenible a largo plazo, sobre todo si la base de datos continúa creciendo exponencialmente.
En el peor de los casos, la saturación puede llevar a bloqueos temporales y restricciones en el uso de la plataforma, lo cual puede impactar en la operatividad diaria. De hecho, algunos administradores se encuentran con la sorpresa de que no pueden crear nuevos registros o cargar archivos adicionales porque se alcanzó el límite. En esos momentos, cada hora de inactividad puede significar pérdidas, mermas en la productividad y dolores de cabeza para el área de sistemas y negocio.
Opciones para contrarrestar el costo “premium”
Llegados a este punto, es normal preguntarse: “¿Realmente necesito todo en Salesforce?”. La respuesta depende del modelo de negocio, del nivel de integración requerido y de la frecuencia con la que se acceden a los datos históricos. Salesforce ofrece un ecosistema potentísimo para la gestión de clientes, pero eso no significa que toda la información deba residir permanentemente ahí.
Afortunadamente, hay múltiples caminos intermedios:
Contratar almacenamiento extra de manera puntual: Si por razones de cumplimiento legal o regulaciones de la industria necesitas mantener ciertos datos y archivos dentro de Salesforce, podría ser más eficiente negociar tarifas preferenciales con tu representante de Salesforce. Muchas empresas desconocen que pueden obtener descuentos por volumen o planes a medida.
Sacar partido a la AppExchange: Existen aplicaciones enfocadas en la optimización y limpieza de datos, como herramientas de deduplicación, archivado y backup. Algunas incluso automatizan todo el proceso, desde la detección de información irrelevante hasta su migración hacia repositorios externos.
Desarrollar un proceso personalizado: Si tu empresa cuenta con un equipo de desarrolladores o con un partner especializado, es posible crear soluciones a medida que detecten datos susceptibles de ser archivados, los muevan a un servicio externo (tipo Amazon S3), y dejen un enlace de referencia en Salesforce. Así te aseguras de mantener el acceso rápido a la información, sin consumir tanto espacio.
Reflexiones finales: ¿Qué estrategia es la adecuada para tu organización?
La respuesta depende en gran medida de la naturaleza de tu negocio, del volumen de datos que manejes y de tu presupuesto. Si tu empresa está creciendo rápidamente, quizás valga la pena trazar un plan de largo alcance que incluya la compra de más almacenamiento y la implementación de procesos de limpieza y archivado. Si por el contrario tu uso de datos y archivos es moderado, con algunas buenas prácticas podrías mantenerte dentro de los límites de tu paquete actual durante un buen tiempo.
Lo esencial es no subestimar el impacto del almacenamiento en la operación diaria y en el presupuesto. Si esperas a que tu org esté al borde de la saturación, perderás capacidad de maniobra y te verás obligado a aceptar condiciones que tal vez no sean las más beneficiosas para tu compañía.
En resumidas cuentas, Salesforce puede parecer costoso en materia de almacenamiento, especialmente si se compara con servicios genéricos como Amazon S3. Sin embargo, el costo extra puede justificarse si se aprovechan al máximo las funcionalidades nativas de la plataforma para impulsar la productividad y el crecimiento de la empresa. La clave está en combinar la fortaleza operativa de Salesforce con un plan de administración de datos y archivos sólido, que mantenga bajo control tanto el presupuesto como la complejidad del sistema.
¿Qué estrategias estás utilizando tú para administrar tu almacenamiento de Salesforce? Sea cual sea la respuesta, recuerda que la planificación anticipada y la adopción de buenas prácticas (limpieza de datos, archivado, consolidación y retención adecuada) son los pilares para mantener una organización ágil, económica y enfocada en lo que verdaderamente importa: ¡hacer crecer tu negocio con la confianza de que tus datos estarán siempre bajo control!
