Desde un punto de vista monetario, es gratis hasta 500 campos por objeto en una edición Enterprise.
Y en ediciones más altas, este límite puede extenderse hasta 800 campos.
Pero ese no es el verdadero costo.
El verdadero costo de agregar muchos campos a un objeto:
- Es el que pagan los usuarios al tener una herramienta mas compleja, y
- Es el costo que pagan los administradores y developers al tener que lidiar con mas cosas.
Es por eso que Salesforce pone dos herramientas maravillosas como los Record Types y Dynamics Forms.
En la clase anterior en vivo que dimos sobre Salesforce, hablamos de Dynamics Forms, y en la clase de este jueves, te vamos a enseñar a dominar Record Types.
Las inscripciones están abiertas, y el momento para registrarte es ahora: https://www.EGAFutura.com/salesforce
El costo oculto de agregar demasiados campos a un objeto en Salesforce
Cuando trabajamos en Salesforce, es fácil caer en la tentación de agregar más y más campos a un objeto para capturar todos los datos posibles.
Desde un punto de vista monetario, Salesforce Enterprise Edition permite hasta 500 campos por objeto de forma gratuita, y en ediciones superiores, este límite puede extenderse hasta 800 campos. Pero el verdadero costo de agregar demasiados campos no es el que se mide en dólares, sino el que impacta directamente en la eficiencia y la usabilidad del sistema.
El verdadero costo de los campos excesivos
Si bien puede parecer conveniente agregar múltiples campos para almacenar información detallada, esta práctica tiene consecuencias que afectan tanto a los usuarios como a los administradores del sistema.
1. Mayor complejidad para los usuarios finales
Demasiados campos hacen que la experiencia del usuario sea más confusa.
Se vuelve más difícil encontrar la información clave entre un mar de datos.
La carga visual y cognitiva aumenta, reduciendo la productividad.
2. Más trabajo para administradores y desarrolladores
Los administradores deben gestionar permisos y configuraciones adicionales.
Se complica la creación de informes, paneles y automatizaciones.
Los desarrolladores enfrentan desafíos adicionales al trabajar con objetos sobrecargados.
Salesforce ofrece soluciones inteligentes
Para evitar caer en esta trampa, Salesforce ofrece dos herramientas clave que permiten reducir la cantidad de campos visibles sin perder información clave: Record Types y Dynamic Forms.
¿Qué son los Record Types?
Los Record Types permiten definir diferentes conjuntos de valores y layouts de página para distintos tipos de registros dentro de un mismo objeto. Son especialmente útiles cuando:
- Un mismo objeto es utilizado por múltiples departamentos dentro de la empresa.
- Se necesita mostrar campos diferentes según el tipo de registro.
- Se quiere personalizar picklists y valores predeterminados para distintos casos de uso.
Por ejemplo, en un objeto Oportunidades, podrías tener:
- Un Record Type para ventas B2B, con campos específicos de contratos y negociaciones.
- Un Record Type para ventas B2C, con campos enfocados en consumidores individuales.
De esta manera, en lugar de agregar más campos, simplemente personalizamos la experiencia según la necesidad del usuario.
¿Cómo ayudan los Dynamic Forms?
Los Dynamic Forms permiten mostrar u ocultar campos de forma dinámica según la información ingresada en el registro. Esto mejora la experiencia del usuario al:
- Reducir la cantidad de campos visibles en pantalla.
- Mostrar solo los datos relevantes según el contexto.
- Mejorar la velocidad de carga y optimizar la interfaz.
Si un usuario está llenando un formulario y selecciona «Cliente Corporativo», con Dynamic Forms puede mostrarse una sección específica para empresas. Si elige «Cliente Individual», la interfaz puede adaptarse automáticamente.
¿Cómo mejorar la gestión de datos en tu empresa?
Para mantener un Salesforce eficiente, es fundamental adoptar un enfoque estratégico en la gestión de objetos y campos. Aquí te dejamos algunos consejos clave:
1. Evalúa antes de crear un campo nuevo
Antes de agregar un nuevo campo en Salesforce, pregúntate:
- ¿Realmente necesitamos este campo?
- ¿Podemos aprovechar un campo existente?
- ¿Podemos utilizar Record Types o Dynamic Forms para evitarlo?
2. Implementa un ERP en la nube para centralizar información
Un ERP en la nube como el de EGA Futura ayuda a gestionar datos de manera estructurada, reduciendo la necesidad de sobrecargar objetos en Salesforce. Al integrar un sistema de gestión empresarial con Salesforce, se logra:
- Unificar la información sin saturar la plataforma.
- Reducir la cantidad de campos innecesarios.
- Optimizar la experiencia del usuario.
Puedes conocer más sobre la integración de Salesforce con ERP aquí: EGA Futura ERP en la nube.
3. Capacítate en Record Types y Dynamic Forms
En nuestra última clase en vivo, hablamos de Dynamic Forms y cómo pueden ayudarte a mejorar la usabilidad de Salesforce.
Esta semana, profundizaremos en Record Types, para que puedas dominar esta herramienta y diseñar un sistema más eficiente.
Las inscripciones están abiertas, y el momento para registrarte es ahora: Aprende más sobre Salesforce.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos campos puedo tener en un objeto en Salesforce?
En Salesforce Enterprise Edition, el límite es de 500 campos por objeto. En ediciones superiores, este límite puede extenderse hasta 800.
¿Cuáles son los problemas de tener demasiados campos en un objeto?
Demasiados campos generan interfaces desordenadas, complican la creación de informes y aumentan la complejidad administrativa.
¿Cómo los Record Types pueden ayudar a reducir la cantidad de campos visibles?
Permiten personalizar los layouts y valores de picklists según el tipo de registro, evitando la necesidad de crear campos adicionales.
¿Qué diferencia hay entre Record Types y Dynamic Forms?
Los Record Types agrupan registros en categorías con layouts personalizados, mientras que los Dynamic Forms permiten mostrar u ocultar campos dinámicamente según la información ingresada.
¿Cómo puedo aprender más sobre Salesforce y la optimización de objetos?
Puedes participar en nuestras clases en vivo sobre Salesforce, donde enseñamos a utilizar herramientas como Record Types y Dynamic Forms. Inscríbete aquí: Capacitación en Salesforce.