Clase de Salesforce » Introducción a las Automatizaciones 🧠

Automatizar Salesforce es casi infinito, pero es muy fácil equivocarse.

La cantidad de herramientas que se pueden utilizar, para crear automatizaciones es grande:

Workflow Rules ⚠️
Process Builder ⚠️
Record-Triggered Flows ✅
Scheduled-Triggered Flows ✅

Vamos por partes.

Workflow Rules y Process Builder

↳ Fueron las primeras herramientas de automatización en Salesforce.

↳ Pero hoy… son parte del pasado.

🙌 → Workflow Rules → muy limitadas.

🙌 → Process Builder → un poco más flexibles.

🙌 → Interfaz poco intuitiva.

(No deberías seguir usándolas en nuevos proyectos)

Salesforce ya ofrece una herramienta para migrar tus automatizaciones = Migrate to Flow.

↳ Pero aún así requiere muchos ajustes manuales.

Ahora lo importante:

Flows = el futuro de la automatización en Salesforce

Record-Triggered Flows

↳ Se ejecutan cuando un registro se crea, actualiza o elimina.

↳ Acción directa del usuario.

↳ Ese usuario queda registrado como autor del cambio.

Scheduled-Triggered Flows

↳ Ejecutan de forma programada, sin intervención humana.

↳ Requieren configurar un usuario por defecto.

↳ Setup → Process Automation Settings.

(Pro tip: usa un usuario ficticio, con perfil Admin)

Y los Schedule Paths?

↳ Son caminos diferidos dentro de los Record-Triggered Flows.

↳ Ejemplo: “3 días después del trigger…”

↳ Pero tienen limitaciones → menos recomendables que los Scheduled Flows si necesitas lógica compleja.

Tu empresa aún usa Process Builder? = Toca migrar.

🙌 → Crea un plan estructurado

🙌 → Evalúa recursos internos

🙌 → Busca apoyo externo si es necesario

Después de 2026 → no se garantiza que puedas editar esos procesos.

Buenas prácticas

🧠 → Usa un usuario genérico para automatizaciones programadas.

🧠 → Nunca uses cuentas personales de empleados o consultoras.

El futuro de la automatización en Salesforce: Flows como estándar y las claves para migrar correctamente

Automatizar procesos en Salesforce es una de las formas más poderosas de escalar operaciones, ahorrar tiempo y reducir errores.

Pero también es un terreno en el que es muy fácil cometer equivocaciones.

Con tantas herramientas disponibles para crear automatizaciones, elegir la adecuada puede resultar confuso.

Por eso, en este artículo te ayudamos a entender cuál es el camino correcto y por qué es fundamental abandonar herramientas obsoletas y adoptar Flow, el futuro de la automatización en Salesforce.

Automatización en Salesforce: El ecosistema completo

Salesforce ha evolucionado a lo largo de los años, ofreciendo distintas herramientas de automatización:

Workflow Rules ⚠️

Process Builder ⚠️

Record-Triggered Flows ✅

Scheduled-Triggered Flows ✅

Aunque todas siguen funcionando, no todas deberían usarse.

Workflow Rules y Process Builder: Una etapa que ya pasó

Ambas fueron herramientas pioneras. Workflow Rules permitió automatizar tareas básicas como envío de correos o actualización de campos. Process Builder fue un paso adelante, permitiendo más lógica y acciones encadenadas.

Sin embargo, hoy su uso está desaconsejado.

Interfaz poco intuitiva
Limitaciones estructurales
Difícil de mantener y escalar

La propia Salesforce ha anunciado que dejará de ofrecer soporte para edición de procesos creados en estas herramientas después de 2026.

Migrate to Flow: Un recurso clave, pero no automágico

Salesforce ofrece una herramienta para facilitar la transición: Migrate to Flow.

Permite convertir Workflow Rules y Process Builders a Flows.

Es una base inicial, pero requiere revisión manual.

Muchas veces hay que rediseñar la lógica para aprovechar bien la nueva arquitectura.

Por eso, es clave crear un plan de migración ordenado y estructurado.

Flows: La nueva generación de automatizaciones

Flow Builder es la herramienta moderna de Salesforce para automatizar procesos con mayor control, escalabilidad y eficiencia.

Existen distintos tipos de Flow, pero los más relevantes son:

Record-Triggered Flows

Se ejecutan cuando se crea, actualiza o elimina un registro.
La acción es disparada por el usuario.
El autor del cambio queda registrado como el usuario que ejecutó la acción.

Este tipo de Flow es ideal para escenarios como:

Crear tareas automáticas al cerrar oportunidades.
Validar condiciones al actualizar registros.
Generar comunicaciones automáticas tras cambios en el sistema.

Scheduled-Triggered Flows

Se ejecutan de forma programada, sin intervención humana.
Pueden correr todos los días, semanas o en fechas específicas.
Requieren definir un usuario por defecto.

Recomendación: Usa un usuario genérico ficticio con permisos de Admin. Nunca utilices cuentas personales de empleados o consultores.

Este tipo de Flow es excelente para:

Recordatorios automáticos.
Procesos nocturnos de limpieza o consolidación de datos.
Tareas recurrentes basadas en reglas de negocio.

Schedule Paths: Cuándo sí y cuándo no usarlos

Dentro de los Record-Triggered Flows, puedes configurar Schedule Paths.

Permiten ejecutar una acción diferida, por ejemplo, «3 días después de que se cree un registro».
Son útiles para automatizaciones simples con una lógica diferida.
Pero no reemplazan a los Scheduled Flows cuando la lógica es compleja o requiere alta personalización.

Planificando la migración: Pasos recomendados

Migrar tus automatizaciones antiguas no es opcional: es una necesidad estratégica.

Auditoría inicial:

Identifica todos los Workflow Rules y Process Builders activos.
Clasifícalos por complejidad e impacto.

Diseña un roadmap:

Define prioridades y secuencia de migración.
Asígnales responsables.

Evalúa recursos internos:

Considera la carga de trabajo y experiencia del equipo.

Busca apoyo externo si es necesario:

Si no cuentas con experiencia interna, busca partners especializados en Salesforce.

Testea y documenta:

Cada Flow debe probarse exhaustivamente.
Documenta lo que hace, cuándo corre y con qué lógica.

Capacita al equipo:

Asegúrate de que el equipo pueda mantener y mejorar los Flows a futuro.

Buenas prácticas de automatización con Flow

Estas recomendaciones te ayudarán a crear Flows escalables y sostenibles:

Crea Flows modulares, evitando lógicas gigantescas.
Nombra cada elemento de forma clara y coherente.
Evita lógica duplicada: Usa sub-flows para reutilizar componentes.
Incluye notas y comentarios en los elementos críticos.
Aprovecha la herramienta de depuración para testear.

El valor de automatizar bien

Automatizar de manera inteligente no solo reduce errores y ahorra tiempo: cambia el nivel de profesionalismo de una organización.

Cuando una empresa automatiza con Flows bien diseñados:

Mejora la experiencia del cliente.
Reduce la dependencia de tareas manuales.
Agiliza la toma de decisiones.
Gana trazabilidad sobre los procesos.

Y si además integra esa automatización con un ERP en la nube como el de EGA Futura, el salto de eficiencia es exponencial.

Por qué es clave integrar Flows con tu software de gestión

Cuando Flows y tu sistema ERP trabajan de forma integrada:

Los datos se sincronizan en tiempo real.

Las reglas de negocio se aplican de forma consistente.

Se automatizan procesos comerciales, operativos y financieros.

Empresas que adoptan la solución ERP nativa para Salesforce, como la que ofrece EGA Futura, logran unificar procesos de ventas, inventario, logística y finanzas sin salir del ecosistema Salesforce.

Y esto permite que las automatizaciones trabajen de punta a punta en toda la organización.

Recursos adicionales y ayuda

Para avanzar en esta transformación, te recomendamos:

Explorar los precios y funcionalidades del ERP de EGA Futura en la nube.

Consultar el glosario técnico y de procesos para profundizar en términos clave.

Acceder a tutoriales para aprender paso a paso en nuestra sección de soporte.

¿Qué herramientas de automatización dejarán de tener soporte en Salesforce?

Salesforce dejará de garantizar soporte para la edición de Workflow Rules y Process Builder después de 2026.

¿Puedo usar Schedule Paths para todo tipo de automatizaciones diferidas?

No. Schedule Paths son útiles para casos simples, pero Scheduled Flows son más recomendables cuando hay lógica compleja o reglas personalizadas.

¿Qué es un usuario por defecto en Scheduled Flows?

Es el usuario que Salesforce asigna como «autor» de las acciones del Flow. Debe ser un usuario con permisos adecuados y no debería ser una cuenta personal.

¿Qué beneficios obtengo al integrar Flows con un ERP?

Obtienes automatización transversal de procesos, mejor trazabilidad, y consistencia de datos entre las distintas áreas de tu empresa.

¿Cómo puedo empezar a migrar mis automatizaciones a Flow?

Audita tus procesos actuales, prioriza los que deben migrarse, usa Migrate to Flow como punto de partida, y prueba exhaustivamente cada nueva automatización.

¿Es necesario capacitar a mi equipo para usar Flow?

Sí. Aunque la interfaz es amigable, el diseño de Flows requiere entender lógicas de negocio y buenas prácticas técnicas.

Transcripcion del Video

Juan Manuel Garrido (00:00.782)
Victor, tengo una pregunta crítica que te quiero hacer.

Victor Dominguez (00:06.366)
también.

Juan Manuel Garrido (00:07.468)
¿Te gustan las ensaladas?

Victor Dominguez (00:09.936)
Me gusta, la verdad que sí, si a una persona le gusta comer sano.

Juan Manuel Garrido (00:13.166)
Ok, bien y a Salesforce en algunos casos también le gusta que todos comamos sano y por eso nos armó una hermosa ensalada entre Word for Rules, Process Builder, Record Trigger Flow y Schedule Trigger Flow y necesitaría que me ayudes a poner un poco de claridad en todas estas herramientas y entender cuándo puedo usar una y cuándo puedo usar otra. Por favor.

Victor Dominguez (00:41.202)
Sí, bueno, tengo que reconocerte que aunque me gustan mucho las ensaladas, en este caso lo que más me gusta son los flows porque todo lo que tenga que ver con process builders y workflow rules es algo ya del pasado. Juan, déjame decirte que fueron las primeras herramientas de automatización que empezó a lanzar Salesforce. Process Builder ya era algo un poco más sofisticado en comparación a las workflow rules y un poco más flexibles. Sin embargo, la interfaz no era la más intuitiva.

Juan Manuel Garrido (00:54.189)
Ok.

Victor Dominguez (01:10.246)
había algunas limitaciones. Por ejemplo, si querías ejecutar una automatización al eliminar un registro, Process Builder no te permitía hacerlo. Entonces, en esta bonita ensalada que tenemos, Salesforce decidió lanzar Flows, que para mí es un producto mucho más sofisticado, pero también mucho más intuitivo para el usuario. Y en este caso, dentro de los Flows, tenemos varios tipos de Flows. Como has mencionado, tenemos los Record Trigger Flows, tenemos los Screen Flows. Hay más tipos de Flows. Quizás podemos hacer un vídeo en más detalle.

para hablar de los distintos tipos de flows, pero este caso, Juan, ¿sabes bien la diferencia entre un record trigger flow y un scheduled trigger flow?

Juan Manuel Garrido (01:47.15)
pues sí.

Victor Dominguez (01:48.604)
Mira, muy sencillo, en un Record Trigger Flow al final necesitamos la interacción del usuario, necesitamos que haya algún cambio en el registro, mientras que en un Schedule Trigger Flow podemos programar que se ejecuten una serie de acciones. ¿Entiendes la diferencia?

Juan Manuel Garrido (01:53.899)
Ok.

Juan Manuel Garrido (02:04.628)
entiendo la diferencia y entonces la lógica me dice que un record trigger flow se podría disparar cuando un registro es creado, modificado o eliminado, ¿verdad? Ok, ahora

Victor Dominguez (02:21.252)
Efectivamente, así es. Muy bien.

Juan Manuel Garrido (02:27.402)
pregunta que sumamente va a llamarle la atención a más de una persona que está mirando este vídeo en este momento. Si ese flow que se dispara en base a una acción que ocurre en el registro, si ese flow modifica un campo en el

campo que tiene Salesforce que indica el usuario fecha y hora de la modificación que va a aparecer ahí ¿se entiende lo que estoy preguntando?

Victor Dominguez (03:00.41)
No, no entendí bien la pregunta.

Juan Manuel Garrido (03:02.546)
OK. Mi esposa me dice lo mismo con un montón de cosas que yo le pregunto, así que es una característica mía. Sí. Un usuario está haciendo una modificación y como resultado de esa modificación se dispara un record trigger flow que completa un valor en otro campo.

Victor Dominguez (03:25.054)
Entiendo. En ese caso, al ser el usuario quien inició la acción, el usuario es el culpable de realizar de check-tone y por tanto el nombre es el va figurar, el del usuario.

Juan Manuel Garrido (03:35.744)
culpable. Exacto. Y la misma pregunta te voy a hacer para un schedule trigger flow, porque un schedule trigger flow, ¿con qué condición se ejecuta?

Victor Dominguez (03:47.866)
Mira, esto es muy, muy buena pregunta. Y en este caso, siempre que hablamos de los schedule trigger flows, digamos que un paso previo es configurar a un usuario predeterminado para ejecutar este tipo de automatizaciones. Ese usuario se configura aquí. Si vamos a setup y ponemos aquí process automation settings.

Juan Manuel Garrido (04:00.874)
Ahí está. ¿Y de dónde lo configuramos?

Juan Manuel Garrido (04:10.04)
Sí.

Victor Dominguez (04:11.482)
Es aquí donde seleccionamos quién va a ser el Default workflow user. Este es el usuario que se está teniendo en cuenta para estas acciones programadas. Te les quedo un triggerflop.

Juan Manuel Garrido (04:20.808)
OK. Víctor, todos sabemos la gran experiencia que estás teniendo con un montón de empresas con las cuales estás agregando una cantidad descomunal de valor y de soluciones. Entonces, te quiero preguntar sobre la vida real. ¿Cuál es la mejor práctica para setear ese usuario?

Victor Dominguez (04:37.918)
jajaja

Victor Dominguez (04:43.87)
Sí, mira, en este caso, yo lo que recomiendo siempre, un poco en base a mi experiencia, es tener un usuario que no sea un usuario real. Podríamos decir que es un usuario administrativo ficticio. El mismo usuario, por ejemplo, que podemos utilizar para las integraciones, podría ser ese mismo usuario, pero al final un usuario que sea más genérico, que no sea, como en este caso, una persona concreta que utiliza el sistema en el día a día. Esa es la mejor práctica. Y que tenga a ser posible pocas limitaciones en cuanto a lo que pueda hacer.

sea posible que tenga el perfil de administrador del sistema.

Juan Manuel Garrido (05:16.782)
Claro, claro. De hecho, de hecho, una de las cosas que hacemos con los clientes de mi empresa es no solamente creamos un usuario con el perfil de System Administrator para ese en particular y nos quitamos de encima los problemas de qué ocurre si el administrador renuncia o se va o es de una consultora y luego la empresa termina su contrato con la consultora y cambia a otra.

Eso nos da un blindaje de que si hay algún cambio en los recursos humanos, nada de esto va a cambiar. Sino que lo mismo hacemos con determinadas integraciones críticas. Si hay que integrar Salesforce con SAP y hay un usuario en el medio, no vamos a querer que sea un ser humano que se pueda suspender esa cuenta, por ejemplo.

Victor Dominguez (06:12.424)
Eso es muy buen punto, Juan. Y volviendo un poco al tema de la diferencia entre los Schedule Trigger Flows y los Record Trigger Flows, hay dos cosas más que me gustaría mencionar. La primera es, ¿cuándo utilizar uno y cuándo utilizar el otro? Porque dentro de los Record Trigger Flows, si nos fijamos, tengo aquí un ejemplo de Flow, vemos que los Record Trigger Flows nos permiten ejecutar acciones de forma inmediata, pero también nos permite programar acciones. Si te fijas aquí. Mira.

Juan Manuel Garrido (06:40.118)
¿Cómo es eso? ¿Cómo es eso?

Victor Dominguez (06:41.79)
Si le doy click aquí a Haces schedule paths, aquí lo que se nos va a generar es otro camino independiente de las acciones que ocurren de forma inmediata. Podemos seleccionar cuándo queremos que ocurra esto. Pues, por ejemplo, tres días después de que se ejecute el flow, por ejemplo. Es decir, al momento en que el usuario interactúa con el registro y se ejecuta este recorrido del flow, tres días más tarde que ocurran otra serie de acciones. Sin embargo,

no se comporta exactamente igual que un Schedule Trigger Flow. Podemos hacer un vídeo aparte para ver un poco las diferencias. Simplemente deciros que esto tiene ciertas limitaciones y por tanto, base a esas limitaciones que ya comentaremos en otro vídeo, la opción de Schedule Trigger Flow puede ser mejor. Y de hecho, una de las claves aquí es que es mucho más fácil de hacer pruebas y de testear un Schedule Trigger Flow, es más fácil de hacer debug que un Schedule Path porque tiene sus limitaciones, insisto.

Eso es una de las cosas que quería comentar, Juan. Y lo último que quiero comentar, ya para finalizar este vídeo, hemos empezado hablando de la famosa ensalada de automatizaciones que tiene Salesforce. Algo que quiero dejar muy claro y quiero insistir es que la única práctica posible a día de hoy es utilizar flows. Nada de utilizar process builder, nada de utilizar workflow rules, porque son herramientas que Salesforce va a descontinuar. Por tanto, Salesforce está haciendo mucho énfasis en que utilicemos los flows.

Juan Manuel Garrido (08:05.678)
Víctor, última pregunta antes de finalizar con este video. ¿Qué pasa si hay? Y te voy a dar un escenario. Una empresa que está en 4 países con 800 usuarios y con una inversión de 200,000 dólares en donde crearon trillones de automatizaciones con Process Builder. ¿Qué les va a pasar a esas empresas?

Victor Dominguez (08:33.904)
Mira, Salesforce ya está haciendo mucho énfasis en que hay que hacer una migración de todos estos procesos a flows. Salesforce ha lanzado una herramienta que nos facilita esta migración que podemos encontrar aquí en el setup. Si ponemos migrate, seguramente nos va aparecer. Migrate to flow. Déjame decirte, aprovecho, Juan, para mencionar que esta herramienta no es perfecta. Esta herramienta nos puede dar…

una base sólida sobre la que trabajar, pero siempre, en mi experiencia, el 100 % de los casos, siempre hay que hacer ajustes a estos flows. Entonces, ¿qué tiene que hacer una empresa así? Esa empresa tiene que trazar un plan, Ver si tiene los recursos internos para migrar estas automatizaciones a flows y si no lo tiene, pedir ayuda. Nosotros ofrecemos este servicio, así que desde luego nos pueden contactar y estaremos encantados de ayudarles, pero es algo que tienen que poner en marcha antes de que acabe el año.

porque Celsius va a descontinuar esta herramienta a finales de 2025.

Juan Manuel Garrido (09:35.15)
Eso es un gran alerta. Eso significa que si una empresa tiene un proceso crítico con Process Builder en 2026, no podría modificarlo.

Victor Dominguez (09:50.654)
es posible que a partir de entonces no puedas modificar, no estoy muy claro todavía qué va a suceder, creo que Salesforce no se ha pronunciado acerca de si vas a poder editar esas automatizaciones que ya tienes o si no, si se va a bloquear por completo y no vas a poder hacerlo. Por eso nosotros siempre insistimos en nuestros clientes que es mejor empezar ya, estamos ahora mismo en febrero, creo que es el mejor momento porque sobre todo empresas que tengan muchísimas automatizaciones, cuanto antes se empiece mucho mejor porque esto de las automatizaciones es algo complejo.

hay que hacer muchas pruebas y tenemos que asegurarnos de que la migración se ha realizado correctamente.

Juan Manuel Garrido (10:24.726)
Víctor, este es un placer para mí y somos Víctor y Juan Manuel y te invitamos a que veas nuestro próximo vídeo.

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Desde EGA Futura ayudamos a empresas usando Salesforce