Aquí va una solución simple (pero potente).
Hablamos con Víctor sobre un problema común:
👨💻 → Registros mal ingresados.
👨💻 → Campos críticos incompletos.
👨💻 → Información irrelevante o directamente falsa.
Cómo lo solucionamos?
Validación de datos.
Sí, esas reglas que muchos ignoran… pero que cambian todo.
Por ejemplo:
🤖 → Documento Nacional de Identidad → Obligatorio?
🤖 → Formato correcto de email → Verificado?
🤖 → Campos clave → Validados antes de guardar?
Una validación bien hecha evita que la base de datos se llene de basura.
Pero ojo.
Una mala configuración puede romper tus Flows o tu código Apex.
La clave: equilibrio.
Y aquí es donde la tecnología moderna entra al rescate:
↳ Fórmulas generadas por IA
↳ Sugerencias de validaciones personalizadas
↳ Verificación de nombres de campo y API
(No es magia, pero sí un buen punto de partida)
El resultado?
↳ Menos errores
↳ Más eficiencia operativa
↳ Mejores decisiones de negocio
La validación de datos en Salesforce ya no es opcional.
Es esencial si quieres mantener la integridad de tu información y escalar sin caos.
Qué son los “datos basura” y por qué son un problema real
No se trata solo de errores de tipeo.
Los datos basura pueden tomar muchas formas:
- Registros duplicados.
- Campos obligatorios vacíos.
- Formatos incorrectos de email o teléfono.
- Información inventada solo para avanzar un proceso.
Campos llenos de emojis, símbolos extraños o frases sin sentido.
Y aunque puedan parecer inofensivos, estos errores impactan directamente en la productividad, el reporting y las decisiones estratégicas.
Una base de datos con información basura es como construir un edificio sobre cimientos de barro.
Tres errores comunes que generan datos basura
Durante la conversación con Víctor, detectamos tres grandes fuentes de errores:
1. Registros mal ingresados
Cuando los usuarios no tienen controles ni reglas claras, ingresan lo que quieren o lo que pueden.
Un ejemplo típico: crear cuentas sin nombre comercial o contactos sin correo electrónico.
2. Campos críticos incompletos
Hay campos que, aunque no sean técnicamente obligatorios, son vitales para el negocio: como el DNI, la zona geográfica, o el tipo de cliente.
Sin estos datos, los Flows, reportes o automatizaciones no funcionan como deberían.
3. Información irrelevante o directamente falsa
Para avanzar más rápido, algunas personas ingresan datos falsos o irrelevantes: por ejemplo, “aaaaaaa” como nombre, o un teléfono de 8 ceros.
La presión por completar formularios sin fricción muchas veces termina contaminando el sistema.
La solución: validaciones de datos bien pensadas
¿Hay una solución simple? Sí. Se llama validación de datos.
Y aunque muchos la subestiman, una buena estrategia de validación puede ser la barrera más poderosa contra la entrada de basura digital.
Las validaciones no son más que reglas lógicas que aseguran que un campo esté completo, en el formato correcto y tenga sentido dentro del contexto del negocio.
Pero hay un matiz: mal configuradas, las validaciones pueden romper Flows, código Apex y generar frustración.
Por eso, lo más importante no es sólo validar, sino lograr equilibrio entre control y flexibilidad.
Ejemplos simples (pero potentes) de validaciones
Veamos algunos casos de uso típicos:
Documento Nacional de Identidad obligatorio si el cliente es persona física.
Formato de email verificado antes de guardar un lead o contacto.
El campo “tipo de empresa” no puede quedar vacío si estamos en una oportunidad de venta.
Estas reglas no requieren IA, ni código complejo. Son validaciones estándar de Salesforce, con fórmulas sencillas y lógica de negocio.
El poder de la IA en las validaciones modernas
Aquí es donde la tecnología actual entra en juego.
Hoy, con inteligencia artificial, puedes:
- Generar fórmulas automáticas para validaciones más complejas.
- Obtener sugerencias inteligentes sobre qué campos deberías validar según el tipo de objeto o industria.
- Detectar nombres de campo y API mal utilizados, para evitar errores técnicos.
No es magia. Pero sí una herramienta poderosa para quienes buscan mantener la integridad de sus datos sin frenar la operación.
Qué beneficios concretos genera una buena validación de datos
¿Vale la pena invertir tiempo en configurar validaciones? Definitivamente.
Estos son algunos de los resultados que se ven en empresas que implementan esta estrategia:
- Menos errores operativos
- Mejor calidad de reportes
- Mayor confianza del equipo en los datos
- Automatizaciones que funcionan bien
- Mejores decisiones de negocio
Y lo más importante: menos tiempo perdido corrigiendo errores después.
Cómo implementar una estrategia de validación efectiva
Aquí te comparto una mini guía paso a paso:
Paso 1: Identifica los campos críticos
Haz una lista de los campos más importantes para tu negocio. Por ejemplo:
- Nombre legal
- Número de identificación fiscal
- Canal de origen
- Región
Paso 2: Define reglas claras y lógicas
No te limites a “obligatorio o no”. Pensá en lógica de negocio.
Por ejemplo:
- “Si el tipo de cliente es empresa, el CUIT debe completarse”
- “Si la oportunidad es mayor a $10.000, el campo ‘decisor’ no puede estar vacío”
Paso 3: Usa herramientas nativas de Salesforce
Salesforce te ofrece múltiples formas de validar datos:
- Reglas de validación
- Fórmulas
- Lightning Flows
- Componentes de pantalla en Flows con validaciones inline
Y si usás EGA Futura en Salesforce, podés aprovechar los componentes ya preconfigurados para ayudarte con esto de forma más ágil.
Validaciones sí, pero sin romper todo
Una validación mal configurada puede:
- Bloquear procesos de negocio.
- Romper Flows.
- Generar errores de Apex.
- Frustrar a los usuarios.
Por eso, cada validación debe ser probada exhaustivamente en sandbox antes de ir a producción.
El truco está en encontrar el balance justo entre:
Control de calidad de los datos.
Facilidad operativa para el equipo de ventas, soporte o marketing.
Qué rol juega un buen ERP en la integridad de los datos
La validación no se trata solo de Salesforce.
Si tu empresa utiliza un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, como el ERP de EGA Futura, la validación se vuelve aún más importante.
¿Por qué?
Porque esos datos fluyen entre múltiples sistemas.
Si ingresás mal un dato en Salesforce, ese error puede replicarse en tu sistema de facturación, tu contabilidad, o tu inventario.
👉 La solución ERP de EGA Futura para Salesforce tiene validaciones inteligentes ya integradas, y puede conectarse con Flows de validación personalizados.
Eso significa menos errores de ingreso, más sincronización de información y decisiones más acertadas.
Además, como el ERP de EGA Futura está 100% en la nube, podés validar desde cualquier lugar, con reglas adaptables según el contexto de uso.
Cómo puede ayudarte EGA Futura en este proceso
En EGA Futura acompañamos a las empresas que quieren evitar que su base de datos se convierta en un pantano de errores.
¿Cómo lo hacemos?
Con herramientas low-code y no-code que permiten implementar validaciones sin necesidad de programación avanzada.
Con documentación y tutoriales fáciles de seguir.
Y con soporte experto para quienes necesitan configurar validaciones avanzadas entre múltiples objetos, Flows o integraciones.
Además, nuestro software de gestión empresarial incluye validaciones estándar que podés activar con un clic, ahorrando semanas de trabajo.
No subestimes el impacto de los pequeños errores
Una coma mal puesta en una dirección de email puede impedir que una campaña de marketing funcione.
Un número mal digitado puede hacer que una factura sea rechazada.
Y un campo obligatorio vacío puede trabar una automatización crítica.
Por eso, la validación de datos no es opcional. Es una capa de seguridad que protege tu operación.
Integridad de datos: clave para escalar sin caos
El crecimiento de una empresa depende en gran parte de su capacidad de mantener orden y control.
Y eso empieza por los datos.
Implementar una estrategia de validación sólida hoy es una decisión que evita incendios mañana.
Con herramientas modernas, inteligencia artificial, y plataformas como Salesforce o el ERP en la nube de EGA Futura, este proceso puede ser no solo simple, sino también escalable.
Preguntas frecuentes sobre validación de datos en Salesforce
¿Qué es una regla de validación en Salesforce?
Es una fórmula lógica que impide guardar un registro si no se cumplen ciertas condiciones. Sirve para mantener la integridad de los datos y evitar errores.
¿Puedo usar Flows en lugar de reglas de validación?
Sí. Los Flows permiten validar datos en tiempo real, mostrar mensajes personalizados y controlar el comportamiento del formulario antes de guardar el registro.
¿Cuál es la diferencia entre campos obligatorios y campos validados?
Un campo obligatorio debe completarse sí o sí, pero no necesariamente valida si el dato es correcto. Las validaciones van más allá: aseguran que el contenido tenga sentido y formato correcto.
¿Cómo evitar que una validación rompa un Flow?
Probando antes de desplegar. Usá sandboxes, testing de usuario y documentá bien cada condición. También podés usar excepciones lógicas dentro de la regla para no bloquear automatizaciones.
Transcripción del video
00:00:00.16] – Hablante 2
Víctor, ¿cómo estás? Esta mañana me levanté con una pregunta en mi cabeza y mientras me cepillaba los dientes, no podía dejar de pensar en esa pregunta.
[00:00:08.14] – Hablante 1
Adelante, ya me tienes delante, ya puedes preguntarme.
[00:00:12.07] – Hablante 2
¿cómo logro evitar que usuarios desinteresados, usuarios apurados o usuarios distraídos tienen de basura la información que ellos cargan en los registros de la base de datos de Salesforce. ¿Cómo puedo evitar eso?
[00:00:33.18] – Hablante 1
Este es un caso muy común, pero tengo que decirte que no puedo culpar a nadie nunca, porque al final muchos usuarios tienen que rellenar mucha información cada día y todo lo que sea rellenar información por un ser humano puede dar lugar a errores.
[00:00:47.22] – Hablante 2
Eso es parte de la naturaleza de cada uno. Hay un momento en la jornada de trabajo en donde un humano dice: No me importa nada, me explica.
[00:00:58.23] – Hablante 1
Sobre todo si es un viernes por la tarde. Yo creo que es inevitable. Pero por suerte en Salesforce sí que tenemos varias fórmulas, vamos a decir, para prevenir esto. Al final, Salesforce no deja de ser nuestra base de datos y la tenemos que tener lo más cuidado posible. Entonces, mi recomendación siempre es que Para los campos que son determinantes, por ejemplo, si tienes que introducir el documento nacional de identidad, que es un documento muy serio, un número muy serio, efectivamente no va a cambiar nunca, es un identificador que además se puede utilizar para documentos importantes, no para facturas o que sea. Para ese tipo de campos que son un poco más sensibles, yo sí que recomiendo establecer ciertas reglas de validación. No sé si has escuchado alguna vez hablar de este término.
[00:01:42.12] – Hablante 2
Absolutamente. También sé que las reglas de validación son una espada de dos filos. O sea, cortan para adelante y cortan para atrás, porque si una validación, una regla de validación, una validation rule, está mal aplicada o se aplica cuando en una organización hay un montón de flows o apex construido, puedes romper todo.
[00:02:07.04] – Hablante 1
Total. Además, yo creo que hay que ser muy cuidadosos siempre con las restricciones que ponemos. Antes has comentado flows, APEX. Te diría que el principal un tema por el cual fallan todas estas automatizaciones, sin exagerarte, el principal problema son las reglas de validación. Entonces, en ese caso, ¿cómo podríamos aplicar una regla de validación? Que es lo que se está preguntando la gente. En este caso, supongamos Y vemos que este campo, el Documento Nacional de Identidad, está en el objeto de contacto. Obviamente, el primer paso sería buscar este objeto, contacto, en el Object Manager, y habrá un apartado donde ponga validation rules, que son nuestras reglas de validación. Entonces, lo primero que te puedes preguntar, Juan, es: bueno, esto de las fórmulas no me queda muy claro, ¿cómo añado una fórmula para verificar esto que me están pidiendo?
[00:02:57.09] – Hablante 2
Bueno, yo si tuviese que respirar hondo y decir qué hago, pensaría en Google hacer una búsqueda y tratar de invertir una buena cantidad de tiempo estudiando cómo se construyen fórmulas y ver si encuentro alguna construida. ¿Puede ser una buena idea.
[00:03:15.00] – Hablante 1
Ese es el método antiguo, Juan. Yo tengo algo mejor, obviamente. Pero que sepas que así es como aprendimos muchos. Lo acierto es que antes era buscar en Google a ver si alguien había hecho exactamente la misma regla de validación que tú necesitabas. Generalmente, Juan, déjame decirte que no funcionaban, generalmente.
[00:03:33.02] – Hablante 2
Cuando yo pensé, cuando yo comencé a trabajar con Salesforce en el año 2009, había tan poca información en internet que el principal camino para poder crear código o crear reglas de validación era el sufrimiento.
[00:03:55.14] – Hablante 1
Yo creo que hemos sufrido mucho y nos queda mucho por sufrir, por qué no decirlo Juan, en el mundo En el sector tecnológico, esto es lo que hay, hay que sufrir. Pero lo que yo te voy a plantear es un pequeño remedio para construir fórmulas. ¿Por qué te ríes?
[00:04:10.14] – Hablante 2
Me voy a hacer una remera que diga: En el mundo tecnológico tenemos que sufrir.
[00:04:16.15] – Hablante 1
Es lo que hay. Hemos venido aquí a sufrir.
[00:04:18.14] – Hablante 2
Y por la pedir a la self for savoir.
[00:04:21.05] – Hablante 1
Pero no, pero en este caso, no vas a sufrir, Juan. Porque lo que yo te planteo es algo muy simple que es utilizar herramientas como ChatGPT, DeepCyclo, lo que sea. Pero hoy en día es tan fácil como plantearle tu escenario. Oye, quiero validar este campo, tiene que tener este formato y automáticamente la fórmula que te va a dar, quizás no es perfecta, pero siempre, siempre es un buen punto de partida.
[00:04:47.22] – Hablante 2
Bien, bien. Y te voy a decir algo. Hoy un LLM como ChatGPT o como Cloud, que son, como te diría, los mejores a la hora de proveer reglas de de validación y de código de Salesforce. Si, suponte, te construye la regla de validación y por algún motivo no funciona como tú quieres o genera algún mensaje de error, uno puede responderle directamente al chat y decirle: No funciona o me gustaría que el resultado sea distinto y la vuelve a reconstruir y realmente los resultados que se obtienen son muy, pero muy, muy buenos.
[00:05:28.11] – Hablante 1
Estoy de acuerdo. Y déjame además decir Y te voy a decirte que muchas veces fallan, no porque la sintaxis de la fórmula esté mal, sino quizás hemos hecho referencia a algún campo y la referencia del campo no está bien. Entonces, es muy importante asegurarnos de que el API name del campo es el correcto.
[00:05:43.13] – Hablante 2
El API name del campo Es crítico y si por algún motivo se sienten un poco holgazanes a la hora de formular la pregunta, sí hay que tomarse el trabajo después de editar esa fórmula y poner el API name de manera correcta. Eso es. Víctor, muchas gracias por este conocimiento y si te gustó esto que acabas de ver, te recomiendo que estés atento al próximo video que con Víctor vamos a publicar.
[00:06:12.19] – Hablante 1
Nos vemos. Un placer. Nos vemos.