Sabés cuál es el miedo silencioso de muchos Salesforce Admins?
Abrir la pantalla de *Nuevo informe* y quedarse paralizados.
→ La mayoría de los admins no se siente seguro creando informes desde cero.
Y no es porque les falte capacidad.
Es porque nadie les enseñó a pensar los informes como una herramienta estratégica, no como un acertijo técnico.
→ Un informe no se empieza desde Salesforce. Se empieza desde la pregunta del negocio.
Ahí cambia todo.
Cuando entendés eso, dejás de pensar en objetos y campos, y empezás a pensar en decisiones.
Y ahí sí, vas a Salesforce a buscar el tipo de informe que te acerque a esa respuesta.
→ Si uno estándar te sirve, lo usás.
→ Si no, armás un Custom Report Type.
→ Y si lo armás bien, no hay riesgo: no rompe nada, no borra nada, no afecta producción.
Solo es una vista.
Un mapa para ver mejor lo que ya está en tu sistema.
El otro punto donde muchos fallan es en la relación entre objetos.
Y no falla el informe.
Falla la lógica que usaste al definir qué registros incluir.
Por eso es tan importante entender visualmente lo que estás haciendo:
→ Querés ver solo cuentas con oportunidades?
→ O todas las cuentas, aunque no tengan actividad?
→ Querés incluir casos? De qué tipo? Con qué prioridad?
Eso cambia todo.
Y eso es lo que diferencia a un Admin que arma informes, de uno que ayuda al negocio a tomar mejores decisiones.
La mejor parte?
Esto se aprende.
Se practica.
Y después de unas pocas veces, deja de dar miedo.
→ Porque un informe no es un examen.
→ Es una herramienta para tener más claridad.
→ Y vos, como Admin, sos quien la pone en manos del equipo.
Si este tema te interesa, en EGA Futura estamos publicando contenidos y videos donde bajamos todo esto a tierra.
Para que cada vez más admins puedan mirar esa pantalla de Nuevo informe, y pensar:
Sé qué estoy haciendo.
Link: https://www.youtube.com/watch?v=Otm_xPnUbnE
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Cómo dejar de temerle a los informes en Salesforce (y empezar a usarlos a tu favor)
Si eres Salesforce Admin y alguna vez te quedaste mirando la pantalla de “Nuevo informe” sin saber qué hacer, no estás solo.
En una conversación reciente con Víctor (Salesforce Architect y formador), surgió un dato inquietante: la enorme mayoría de los administradores de Salesforce no se siente cómoda creando informes desde cero. Y eso significa perder visibilidad sobre cuentas, oportunidades, casos… es decir, sobre el corazón del negocio.
En este artículo vamos a transformar esa incomodidad en claridad práctica. La idea es que termines de leer y puedas decir: “Sé por dónde empezar, sé qué tipo de informe elegir y sé qué hacer cuando los tipos estándar no me alcanzan”.
1. Antes de complicarte: exprime los tipos de informe estándar
Imagina este pedido de un gerente o director comercial:
“Quiero un informe donde vea cuentas, oportunidades y casos, todo junto.”
Lo primero que muchos hacen es pensar: “Necesito un informe súper complejo y seguro hay que crear algo desde cero”. Error común.
El primer paso inteligente no es crear un informe, sino revisar qué te ofrece Salesforce “de fábrica”:
Haz clic en “Nuevo informe”.
Se abrirá la lista de tipos de informe estándar (standard report types).
Selecciona un tipo de informe y mira con atención el panel de campos (abajo a la derecha en el generador clásico, o en la lista de campos del generador nuevo).
Pregúntate:
¿Veo aquí todos los campos que necesito para responder la pregunta del negocio?
¿Puedo traer las cuentas que necesito?
¿Puedo ver las oportunidades relevantes?
¿Puedo incluir los casos?
Si los campos que necesitas no aparecen, ese tipo de informe no te sirve. No es un problema tuyo: simplemente el tipo de informe no combina los objetos que necesitas.
Conclusión: antes de inventar nada, revisa los tipos estándar. Muchas veces hay uno que te deja muy cerca del resultado que buscas.
2. Cuando Salesforce no te da el informe que necesitas: Custom Report Types
Tarde o temprano llega ese momento: ya revisaste los tipos de informe estándar… y ninguno te permite combinar los objetos que necesitas (por ejemplo, Cuentas + Oportunidades + Casos).
Ahí es donde entra en juego uno de los recursos más poderosos (y menos usados) por muchos admins: los tipos de informe personalizados (Custom Report Types).
Un Custom Report Type no es “magia avanzada de Salesforce”. Es, básicamente:
Un esquema que le dice a Salesforce:
Qué objeto es el principal (por ejemplo, Cuenta).
Qué objetos relacionados se van a incluir (por ejemplo, Oportunidades y Casos).
Cómo se relacionan entre sí.
Una forma de definir qué registros se incluyen y qué combinaciones se permiten.
Puedes crearlos desde:
Setup → “Report Types” o “Custom Report Types”
“New Custom Report Type”
Y algo clave: puedes incluir hasta tres niveles de objetos. Por ejemplo:
Nivel 1: Cuentas
Nivel 2: Oportunidades
Nivel 3: Casos
Con esto ya tienes la base para construir ese famoso informe donde ves, en una sola vista, la información crítica de relación entre tus cuentas, sus oportunidades y los casos asociados.
3. El miedo frecuente: “Me asusta romper algo si creo un Custom Report Type”
Es un miedo muy común, sobre todo en administradores que están empezando.
La buena noticia: un Custom Report Type:
No modifica ningún dato.
No cambia la lógica de negocio.
No afecta a tus objetos ni a tus relaciones reales.
Solo define cómo vas a poder “ver” esa información en forma de informe.
Es como diseñar una plantilla de consulta: le indicas a Salesforce cómo combinar datos, pero no estás alterando nada en producción.
Por supuesto, hay que configurarlo bien (sobre todo la relación entre objetos), pero es mucho menos “peligroso” de lo que muchas personas creen.
4. El truco visual: entender qué registros se incluyen (las “zonas” del informe)
Aquí viene la parte que más confunde a muchos admins:
Cuando creas un Custom Report Type con varios objetos, Salesforce te pregunta qué registros incluir según cómo estén relacionados.
Víctor lo explicó con una idea muy visual: imagina dos círculos que se superponen (como un diagrama de Venn):
Círculo A: registros del Objeto A (por ejemplo, Cuentas).
Círculo B: registros del Objeto B (por ejemplo, Oportunidades).
Tienes varias posibilidades:
Solo la intersección (A y B relacionados)
Ejemplo: “Mostrar solo las cuentas que tienen al menos una oportunidad”.
Útil cuando quieres analizar únicamente cuentas con actividad comercial.
Todos los registros de A, tengan o no B
Ejemplo: “Mostrar todas las cuentas, tengan o no oportunidades asociadas”.
Ideal si quieres ver también las cuentas “frías” o sin oportunidades creadas.
Todos los registros de ambos objetos
Ejemplo: “Cuentas con y sin oportunidades, y oportunidades que quizá no estén vinculadas al tipo de cuenta que esperabas”.
Menos frecuente en informes de negocio, pero posible según el diseño.
Si no piensas esto antes, te va a pasar algo muy incómodo:
“Me faltan registros que sé que existen.”
“Hay cuentas que no veo en el informe.”
“Estoy viendo oportunidades que no me interesan.”
Y el problema no es el informe en sí, sino la relación que elegiste al crear el Custom Report Type.
5. Caso práctico: Informe con Cuentas, Oportunidades y Casos
Tomemos el ejemplo que disparó la conversación:
“Quiero ver cuentas, con sus oportunidades y los casos asociados, todo en un solo informe.”
Una estrategia recomendable:
Explorar primero los tipos de informe estándar
Revisa si existe algún tipo como “Accounts with Opportunities” o similar.
Verifica si puedes sumar también Casos o al menos llegar a una combinación cercana.
Si no hay nada que sirva: crear un Custom Report Type
Objeto primario: Account
Objeto relacionado 1: Opportunity
Decide: ¿quieres solo cuentas con oportunidades o todas las cuentas?
Si buscas análisis comercial: probablemente solo cuentas con oportunidades.
Si quieres detectar cuentas sin actividad comercial: todas las cuentas, tengan o no oportunidades.
Objeto relacionado 2: Case
Relación con Account u Opportunity, según tu modelo.
De nuevo, define si necesitas “solo con casos” o “con o sin casos”.
Guardar, implementar y probar
Crear un informe basado en ese Custom Report Type.
Añadir columnas de los tres objetos.
Aplicar filtros de negocio (fechas, estados, tipos de oportunidad, prioridad del caso, etc.).
Validar el resultado con usuarios clave:
“¿Ves aquí las cuentas que esperabas?”
“¿Falta algo importante?”
“¿Los casos que aparecen tienen sentido para este análisis?”
6. Buenas prácticas para Admins que están empezando con informes
Para que los informes dejen de ser fuente de insomnio (literal y metafóricamente), algunas recomendaciones prácticas:
Empieza por la pregunta de negocio
Nunca comiences por “quiero un informe”.
Empieza por: “¿Qué decisión o problema de negocio quiero resolver con este informe?”.
Revisa siempre primero los tipos de informe estándar
Ahorra tiempo.
Evita reinventar la rueda.
Te ayuda a entender cómo Salesforce relaciona objetos por defecto.
Usa Custom Report Types solo cuando realmente aportan valor
Cuando quieras combinar objetos que no aparecen juntos en tipos estándar.
Cuando necesites más control sobre qué registros se incluyen.
Ponle buenos nombres y descripciones
“Cuentas con Oportunidades y Casos – Visión 360 Comercial y de Soporte”
es mucho más útil que
“Informe 3” o “Reporte prueba”.
Documenta tus decisiones
Anota en la descripción:
Objeto principal.
Relación entre objetos.
Qué registros se incluyen o excluyen.
Eso ayuda a futuros administradores (y a ti mismo en seis meses).
Contrasta siempre el informe con la realidad
El mejor test:
Toma 3 o 4 cuentas que conoces bien.
Verifica que el informe las muestre como corresponde.
7. Dejar de ver los informes como “algo avanzado”
Los informes y paneles no son un “extra” opcional para el Admin; son una de las herramientas centrales para:
Dar visibilidad al negocio.
Alinearte con ventas y soporte.
Justificar decisiones de mejora y automatización.
Mostrar el valor real de Salesforce en tu organización.
Si empiezas por:
Entender bien la pregunta de negocio,
Revisar los tipos de informe estándar,
Y usar Custom Report Types sin miedo, pero con criterio,
vas a pasar de evitar la pantalla de “Nuevo informe” a convertirla en una de tus mejores aliadas dentro de Salesforce.
Y si este tema te interesa, en EGA Futura seguimos publicando contenidos y vídeos para que cada vez más administradores se sientan seguros creando informes, paneles y automatizaciones que realmente le cambian la vida al negocio.
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[00:00:00.00]
Víctor, te quiero contar que ayer a la noche, justo momentos antes de dormir, entré en un pequeño momento de insomnio, porque un número estadístico se posó aquí en mi cabeza.
[00:00:17.11]
No puedes dejar que Salesforce te quite siempre el sueño.
[00:00:20.20]
Este número estadístico dice algo así que el 84,6% de los Salesforce Admins no tienen ni idea cómo construir un informe, cómo construir un reporte. Entonces, ¿qué pasa si un humano dice: Quiero obtener un informe de todos los casos y todas las oportunidades que las cuentas tienen, y quiero ver todo eso en un informe. Quiero ver cuentas, oportunidades, casos. ¿Cuál sería tu mejor recomendación para tener un punto de partida y poder ir hacia ese resultado? Porque este tipo de informes no forma parte de los informes predeterminados que vienen en una instancia de Salesforce, de tu vasta y gran experiencia. ¿Cuál sería la recomendación para poder crear un informe desde cero que incluya cuentas, oportunidades y contras?
[00:01:25.09]
Yo te voy a dar la respuesta más práctica que pueda darte. Es decir, me pongo en el lugar un administrador que tiene muy poca idea en general de informes y paneles. Acabas de descartar ya la opción de informes predeterminados, pero porque tú, obviamente, ya tienes experiencia, pero es algo que no puedes descartar de primeras. Mi recomendación más práctica sería: intenta crear un informe y mira los tipos de informes predeterminados que te aparecen y comprueba si hay alguno que cumple con las características que estás buscando. Esa sería mi primera recomendación.
[00:01:52.23]
Paso número uno: no crear un informe, sino ver cuáles son los que ya vienen de fábrica.
[00:01:58.06]
Me refiero a tratar de crear un informe, es decir, de darle al botón de crear un informe y lo primero que te aparece son los standard report types. Entonces, lo primero que tienes que ver es: ¿Hay alguno de estos que me aparecen que cumpla con lo que yo estoy buscando? Y hay una forma muy fácil de comprobarlo, y es que abajo a la derecha siempre nos aparecen los campos que vamos a poder incluir en ese informe. Entonces, si tú ya de primeras no encuentras los campos que tú quieres añadir a tu informe, tú sabes que ese report type no te sirve. Eso sería lo primero.
[00:02:27.20]
Yo sabía que pensabas más de lo que yo imaginaba que estabas pensando. Exacto, si yo no lo veo ahí, no existe.
[00:02:37.14]
Efectivamente. Aquí la pregunta es: ¿qué ocurre si no existe? ¿Qué ocurre si en estos report types, en estos tipos de informe, no encuentro lo que yo estoy buscando? Bueno, la solución es crear uno personalizado, un tipo de informe que te agrupe, vamos a decir, la información de los objetos que tú necesitas. Entonces, en ese caso, la opción es ir a esta setup, configuración, buscar custom Custom Report types y crear tu propio custom report type, que te va a permitir añadir hasta tres niveles, tres objetos distintos. Efectivamente.
[00:03:08.23]
Y la sugerencia es: No, tengan miedo. Hay muchos administradores nuevos, sobre todo, que dicen: Yo tengo miedo de crear custom record types, en donde un custom record types no es otra cosa que un esquema que une dos o, como has dicho recién, hasta tres objetos en donde se pueden ver campos de esos objetos que están presentes en ese custom record type. Y un dato adicional, tal vez a tener en cuenta, en la creación del custom record type, es hasta donde yo recuerdo y me gustaría que me lo valides, Víctor, voy a crear de forma número uno que muestre todos los registros que estén al menos en cada uno de los objetos que lo contienen. Ejemplo, si yo voy a hacer un record type de cuentas y oportunidades, la opción número uno sería que muestre solamente los registros, las cuentas que tienen una oportunidad. Y la otra forma sería, independientemente de eso, que muestre, principalmente, todas las cuentas tengan o no oportunidades. ¿Hay alguna alternativa a esto que acabo de comentar?
[00:04:24.07]
Mira, Juan, si te parece, voy a compartir pantalla.
[00:04:26.22]
Quiero que mi mente sea iluminada Qué lindo.
[00:04:31.16]
Esto quizás te abruma, pero si tú como un administrador tienes que crear un informe, tienes que entender bien a qué tipo de información estás accediendo y saber si estás incluyendo registros de un objeto, de otro, registros que coinciden en ambos, que están relacionados de alguna forma. Y para mí, la mejor forma de verlo, yo soy una persona muy visual, Juan, yo necesito imaginarme esto de aquí.
[00:04:56.04]
Okey.
[00:04:58.14]
¿rasona contigo?
[00:05:00.00]
Resuena absolutamente. Y yo estoy totalmente seguro de que hay muchos administradores que están diciendo: ¿Qué estoy viendo? ¿Qué es eso? Podríamos hacer un repaso muy breve, uno a uno.
[00:05:14.04]
Supongamos que A y B son dos objetos distintos. Entonces, quizás la del medio sería la más fácil de entender. En este caso, queremos solo aquellos registros que estén incluidos en ambos objetos.
[00:05:31.19]
Que era uno de los casos que yo comentaba recién.
[00:05:35.14]
Efectivamente. O aquí, en este caso, sería lo contrario. Aquí se podría decir que sería el contrario al que tenemos en medio. O aquí en Incluimos todos, no importa si están incluidos en ambos o si están solo en uno o solo en el otro. Estamos incluyendo todos, de alguna forma.
[00:05:52.07]
Ese sería el otro caso que comenté.
[00:05:54.18]
Efectivamente.
[00:05:55.16]
Y obvié mencionar el resto de las combinaciones.
[00:06:00.03]
Pero es bueno que cuando un administrador tiene que crear informes de distintos objetos, tenga en cuenta esto, porque si no, lo que le va a pasar es que al crear ese informe, se va a dar cuenta de que hay registros que le faltan o registros que tiene incluidos que no le interesan, y es por esto de aquí. Y esto se puede configurar cuando creamos el custom report type.
[00:06:21.00]
Excelente. No sé por qué, cuando vi todo eso y yo me acordé de dos, tuve un pequeño flashback a un comentario que me hace mi esposa cuando me olvido de traer alguna cosa del supermercado, pero eso sería un tema de conversación para otro momento. Y, Víctor, te quiero agradecer por esto que nos acabas de explicar. Y si te gustó esto que te acabamos de enseñar con Víctor, te recomiendo que estés atento al próximo video que vamos a publicar. Un placer.