Cómo las pequeñas empresas hacen que el trabajo sea más productivo con Slack

La eficiencia es crucial para cualquier pequeña empresa próspera, pero muchas siguen luchando con métodos anticuados que hacen perder tiempo y conducen a errores. Piense en esas pilas de papeleo, la introducción manual de datos y el interminable flujo de correos electrónicos. Es frustrante y lleva mucho tiempo. Digitalizar tus procesos puede marcar una gran diferencia, reduciendo las horas de trabajo semanales y permitiéndote centrarte más en el crecimiento de tu negocio.

Los procesos de gestión de la información son una parte importante de tu negocio

La empresa australiana de software en la nube Stax, escindida de Versent Group, estaba decidida a optar por una forma de trabajar mejor y más eficaz desde el principio. «Con Versent no utilizábamos el correo electrónico», afirma James Coxon, Director de Producto de Stax y uno de los fundadores de Versent. Así que, cuando se ramificó para crear Stax, optó por establecer operaciones en Slack.

Ahora, con unos 50 empleados repartidos por Australia, Europa y Norteamérica, los desarrolladores de Stax utilizan los canales de Slack para compartir ideas y dar instrucciones a sus compañeros de forma asíncrona. Esto significa que no pierden tiempo intentando coordinar reuniones en distintas zonas horarias.

«Slack era nuestra herramienta de colaboración preferida. Así que cuando nos ramificamos con Stax, sabíamos que pasaríamos todo el día, todos los días en Slack», afirma Coxon. «Slack tiene que ser una parte esencial de la caja de herramientas de tu empresa si quieres hacer negocios hoy en día. No sé qué haríamos sin él»

Romper sistemas silotizados con integraciones

Muchos propietarios de pequeñas empresas empiezan con cualquier herramienta que tengan a mano: una mezcla de aplicaciones y sistemas improvisados. Si bien puede funcionar al principio, con el tiempo, esto puede conducir a una configuración fragmentada donde la información vital se aísla. Al final, acabas con la molestia de gestionar varias herramientas y sin una visión completa de tus operaciones. Al adoptar sistemas integrados que se sincronizan a la perfección, puede ahorrarse el dolor de cabeza de hacer malabares con varias aplicaciones y dedicar más tiempo a tomar decisiones informadas.

Sistema de gestión de la información

Una forma en que las empresas pueden unificar operaciones fragmentadas es con las integraciones de Slack. X-Team, un equipo remoto de desarrolladores con sede en Melbourne, utilizaba inicialmente una combinación de Skype y aplicaciones de colaboración internas. Decidió convertir Slack en el núcleo de sus operaciones, llevando a cabo lo que describe como la «transición más rápida de la historia» para integrar Slack como eje central de su negocio.

Trabajo en red

Con Slack, X-Team conectó cientos de herramientas, desde facturación a RRHH o resolución de incidencias, para que todo ocurriera en un mismo lugar. Gracias a esta integración, el equipo no pierde tiempo cambiando de una aplicación a otra

«A un alto nivel, Slack es el hogar del flujo de trabajo. Si se introducen los datos de las aplicaciones integradas en Slack, se puede acceder a todo tipo de información», afirma Brad Giblen, director de operaciones de X-Team

Y para el CEO Ryan Chartrand, las integraciones de Slack son un arma secreta para la empresa. «La cantidad de funciones y el poder de la API que Slack nos ha dado para crear experiencias para nuestra comunidad ha sido bastante fenomenal.»

Acelera la toma de decisiones con la transparencia de datos

La toma de decisiones en las pequeñas empresas suele ser lenta debido a procesos poco claros o retrasos en el intercambio de información. Aplanar la estructura organizativa, donde las decisiones se toman más cerca de donde está la acción, realmente puede acelerar las cosas. El uso de Slack para proporcionar datos en tiempo real ayuda a tu equipo a tomar decisiones informadas rápidamente, lo que les permite adaptarse a las necesidades de los clientes y a los cambios del mercado con rapidez

McLeod Cranes, una empresa de grúas, Hiab y transporte con sede en Nueva Zelanda, se movía con rapidez, pero sus procesos de papel y lápiz y sus improvisados métodos de comunicación no daban abasto. En 2023, cambiaron a una forma de trabajar basada en Slack, integrando todo en Slack, desde las inspecciones de las instalaciones hasta el mantenimiento de los activos y los informes de salud y seguridad.

Slack

De la noche a la mañana, los canales de Slack transformaron la colaboración de su equipo y le proporcionaron la visibilidad que tanto necesitaba en las operaciones diarias. Ahora, la dirección puede ver los problemas a medida que surgen y reaccionar con mayor rapidez, todo ello con menos reuniones. Esta forma de trabajar más transparente ayuda a McLeod a tomar mejores decisiones sobre los recursos y la dirección del negocio.

«Con Slack, lo que antes me llevaba 3-4 días entender y resolver ahora me lleva un minuto», afirma Scott McLeod, Director General de McLeod Cranes. Esto demuestra cómo los datos en tiempo real y un equipo conectado pueden mejorar significativamente los procesos de toma de decisiones.

Los equipos alineados son equipos productivos

Todos estos retos de productividad se reducen a un problema fundamental: la falta de alineación. Cuando los sistemas, los procesos y los equipos no están alineados, la productividad se resiente. Dar a su equipo la plataforma adecuada para la comunicación y la colaboración es esencial. Cuando todos tienen acceso a la misma información y pueden comunicarse fácilmente, es mucho más fácil que las cosas funcionen sin problemas. 

Slack puede centralizar la información, agilizar la comunicación y mantener a todo el mundo alineado, al tiempo que garantiza que el trabajo progresa sin contratiempos innecesarios.