Ha pasado meses trabajando en un acuerdo, y todo se reduce a un momento clave: la firma del cliente en la línea de puntos comprometiéndose a comprar el producto. Mediante el uso de una orden de compra (OC) como parte de su proceso de ventas, se asegura de que el cliente entienda lo que se compromete a comprar. Esto, a su vez, facilita que el cliente diga «sí» En última instancia, este nivel de confianza del cliente hará que su gestión de ingresos sea mucho más fácil.
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¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento resumen que detalla lo que un cliente se compromete a comprar a un vendedor. Se trata de un documento legalmente vinculante. Normalmente, el cliente crea una orden de compra, la firma y la envía al representante de ventas para que la firme el vendedor. La orden de compra incluye los datos de contacto del comprador y el vendedor, los productos o servicios adquiridos, el precio y las condiciones de entrega y pago. Estos detalles aclaran lo que el comprador está adquiriendo, cuánto pagará y cuándo se entregarán los productos.
Pedido de compra
¿Por qué es importante una orden de compra?
Los detalles de una venta suelen ser complicados. Una orden de compra comunica los términos, condiciones y estipulaciones del trato. Además, los vendedores utilizan una OC para ayudar a gestionar el inventario, iniciar pedidos comerciales, proporcionar una pista de auditoría y proteger al vendedor si el comprador no paga. Después de recibir una orden de compra, el vendedor utiliza el documento para crear un pedido de venta, que es un documento interno para el mantenimiento de registros y el cumplimiento de pedidos. Mediante el uso de ambos tipos de documentos, vendedores y compradores pueden garantizar que todas las partes, tanto internas como externas, están de acuerdo con las condiciones
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Diferencias entre un pedido de compra y una factura
Un pedido confirma que el vendedor adquiere productos o servicios del comprador y se emite antes de la entrega. Una factura se envía después de la entrega como solicitud de pago. Mientras que la orden de compra es un documento jurídicamente vinculante, la factura no lo es, ya que se trata de una solicitud de pago
Cada documento tiene un propósito diferente. La OC se envía antes de la entrega, por lo que suele centrarse en las condiciones del pedido, como la cantidad, los productos específicos y la fecha de entrega. Como la factura se envía después de la entrega, se centra en las condiciones de pago en lugar de en las condiciones del pedido. Sin embargo, ambos documentos incluyen el precio y debe ser el mismo para ambos documentos.
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Tipos de pedidos de compra
Existen múltiples tipos de órdenes de compra. Y cuando creas (o firmas) una, es importante utilizar el tipo correcto. He aquí cuatro tipos comunes de órdenes de compra:
Uso único
Este tipo de OC detalla una única venta y también suele denominarse orden de compra estándar. Por ejemplo, una empresa compra hardware informático para su centro de datos y utiliza una OC de un solo uso para detallar la compra. Este tipo incluye los detalles de la compra, incluida la cantidad, el precio y la entrega.
Compra-planificada
Las OC planificadas son similares a la orden de compra de un solo uso, salvo que incluyen varios pedidos en lugar de uno solo. Por ejemplo, si va a entregar material de oficina de una cantidad y tipo específicos a una empresa cada mes durante el año, entonces es probable que el comprador cree una orden de compra planificada. Uno de los mayores beneficios de este tipo de orden de compra es que bloquea los precios y elimina la necesidad de múltiples órdenes de compra de un solo uso.
Orden de compra planificada
Contrato
Una OC por contrato fija los precios a la vez que permite flexibilidad en la entrega y el pedido. Por ejemplo, si la empresa que hace el pedido de material de oficina quiere hacer un pedido mensual pero necesita flexibilidad en el tipo de material y en las cantidades, puede utilizar una orden de compra por contrato para fijar los precios y la cantidad total.
Manta
Las ventas que implican productos o servicios de una cantidad desconocida durante un período prolongado de tiempo a menudo utilizan un PO manta para realizar un seguimiento de la cantidad gastada. Por ejemplo, un profesional de la ciberseguridad puede utilizar una orden de compra global para cubrir las consultas durante todo el año. Dado que la orden de compra es continua, es importante especificar el periodo de validez. Las órdenes de compra globales también suelen tener una cláusula de liberación que detalla cómo cualquiera de las partes puede cancelar la orden, como el plazo requerido o cualquier penalización.
Cómo cancelar una orden de compra global
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Cómo crear un pedido de compra
Crear un pedido de compra no tiene por qué ser complicado. Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) puede ayudarle a crear y gestionar todos sus pedidos en un único lugar.
Siga estos pasos para crear una:
- Revisa la información de ventas, especialmente los términos y las cotizaciones.
- Revisa la información de ventas, especialmente los términos y las cotizaciones
- Determinar qué plantilla de orden de compra utilizar.
- Redacte la orden de compra utilizando un lenguaje claro y conciso. Reduzca el documento a una o dos páginas
- Incluya enlaces a las condiciones de servicio y otros documentos, pero no los adjunte. Debido a que los términos son a menudo largos y complejos, hacen que la orden de compra parezca más compleja. Es preferible que la orden de compra sea lo más breve, sencilla y clara posible
- Envíe copias de la orden de compra a las partes interesadas, como los departamentos financiero y jurídico
- Realice cualquier cambio
- Enviar al contacto del vendedor para su firma.
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Ejemplo de plantilla de pedido
Información del vendedor
Nombre de la empresa:
Dirección:
Nombre de contacto:
Número de teléfono:
Información del comprador
Nombre de la empresa:
Dirección:
Nombre de contacto:
Número de teléfono:
Información de pago:
Envíe la información de pago por correo electrónico a [incluir dirección de correo electrónico]
Pague con tarjeta de crédito en X
Información sobre el producto
Suscripción de 1 año a X software a X dólares.
Suscripción de 1 año a X software a X dólares
10 licencias de usuario a X por usuario por un total de X.
Licencias adicionales disponibles en X.
No se han contratado servicios de soporte en este momento
Precio total: X
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Qué buscar en el software de pedidos de compra
Después de que el comprador envíe la orden de compra al vendedor, es necesario gestionar y responder al pedido. Mediante el uso de software de órdenes de compra, puede eliminar los procesos manuales y reducir los errores. Si bien hay muchas opciones de software de facturación, no todas estas herramientas se crean de la misma manera.
La gestión de pedidos de compra es una de las tareas más importantes de la empresa
Estas son las características clave que debe buscar en un software para simplificar el proceso de gestión de órdenes de compra
Fácil de usar
El software tiene que facilitar a los comerciales la gestión de los pedidos de compra sin necesidad de una formación o resolución de problemas significativa. Los representantes de ventas también deben ser capaces de realizar un seguimiento del estado de los pedidos en todo momento con un panel de control en tiempo real.
Capacidad de crear un flujo de trabajo
La OC es una parte clave del flujo de trabajo que pone en marcha la creación de documentos adicionales. Tras recibir una OC de un comprador, el vendedor crea un pedido de venta para gestionar el proceso internamente y, a continuación, una factura tras la entrega. Mediante el uso de software para crear un flujo de trabajo automatizado, la herramienta puede utilizar los datos de la orden de compra para crear documentos adicionales, así como la entrega automatizada a las partes interesadas adicionales en el acuerdo, tales como finanzas.
La orden de compra es una parte clave del flujo de trabajo que inicia la creación de documentos adicionales
Herramientas basadas en IA
El software que utiliza IA puede proporcionar información adicional que ayude a mejorar los proyectos de ventas, como hacer predicciones sobre qué ventas es probable que se cierren y resaltar las que están atrasadas. Además, la herramienta puede proporcionar consejos de venta y guiar los procesos de venta. Al analizar los pedidos, las herramientas pueden utilizar la información recopilada, como la información del cliente y las condiciones de la venta, para ayudar a mejorar el éxito del equipo de ventas.
Integración con la gestión de la relación con el cliente
El flujo de trabajo de los pedidos no existe en el vacío, sino que está estrechamente integrado con todo el proceso de ventas. Mediante el uso de una herramienta que se integre con su software de gestión de relaciones con los clientes, puede utilizar los mismos datos de principio a fin para aumentar los ingresos y mejorar tanto la experiencia de los representantes de ventas como la de los clientes.
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Facilitando-el-cierre-del-trato
El proceso de venta incluye muchos documentos. Pero ninguno es tan fundamental en el proceso como la orden de compra. En el momento en que el comprador y el vendedor firman en la línea de puntos, la venta se convierte en definitiva y se cierra el trato
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