«¿Puedes simplemente añadir un campo?» La solicitud parecía tan inocua al principio: una simple consulta de un nuevo campo para realizar un seguimiento de algunos datos adicionales. Pero cualquier administrador experimentado de Salesforce sabe que detrás de esa sencilla solicitud se esconde una potencial «caja de Pandora» de complicaciones. Si simplemente dice que sí a todas estas solicitudes «fáciles», puede convertirse en un héroe para todos sus usuarios finales durante un ratito… pero luego su organización se vuelve cada vez más difícil de navegar para sus usuarios porque está repleta de campos que los administradores ni siquiera están utilizando.
Es muy fácil quedar atrapado en la rutina diaria de complacer a la gente, decir que sí antes de invertir más tiempo en comprender el motivo de la solicitud y sentirse a una solicitud más del agotamiento. Estas peticiones no verificadas no sólo afectan a su capacidad para poner orden en el caos, sino que también cuestan a su empresa un tiempo y unos recursos preciosos.
Asociarse con sus partes interesadas
Como administradores de Salesforce, tienen una oportunidad increíble de ser no sólo configuradores, sino también socios estratégicos de las partes interesadas del negocio. En este artículo, voy a compartir una lista de preguntas (elaborada con Michael Drzewiecki, uno de mis expertos favoritos de Salesforce) que le ayudarán a empezar a ponerse el sombrero de analista de negocio antes de firmar otra solicitud de «¿puede añadir un campo?
Ahora, puede que esté pensando: «¡No soy un BA!» Pero escúchame primero;
Al haber gestionado administradores para una organización compleja antes de pasar a la consultoría de análisis empresarial de Salesforce y ahora a la gestión, puedo dar fe de lo esencial que es generar confianza entre su equipo, las partes interesadas y los usuarios finales. Cuanto más compleja sea la función o el proceso empresarial, más importante será el análisis empresarial para asegurarse de que puede ofrecer la solución de Salesforce que su empresa y las partes interesadas necesitan (en lugar de la que piden).
Por lo tanto, antes de lanzarse de cabeza a crear esa nueva funcionalidad (y sacrificar otra noche de sueño), dedique un momento a canalizar su BA interior y considere estas diez preguntas críticas con sus interlocutores.
Valor empresarial
¿Qué pasaría si compartiera con usted que una investigación global reciente muestra que el 50% de la funcionalidad org de Salesforce creada (es decir, objetos, campos, flujos, Apex) nunca se utiliza? No tiene sentido crear un campo que no aportará valor a sus usuarios o a la empresa. Estas preguntas abordan la necesidad del campo, garantizan que se rellenará a lo largo del negocio y articulan claramente el valor que aportará;
1. ¿Cuál es la necesidad de este campo? ¿Qué requisito empresarial específico aborda este campo?
Cavar en profundidad para comprender la raíz de la solicitud y asegurarse de que un nuevo campo es la mejor solución. Es crucial que identifique la necesidad empresarial subyacente y, si un campo no es la respuesta, explore soluciones alternativas que satisfagan esa necesidad y sean mantenibles. ¿Por qué es importante? Porque -noticia de última hora- usted será el encargado de mantenerlo. Al fin y al cabo, no querrá perder el tiempo creando un campo que no resuelva el problema o, peor aún, que no se vaya a utilizar. Tiene que añadir valor al negocio.
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2. ¿Quiénes son los usuarios principales de este campo?
Identifique quién necesita acceder a estos datos y tenga en cuenta sus necesidades y perspectivas particulares. Comprender el público objetivo le ayuda a diseñar un campo que satisfaga todos los requisitos de las partes interesadas y también a entender qué aspecto tiene el éxito para ellos, lo que evita el dolor de cabeza que suponen las interminables solicitudes de revisión.
Preguntas frecuentes;
3. ¿Cómo se utilizará este campo en los procesos empresariales o flujos de trabajo?
Saber cómo encaja el campo en el panorama general le ayuda a diseñarlo para obtener el máximo impacto y usabilidad. Póngase el sombrero de BA y trace el papel del campo en el proceso general para asegurarse de que se rellenará en el flujo habitual de las operaciones diarias. No hay razón para añadir un campo que los usuarios esperan que otros rellenen. Es una forma segura de acabar con datos en los que nadie confía o que nadie utiliza, ocupando espacio en su diseño en poco tiempo. En su lugar, asegúrese de que el proceso de negocio actualizado con el campo recién incorporado sea claro y esté documentado para que los usuarios sepan cuándo, cómo y quién rellenará el nuevo campo.
En resumen: no construya algo que no aporte valor. Di «no» o «no, pero…» y ofrece una solución mejor para satisfacer las necesidades del usuario. Ya lo tienes;
Integridad de los datos
Ahora, especialmente en la era de la adopción de la IA gen, hablemos de la integridad y consistencia de los datos. Después de todo, ¿de qué sirve un campo si está lleno de datos inexactos o inconsistentes que están causando confusión y costando tiempo y dinero a tu negocio? Asegúrese de que sus usuarios confían en los datos de la org haciendo estas preguntas.
4. ¿Qué datos deben ser capturados o almacenados en este campo?
Hay muchos tipos de campos personalizados entre los que elegir. Investiga el formato y la coherencia de los datos que se espera que vayan a este campo. Esto le ayudará a reducir sus opciones a la correcta para satisfacer el negocio y sus necesidades de información. Esto evitará a todos la pesadilla de tener que limpiar datos desordenados más adelante. Si todos los demás campos que está creando son campos de texto, probablemente lo esté haciendo mal.
Defina claramente los datos para garantizar la coherencia y la integridad en toda la organización. Obtener el tipo de campo correcto desde el principio, basado en principios sólidos de gobierno de datos, mantendrá sus datos limpios, mantendrá la calidad de los datos y evitará futuros dolores de cabeza (como tener que convertir ese campo de texto en una lista de selección después de que ya tiene un año de datos en él – oof).
5. ¿Qué es lo más importante? ¿Existen sistemas o procesos con los que debería integrarse este campo?
Rompa los silos teniendo en cuenta los requisitos de integración desde el principio. Debe ser capaz de identificar los posibles puntos de integración, garantizar que los datos fluyan sin problemas y mantener la coherencia entre los sistemas, pasos que ayudarán a evitar el caos de los procesos desarticulados. La integración también añade complejidad, así que rechace aquellas peticiones que sus interlocutores afirman que son «súper sencillas» si necesita más tiempo para ofrecer una solución mejor;
6. ¿Hay algún requisito de migración de datos o de limpieza de datos para este campo?
Planifique la migración y limpieza de datos por adelantado para ahorrar tiempo y garantizar la precisión de los datos. Querrá evaluar el estado actual de los datos y desarrollar un plan para abordar cualquier problema de calidad, lo que evitará a su equipo el estrés de lidiar con datos sucios en el futuro. Puede llevar minutos crear el campo, pero días limpiar los datos que quieren ver en él el primer día. Sea el modelo de agente de cambio de datos de calidad que desea ver en su organización.
Seguridad y fiabilidad
A continuación, consideremos el panorama general. Como administrador de Salesforce con un sombrero de BA, es su responsabilidad asegurarse de que los nuevos campos se alinean con los estándares de seguridad, cumplimiento y rendimiento de su organización, manteniendo los datos de sus clientes seguros, su organización legalmente conforme y sus niveles de estrés bajo control. Se trata de otro martes de malabarismos en la compleja vida de un administrador de Salesforce, ¿verdad? Repasemos algunas cuestiones a tener en cuenta.
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7. ¿Existe alguna consideración de privacidad o seguridad de datos para este campo?
Proteja su organización y sus datos
Proteja a su organización y a sus usuarios teniendo en cuenta los riesgos potenciales y los requisitos de acceso. Colabore estrechamente con su equipo de seguridad para establecer controles de acceso adecuados (como la seguridad a nivel de campo) y salvaguarde los datos sensibles (como la información de identificación personal). Estos pasos le ayudarán a evitar la pesadilla de un incidente de seguridad.
También hay que tener en cuenta el cumplimiento de la normativa? Manténgase al día con las regulaciones de la industria y asegúrese de que los nuevos campos cumplen con las normas de cumplimiento. Nadie quiere que su org tenga que hacer frente a costosas multas y que su cordura se vea comprometida por el estrés del incumplimiento.
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8. ¿Hay alguna consideración sobre el rendimiento o la escalabilidad para este campo?
Mantenga su organización al día con las regulaciones de la industria y asegúrese de que los nuevos campos cumplen con las normas de cumplimiento
Mantenga su organización funcionando sin problemas evaluando el impacto de los nuevos campos en el rendimiento. Usted querrá entender cuántos datos van a entrar en la org y el impacto que tendrá en los tiempos de carga de la página y las automatizaciones relacionadas. Cualquier auditoría de seguimiento del campo también puede tener un impacto en la org. Considerar los impactos potenciales y la escalabilidad por adelantado evitará la frustración del usuario que viene con un sistema lento y sin respuesta.
Experiencia del usuario
Y por último, nunca nos olvidemos de la experiencia del usuario. Después de todo, un campo sólo es valioso si realmente es utilizado y amado por tus usuarios, y un usuario feliz significa menos quejas inundando tu bandeja de entrada (y más tiempo para que sueñes despierto con esas merecidas vacaciones).
9. ¿Qué es lo que necesita? ¿Existen necesidades de informes o análisis relacionadas con este campo?
A veces, cuando preguntas a un usuario si se espera que este nuevo campo se incluya en algún informe, desbloquearás un montón de necesidades empresariales adicionales que no compartieron al principio. Esta es una buena pregunta para asegurarte de que estás en el buen camino para ofrecer la solución adecuada. Comprenda la información que un usuario pretende obtener del nuevo campo que solicita. Esto también le ayudará a asegurarse de que está asociado con los objetos de Salesforce adecuados y disponible en un formato que encantará a las personas que necesitan tomar medidas al respecto.
10. ¿Existe alguna interfaz de usuario o experiencia de usuario para este campo? ¿Existen consideraciones de interfaz de usuario o de experiencia de usuario para este campo?
Crea campos que sean intuitivos, fáciles de usar y que aporten valor al trabajo diario de tus usuarios. Las consideraciones clave deben incluir la colocación del diseño de página y los formularios dinámicos para que su nuevo campo brillante esté exactamente donde sus usuarios esperarán verlo cuando lo deseen. También querrá recopilar los comentarios de los usuarios y repetir los diseños de los campos para garantizar la máxima adopción y satisfacción. Una vez más, con su sombrero de BA puesto, ayudará a minimizar el número de tickets de soporte y liberará su tiempo para un trabajo más estratégico (principalmente una broma porque ¿cuándo tienen tiempo libre los administradores de Salesforce?
Pensamientos finales
Estas preguntas le ayudarán a reducir la complejidad innecesaria, mejorar la calidad de los datos e impulsar el valor empresarial, todo ello ahorrándose el quebradero de cabeza de peticiones interminables e improductivas. Pero el cambio nunca se produce de la noche a la mañana. Reconozcámoslo. Como administrador de Salesforce, usted es la columna vertebral operativa del negocio, pero puede ser mucho para cualquiera. Aunque hacer estas preguntas para las solicitudes de «¿Puede añadir un campo?» es un buen comienzo, creo sinceramente por años de experiencia que adoptar su BA interior es la clave para crear una organización de Salesforce de alto rendimiento, fácil de usar y alineada estratégicamente.
Una vez que haya formado a sus usuarios para que comprendan que desea colaborar con ellos en cualquier cambio de la organización y que, en última instancia, es para su beneficio, podrá realizar la transición de la toma de órdenes a la colaboración para la salud a largo plazo de su organización y cordura.
Espero que poco a poco puedas empezar a sentirte más seguro para hacer preguntas críticas y ver cómo tu organización (y tu bienestar mental) prosperan Y quién sabe, con todo el tiempo y los recursos que ahorrarás, incluso podrías ser capaz de exprimir en esas vacaciones tan necesarias. ¡Feliz análisis, #AwesomeAdmins!
