Cómo crear un plan de ventas: Una Guía Completa (Consejos + Ejemplos)

¿Qué es un plan de ventas?

En pocas palabras, un plan de ventas es un proyecto para alcanzar los objetivos de ingresos. Comienza cuando los líderes de ventas definen los objetivos de la empresa a largo plazo. A continuación, sientan las bases para alcanzar esos objetivos estableciendo planes de contratación, cuotas de ventas y un presupuesto de ventas. Los directores de ventas utilizan estos planes de alto nivel para crear estrategias para sus equipos que les ayuden a alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo, ajustándose a medida que cambian las condiciones del mercado. Toman decisiones sobre retribución, territorios y segmentos de clientes. Por último, los vendedores traducen el plan anual en planes de cuentas para cerrar acuerdos individuales.

¿Por qué es importante un plan de ventas?

La planificación de ventas proporciona objetivos claros y una forma de alcanzarlos. Sin ella, es probable que una empresa no sepa cuáles son sus objetivos de ingresos ni cómo va a crecer. Pero éstas son sólo algunas de las ventajas de un plan de ventas eficaz. He aquí algunas otras de las principales:

Determina las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

La planificación de ventas le permite probar y medir cómo las diferentes acciones afectarán a sus números, para que pueda elegir el camino correcto a seguir para alcanzar su objetivo. Se empieza sumando las cifras que se conocen: cuánto venderá probablemente su equipo (basándose en los resultados anteriores) y cuánto costará (basándose en sus recursos actuales). Llegarás a una predicción de las cifras que alcanzarás.

Si la predicción no alcanza sus objetivos, un plan le ayuda a probar diferentes escenarios, de modo que pueda encontrar la acción que le permita alcanzar su número objetivo de la manera más rentable.

¿Y si contrata a más personas? ¿Aumenta sus cuotas? Sube el nivel de tu programa de capacitación para aumentar las tasas de ganancias (el número de acuerdos que se cierran)? La planificación de ventas le proporciona el marco para hacer números hasta que encuentre la realidad que se ajuste a su sueño.

La planificación de ventas le proporciona el marco para hacer números hasta que encuentre la realidad que se ajuste a su sueño

Incrementa el compromiso

Con un plan, su equipo de ventas cuenta con el apoyo necesario para alcanzar tanto sus objetivos personales como los de la empresa. Cuando un nuevo representante se une al equipo, por ejemplo, el plan le indica las actividades diarias que debe completar para ayudar a cumplir sus objetivos de ventas. Si un representante de ventas ya establecido empieza a tener dificultades para alcanzar sus objetivos, el plan le proporciona los recursos necesarios para hacer crecer su base de clientes.

Cuidado con los clientes

Este nivel de apoyo crea un equipo de ventas más comprometido, lo que a menudo significa un equipo de mayor rendimiento. Cuando el equipo de ventas tiene el apoyo que necesita, la empresa tiene una mejor tasa de retención porque el equipo de ventas tiene éxito. La empresa también se gana la reputación de tener unos objetivos claros que ayudan a alcanzar el éxito, lo que facilita la contratación de nuevos representantes de ventas.

Este nivel de apoyo crea un equipo de ventas más comprometido, lo que a menudo significa un equipo de mayor rendimiento

Incrementa ingresos y reduce gastos

En pocas palabras, un plan ayuda a la empresa a asignar los recursos correctamente, lo que ahorra dinero. Por ejemplo, los líderes no están contratando demasiados representantes de ventas para un territorio mientras contratan muy pocos representantes en otros, lo que significa dinero quemado y oportunidades desperdiciadas.

Al mismo tiempo, un plan claro facilita que los representantes de ventas alcancen sus objetivos, lo que se traduce en más ingresos para la empresa. Dado que el equipo de ventas está alcanzando sus objetivos, es menos probable que se marchen, lo que ahorra dinero en contratación, formación e ingresos perdidos debido a los puestos vacantes.

Proceso de plan de ventas

Muchas organizaciones piensan que la planificación de ventas tiene lugar en otoño como preparación para el siguiente año natural. Si bien esto puede funcionar para una empresa establecida, no es un enfoque realista o sólido para la mayoría de las empresas.

Plan de ventas

Las empresas deben llevar a cabo un proceso formal de planificación de ventas anualmente y, a continuación, revisar periódicamente ese plan a lo largo del año para asegurarse de que sigue teniendo sentido. De lo contrario, la organización puede perder nuevas oportunidades de aumentar los ingresos y realizar cambios que puedan reducir las pérdidas.

La planificación de las ventas no es un enfoque realista y sólido para la mayoría de las empresas

La frecuencia con la que las empresas deben revisar su plan depende de la estabilidad del negocio, los cambios del mercado y la complejidad de los planes. Las startups y las nuevas empresas deberían revisar su plan al menos cada trimestre. Las empresas establecidas que lanzan nuevos productos deben revisar los planes de las nuevas líneas de productos al menos cada trimestre, y quizás mensualmente en los primeros días tras el lanzamiento.

La frecuencia con la que las empresas deben revisar su plan depende de la estabilidad del negocio, los cambios del mercado y la complejidad de los planes

Tipos de planes de ventas

Los diferentes tipos de planes pretenden aunar la visión a largo plazo de su empresa, las tácticas a corto plazo y todo lo que hay entre medias. Los líderes establecen una visión a cinco años sobre hacia dónde se dirige la empresa. A continuación, los directores de ventas se sitúan en un nuevo marco temporal -el año siguiente- y elaboran previsiones de ventas y planes territoriales que ayuden a los vendedores a alcanzar sus cifras. Elaboran planes de capacidad para asegurarse de que los equipos funcionen a pleno rendimiento. Por último, los vendedores crean planes de cuentas para cada operación

Veamos más de cerca estos diferentes tipos de planes con los siguientes ejemplos

Plan-a-largo-plazo

Aquí es donde el liderazgo -el CEO, el director de ingresos, el director financiero y el vicepresidente de ventas- se reúne y establece el camino a largo plazo para la empresa. Piensan dónde están las oportunidades y cómo aprovecharlas. Por ejemplo, podrían decidir aumentar el valor anual de los contratos (VAC) en 30 millones de dólares en los próximos cinco años y, al mismo tiempo, reducir el ritmo de contratación, porque quieren que los vendedores actuales sean más productivos

Plan anual

El director comercial crea un plan anual para fijar objetivos más inmediatos que ayuden a la empresa a acercarse a las metas establecidas en el plan a largo plazo. Este plan comienza con una comprensión de la capacidad del equipo, o cuántos ingresos es probable que produzcan. A partir de ahí, se fijan los territorios, las cuotas y los planes de compensación para garantizar que los vendedores alcancen sus cifras.

Pongamos que el plan a largo plazo es conseguir 30 millones de dólares en ACV en los próximos cinco años y, al mismo tiempo, hacer que los vendedores sean más productivos. En ese caso, un director de ventas podría establecer objetivos de 4 millones de dólares en ACV en el primer año y aumentar las cuotas que llevan los vendedores para lograr ese objetivo en lugar de contratar a más gente.

El plan a largo plazo consiste en conseguir 30 millones de dólares en ACV en los próximos cinco años y al mismo tiempo hacer que los vendedores sean más productivos

Territorio plan

Un plan de territorio se centra en un tipo específico de cliente objetivo. Sin embargo, no solo debe segmentar a los clientes en función de la geografía. Segméntelos también en función de categorías significativas para el negocio. Por ejemplo, si desea vender a más empresas, es posible que desee segmentar a los clientes por tamaño de la organización y hacer coincidir a los vendedores con experiencia empresarial con las empresas empresariales. La planificación territorial facilita la asignación de representantes de ventas al territorio más adecuado para sus conocimientos. Por ejemplo, un vendedor que solía trabajar como enfermero diplomado puede ser asignado a clientes del sector sanitario

Cuenta plan

Ahora que los vendedores conocen sus objetivos y sus territorios, asumen su propia planificación -cliente por cliente- con planes de cuenta. Elaboran estrategias para aportar más valor en cada conversación y cerrar acuerdos individuales. Investigan las necesidades del cliente, identifican los obstáculos que se interponen en el camino de la venta y enumeran los elementos de acción para construir relaciones que hagan avanzar cada acuerdo. A continuación, trabajan con diferentes personas de su empresa para ejecutar sus planes de cuentas. Pueden ponerse en contacto con representantes de desarrollo de negocio (BDR) para conseguir nuevos clientes potenciales o con ingenieros de soluciones para crear demostraciones para presentaciones

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Cómo crear un plan de ventas

Para crear tu plan anual del año y asegurarte de que puede adaptarse a los cambios, reúne todos tus datos de ventas en un solo lugar. Después, estudia cuánto puede vender tu gente (basándote en datos históricos) y establece objetivos (e incentivos) que hagan realidad tu meta. Utiliza tecnología que pueda actualizar todos los datos de tu plan en tiempo real, de modo que puedas medir el impacto de los cambios y ajustarte para mantenerte en el buen camino.

Cuidado con las ventas

¿Listo para crear su plan? Aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Conecta los datos del plan con tu CRM

. Conecta los datos del plan con tu CRM

Es importante construir tu plan en un software de gestión de relaciones con clientes (CRM). Cuando tienes todos tus datos de ventas en un solo lugar, actualizados en tiempo real, tienes visibilidad de los cambios que ponen en riesgo tus objetivos.

Los datos de ventas de tu plan se actualizan en tiempo real

También ahorra tiempo. Sin esta única fuente de verdad, pasaría semanas extrayendo manualmente datos de diferentes sistemas para comprender qué ha ido mal. Con cada día que pasa, la brecha entre su plan y su realidad se ampliaría.

Imagínese que comienza una campaña de ventas con 50 vendedores en enero, pero dos abandonan en marzo. Un CRM puede enviarle una alerta de que está por debajo del objetivo. Esos datos en tiempo real son fundamentales si quiere ajustar su plan rápidamente para mantenerse en el buen camino.

Si su organización no dispone actualmente de un CRM, busque uno que utilice IA, extraiga datos de cualquier fuente, se integre con sus otros sistemas y le ayude a automatizar funciones empresariales repetibles. Si ya utiliza un CRM, eche un vistazo exhaustivo a sus esfuerzos de ventas asegurándose de que todos los datos de ventas y clientes están conectados.

2. Comprende la capacidad de tu equipo (cuánto pueden vender)

Utilizando los datos de su CRM, eche un vistazo a la capacidad – o la cantidad de ingresos que predice que su equipo puede vender durante el próximo año. Para calcular la capacidad, observe todas las métricas que afectan a la producción de ventas -incluidos los datos de contratación, una revisión de las cuotas y objetivos, y los datos históricos de rendimiento de los representantes de ventas- para predecir las ventas futuras.

Usando el ejemplo anterior, podría determinar que, basándose en el rendimiento del año anterior, cada vendedor, de media, puede aportar ingresos por valor de 120.000 dólares. Sin embargo, ahora que le faltan dos vendedores, le faltan 240.000 dólares en su capacidad.

3. Trabajar con las partes interesadas de toda la organización

Un plan de ventas impulsa la dirección de toda la organización, por lo que debe representar los objetivos y las aportaciones de todas las partes interesadas. Además de las ventas y las finanzas, el éxito del cliente, los equipos de producto, las finanzas y el marketing también deben incluirse en el proceso. Si sólo se incluye al departamento de ventas en la elaboración del borrador, se corre el riesgo de que el director financiero aparezca con un plan de 500 millones de dólares, el director general con un plan de 1.000 millones de dólares y el jefe de ventas con un plan de 250 millones de dólares

4. Mida la distancia entre su realidad y su sueño

Ahora que conoce la realidad de quién está bajo su techo -y cuánto cree que puede vender su equipo- determine la brecha entre sus predicciones de ingresos y sus objetivos de ingresos.

Mida la brecha entre su realidad y sus sueños

Por ejemplo, imagine que su objetivo del plan a largo plazo es alcanzar los 6 millones de dólares en VAC este año. Con una caída de 240.000 dólares en su capacidad, como mostramos anteriormente, tendrá que averiguar cómo puede seguir cumpliendo el objetivo.

5. Encuentra-las-acciones-para-llenar-el-desfase-y-alcanzar-tu-objetivo. Encuentra las acciones para rellenar el hueco y alcanzar tu objetivo

Es hora de escribir tu plan para alcanzar tus objetivos. Empieza por la columna vertebral -tu equipo- y esboza qué se espera (cuotas), cuáles son las recompensas (compensación), cómo organizar a los clientes (segmentos) y cómo asignar a los representantes (territorios)

A continuación, para cerrar la brecha y alcanzar sus objetivos, cree escenarios hipotéticos para probar el impacto de las diferentes acciones posibles. Los puntos de referencia aquí deben ser el ahorro de costes y la eficiencia: cómo alcanzar su objetivo aprovechando al máximo lo que tiene. ¿Y si contrata a dos personas más? (Algo sencillo, claro, pero difícilmente rentable.) ¿Y si asigna a sus empleados de mayor rendimiento a territorios más lucrativos? ¿Y si crea un programa de capacitación que forme a sus vendedores en un sector estratégico?

En el ejemplo anterior, está intentando encontrar una forma de añadir 240.000 dólares a su capacidad sin añadir costes. Uno de los escenarios que probó muestra que un nuevo programa de habilitación podría servir porque capacitar a sus vendedores para vender con mayor eficacia puede ayudarlo a cerrar más negocios y más grandes. Este puede ser su Plan A. Pero dado que requerirá invertir en un nuevo programa de capacitación, es posible que también desee idear un Plan B que no requiera presupuesto adicional. Por ejemplo, podrías proponer aumentar la cuota de cada vendedor.

6. Presente sus acciones propuestas a la dirección y ejecútelas

Presente sus argumentos a la dirección para obtener la aprobación de la mejor acción propuesta. Muéstreles los datos de su plan para demostrar por qué la solución que propone alcanzará sus objetivos y será rentable al mismo tiempo.

Presente sus acciones propuestas y ejecútelas

Podría defender el Plan A: invertir en un nuevo programa de capacitación. Si la dirección se resiste debido al coste, entonces es el momento de poner en marcha el Plan B: aumentar la cuota de cada vendedor en su lugar. Los representantes de ventas podrían protestar al principio, pero usted puede replantearlo como una oportunidad para ganar más dinero.

Estás en ventas, ¿recuerdas? Encontrar el giro positivo es lo que haces.

7. Mantener-ajustes-y-permanecer-en-el-objetivo-aun-cuando-cambian-las-condiciones-del-mercado

El cambio llegará, ya sea por fuerzas externas (una disrupción en su base de clientes) o internas (un pivote en la hoja de ruta de su producto). El cambio de mentalidad consiste en sacar el plan de la estantería, desempolvarlo y reimaginarlo como algo vivo, que respira. Es algo que se ajusta continuamente a lo largo del año, con la vista puesta en el objetivo

Ejemplos de planes de ventas

Aunque los planes pueden ser excepcionalmente detallados, los siguientes ejemplos muestran la estructura básica de dos tipos de planes.

Plan anual básico

Objetivo: Aumentar las ventas un 15% para alcanzar los 10,5 millones en 2025

Ciclo de ventas: De enero de 2025 a diciembre de 2025
Valor medio de contrato objetivo: 100.000 dólares
Tasa de cierre objetivo: 20%

Métricas de seguimiento:

• Llamadas
• Correos electrónicos
• Conversaciones
• Reuniones
• Contratos

Recursos necesarios para la ejecución del plan:

• 1 nuevo representante de ventas de nivel básico
• 1 puesto de apoyo administrativo a tiempo parcial
• Formación para todos los representantes sobre el nuevo producto que se lanzará a finales de 2024

Plan de territorio:

Territorio: En 2025, The Widget Co va a añadir un vertical de atención sanitaria. Aunque actualmente tienen algunos clientes del sector sanitario, este nuevo territorio será un área de crecimiento.

Objetivo:Los clientes del sector sanitario supusieron 100.000 dólares en ventas en el primer trimestre de 2024. El objetivo es 300K en ventas en 2025 Q2.

Recursos necesarios:

• Cambiar 1 representante de ventas de la vertical de gobierno (en eliminación progresiva) a sanidad
• Dedicar apoyo administrativo a tiempo parcial a la asistencia sanitaria
• Asignar 50.000 dólares del presupuesto de marketing al patrocinio sanitario

5 consejos para optimizar tu plan de ventas

La planificación de ventas sólo proporciona el éxito deseado si las empresas elaboran el plan adecuado para su negocio y sus objetivos específicos. Sin un plan que funcione para su organización específica, no es probable que obtenga los resultados esperados. Las organizaciones que se toman el tiempo necesario para optimizar su plan tienen más probabilidades de disfrutar de mejores resultados.

Plan de ventas

Aquí tiene cinco consejos para optimizar su plan:

Las organizaciones que se toman tiempo para optimizar su plan tienen más probabilidades de obtener mejores resultados

1. Colaborar desde el principio y con frecuencia en toda la organización. Colabora pronto y a menudo en toda la organización

Los planes más precisos se crean cuando todos los departamentos trabajan juntos. Para garantizar un plan cohesionado, las necesidades de toda la organización deben incluirse en el primer borrador, y a medida que se realizan las revisiones. Así se garantiza que el equipo de ventas tenga los productos adecuados para vender y que todos los líderes participen en el juego

2. Incluir detalles pertinentes para ayudar a alcanzar los objetivos

Aunque es tentador incluir sólo los resultados deseados, los planes más útiles y precisos proporcionan una hoja de ruta sobre cómo llegar al destino.

Los planes más útiles y precisos proporcionan una hoja de ruta sobre cómo llegar al destino

Las métricas específicas que supervise deben estar relacionadas con los objetivos que se alinean con su plan de ventas específico. Por ejemplo, si el número de empleados es un problema actual en su departamento de ventas, entonces el seguimiento de las tasas de retención de empleados es importante.

Como mínimo, se recomienda realizar un seguimiento de las siguientes métricas para garantizar la eficiencia de las ventas:

• Llamadas
• Ventas
• Correos electrónicos
• Conversaciones
• Reuniones
• Contratos
• Tasa de cierre
• Valor medio del contrato
• Ciclo de ventas

Como se señaló anteriormente, considere agregar otras métricas que se alineen con los objetivos de alto nivel. Piense primero en cuál es el eje del objetivo (p. ej., los empleados para los objetivos de retención) y, a continuación, identifique todas las métricas relacionadas con él que debe vigilar.

Las métricas de retención son las más importantes

3. Considera la estacionalidad de tu negocio

Para las ventas, no todos los meses son iguales. Muchos negocios tienen ciclos de ventas estacionales, como ralentizaciones durante el verano. Al incorporar esta estacionalidad en las expectativas de ventas, su plan será más preciso de lo que sería si estableciera los mismos objetivos para todos los meses.

Para las ventas, no todos los meses son iguales

Por ejemplo, diciembre tiene de 15 a 17 días efectivos de venta frente a los 23 de otros meses debido a las vacaciones y a que muchos clientes se toman tiempo libre la última semana del año. Por esa razón, la mayoría de los representantes de ventas no van a cerrar tantos tratos en diciembre como lo harían en mayo.

La mayoría de los representantes de ventas no van a cerrar tantos tratos en diciembre como lo harían en mayo

4. Haga objetivos basados en el nivel de experiencia del equipo

Aunque observar el rendimiento histórico del equipo de ventas es un buen punto de partida, asegúrese de tener en cuenta también a su equipo actual. Un nuevo representante de ventas necesita tiempo para construir su base de clientes y alcanzar los objetivos de ventas. Incluso con una experiencia significativa en otras organizaciones, un nuevo representante de ventas no va a rendir como un veterano en su primer mes. Establezca cuotas más bajas para los representantes más nuevos a medida que vayan creciendo y su plan será más fácil de ejecutar

5. Utiliza los insights de la IA para construir tu plan

Los datos históricos te ofrecen un punto de partida para comprender de qué es capaz tu equipo. Sin embargo, las herramientas de IA pueden tener en cuenta variables adicionales, como nuevos representantes de ventas, nuevos productos e incluso nuevos competidores. Mediante el uso de tecnología como el software de planificación de ventas, puede mantener a los vendedores en el buen camino, configurar los planes fácilmente, optimizar en tiempo real y mejorar la flexibilidad operativa.

La Inteligencia Artificial puede ayudar a los vendedores a planificar sus ventas

¿Preparado para convertir tu plan en una realidad?

Complete los pasos anteriores y estará listo para empezar. Estudia los datos del plan en tiempo real en tu CRM, mide el impacto del cambio en tus objetivos, prueba diferentes enfoques y decántate por el más prometedor. Esto es planificación ágil de ventas. Le dice «¡Adelante!» al cambio.