Asigne una fecha de caducidad al conjunto de permisos o a la asignación de grupos de conjuntos de permisos

Última actualización el 3 de mayo de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo eliminar automáticamente el conjunto de permisos o la asignación de grupos de conjuntos de permisos de los usuarios después de una fecha específica de asignación?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Comprender las diferencias entre el conjunto de permisos y el grupo de conjuntos de permisos
• Establecer asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos con fecha de vencimiento
• Eliminar automáticamente el conjunto de permisos de los usuarios después de X días de asignación
• Eliminar automáticamente el grupo de conjuntos de permisos de los usuarios después de X días de asignación
• y mucho más

Anita Smith trabaja como consultora de Salesforce en Gurukul On Cloud (GoC) . Ha recibido un requisito de su equipo de administración para asignar el grupo de conjunto de permisos de gerente de ventas y eliminarlo automáticamente después de una semana de asignación.

Anita no quiere crear un flujo e invertir su tiempo en encontrar otras opciones declarativas.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Los conjuntos de permisos son útiles para proporcionar un conjunto particular de funcionalidades a un usuario además de los permisos proporcionados por su perfil . Por ejemplo, es posible que desee permitir que solo algunos de sus usuarios de ventas conviertan clientes potenciales. En este caso, en lugar de tener un perfil de ventas especial con el permiso de conversión de clientes potenciales, puede crear un conjunto de permisos y asignarlo a un usuario específico.

Los grupos de conjuntos de permisos comprenden varios conjuntos de permisos que necesita un usuario. ¡Espera, esto no es todo! ¡Se pueden agregar y eliminar permisos individuales de un grupo de conjuntos de permisos, utilizando la función de silenciamiento de permisos, para garantizar que los usuarios no obtengan permisos que no sean relevantes para sus funciones laborales!

¿Qué sucede si solo desea que se asigne un conjunto de permisos o un grupo de conjuntos de permisos durante un tiempo designado y no desea olvidarse de eliminarlo más tarde?

• Eliminar el conjunto de permisos del usuario el 31 de mayo de 2022 , es decir, una fecha futura.
• Eliminar el conjunto de permisos del usuario después de 30 días de la asignación.
• Eliminar el grupo de conjuntos de permisos del usuario el 15 de junio de 2022 , es decir, una fecha futura.
• Elimine el grupo de conjuntos de permisos del usuario después de una semana de asignación.

He escrito algunos artículos sobre la automatización del conjunto de permisos   y automatización de grupos de conjuntos de permisos . ¿Por qué no echarles un vistazo mientras estás en ello?

1. Asignar automáticamente conjuntos de permisos a nuevos usuarios
2. Asignar o quitar automáticamente el conjunto de permisos a múltiples usuarios
3. ¿Perfil? ¡Asi que ayer! – Asignar automáticamente un grupo de conjuntos de permisos a un usuario

Después de habilitar la función Asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos con fechas de caducidad , puede asignar una fecha de caducidad a cada conjunto de permisos o grupo de conjuntos de permisos. Los usuarios pueden asignarse a conjuntos de permisos oa grupos de conjuntos de permisos con o sin fecha de caducidad . Cuando un conjunto de permisos o un grupo de conjuntos de permisos tiene una fecha de vencimiento, los usuarios pueden perder el acceso a la funcionalidad después de la fecha de vencimiento. De forma predeterminada, las asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos no caducan.

Realice los pasos a continuación para configurar una fecha de vencimiento para el grupo de conjunto de permisos:

1. Habilitar asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos con fechas de vencimiento
2. Creación de un grupo de conjuntos de permisos: Gerente de ventas

Paso 1: habilite las asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos con fechas de vencimiento

Después de habilitar el conjunto de permisos y las asignaciones de grupos de conjuntos de permisos con la configuración de fechas de vencimiento, puede configurar las fechas de vencimiento de las asignaciones para los conjuntos de permisos y la asignación de grupos de conjuntos de permisos. Los usuarios asignados reciben acceso a todos los permisos agregados hasta la fecha de vencimiento.

1. Haga clic en Configuración.
2. En Búsqueda rápida, escriba Configuración de administración de usuarios y seleccione Configuración de administración de usuarios .
3. Habilite las asignaciones de conjuntos de permisos y grupos de conjuntos de permisos con fechas de vencimiento .

Paso 2: crear un grupo de conjuntos de permisos

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Grupos de conjuntos de permisos.
3. Seleccione Grupos de conjuntos de permisos y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo de conjuntos de permisos .
4. Etiquetar los grupos de conjuntos de permisos   luego presione la tecla de tabulación, el nombre de la API se completará automáticamente.
5. Haga clic en Guardar .

Prueba de concepto

La próxima vez, cuando un administrador del sistema asigne el conjunto de permisos o el grupo de conjuntos de permisos a un usuario, verá una opción para establecer una fecha de vencimiento.

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Grupos de conjuntos de permisos.
3. Seleccione Grupos de conjuntos de permisos y, a continuación, haga clic en el grupo de conjuntos de permisos de Sales Manager .
4. Haga clic en Administrar asignación .
5. En la página Asignaciones actuales , haga clic en Agregar asignación .
6. Seleccione los usuarios que desea asignar y haga clic en Siguiente .
7. Seleccione una opción de vencimiento de asignación para los usuarios que seleccionó.
   1. Para elegir una fecha de caducidad y una zona horaria, seleccione Especificar la fecha de caducidad .
   2. Haga clic en un período de tiempo, es decir, 1 semana , o para ingresar una fecha personalizada, haga clic en Fecha personalizada .
   3. Seleccione una zona horaria . Las asignaciones vencen a las 12:59 p. m. en la fecha y en la zona horaria que especifique.
      1. Si selecciona Mi zona horaria local , el vencimiento se produce a las 12:59 p. m. en su zona horaria. Por ejemplo, si tiene un usuario con un vencimiento asignado que usa la hora estándar de Japón. Utiliza el horario de verano del Pacífico como su zona horaria. Si selecciona Mi zona horaria local como la opción de vencimiento de la zona horaria, la asignación del usuario vence a las 12:59 p. m., hora de verano del Pacífico.
         
8. Haga clic en Asignar .
9. Haga clic en Listo .

Eliminar asignaciones de usuarios en el conjunto de permisos y el grupo de conjuntos de permisos

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Grupos de conjuntos de permisos.
3. Seleccione Grupos de conjuntos de permisos y, a continuación, haga clic en el grupo de conjuntos de permisos de Sales Manager .
4. Haga clic en Administrar asignación .
5. Seleccione las asignaciones para eliminar.
6. Para eliminar las asignaciones seleccionadas, haga clic en Eliminar asignación .
7. Haga clic en Quitar .

Establecer la fecha de caducidad al usar el flujo

Al asignar un conjunto de permisos o un grupo de conjuntos de permisos a través del campo de fecha de vencimiento de uso de flujo. La fecha en que vence la asignación del conjunto de permisos para el usuario especificado.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/05/02/assign-an-expiration-date-to-permission-set-or-permission-set-group-assignment/