La gestión de proyectos no es una tarea fácil y exige buenas habilidades de gestión. Identificar los riesgos imprevistos del proyecto y tomar medidas preventivas es una de las principales tareas con las que se encuentran los gerentes de proyecto al iniciar el proyecto. Incluso los directores de proyectos más organizados tienen que mantenerse alerta para contrarrestar los riesgos y problemas imprevistos del proyecto.
Entonces, la pregunta es ¿cómo pueden los gerentes de proyecto identificar y prevenir riesgos imprevistos del proyecto? Nos lleva a un paso crucial del proceso de gestión de proyectos llamado "Gestión de riesgos". Es un proceso de reducción de los factores de riesgo que pueden afectar el resultado del proyecto.
Factores de riesgo en la gestión de proyectos
Los riesgos del proyecto se asocian más comúnmente con la mala gestión de estos tres factores.
- Programación : un líder de proyecto que no programe el proyecto de manera efectiva puede provocar un retraso en el proyecto y aumentar el costo del proyecto.
- Estimación de costos : no estimar los costos correctos de un proyecto es uno de los mayores riesgos asociados con el proyecto.
- Calidad o rendimiento : el proyecto que está rodeado de incertidumbres, como los costos de capital y el alcance del proyecto, generalmente obstaculiza el rendimiento del producto. El proyecto no va según las expectativas y los riesgos sobre la calidad del producto o el rendimiento siempre permanecen.
Además de estos, otros factores de riesgo que pueden afectar un proyecto incluyen la disponibilidad de recursos (dependencias del proyecto), leyes legales, tendencias del mercado, riesgo contractual, riesgo tecnológico, etc. El software de gestión de proyectos puede ayudar a los líderes de proyectos a gestionar el proceso de manera más eficiente y mitigar todos los riesgos del proyecto.
El mejor enfoque para reducir los riesgos y problemas imprevistos del proyecto
La gestión de riesgos es un proceso iterativo y se lleva a cabo en cinco etapas.
Identificación de riesgos del proyecto
La identificación de riesgos se realiza durante todo el ciclo de vida del proyecto. El proceso de identificación de riesgos del proyecto involucra cuatro aspectos cruciales.
- Repositorio de riesgos: Almacena todos los datos sobre los riesgos identificados en los proyectos anteriores. Se usa como referencia para el proyecto actual, y los gerentes de proyecto se mantienen listos con anticipación, por lo que si ocurre algún problema similar, se puede resolver en una etapa temprana. Para notificar todos los riesgos identificados, se mantiene un registro de riesgos.
- Lista de verificación del cuestionario : se prepara una lista de verificación del cuestionario que ayuda a identificar los posibles riesgos del proyecto.
- Diagrama de espina de pescado : El diagrama de espina de pescado también se conoce como diagrama de causa y efecto o diagrama de Ishikawa. Es una técnica de lluvia de ideas en la que los miembros del equipo identifican las posibles causas de un problema.
- Aporte de los expertos: Implica la recopilación de información valiosa de las partes interesadas y los expertos en la materia. Además, este gerente de proyecto también utiliza una técnica de lluvia de ideas llamada NGT (Técnica de grupo nominal), donde los miembros del equipo escriben ideas y sugerencias. La solución con mayor rango o voto se considera como la decisión final.
- Informes de estado del proyecto : recopile varios informes sobre el proyecto, como informes de reuniones de estado, informes de estado del proyecto, informes de variaciones, etc. Estos informes pueden brindar información vital sobre los problemas que enfrenta el equipo y los riesgos potenciales que enfrenta durante el proyecto.
Estos riesgos se dividen en varias categorías, por lo que, según su categoría, se pueden clasificar. Por lo general, se clasifican en cuatro categorías: técnicas, externas, internas (planificación, programación, etc.) y organizativas (dependencias del proyecto, presupuesto, etc.).
Análisis de riesgo
Una vez que se identifican todos los riesgos, los gerentes de proyecto, junto con los miembros del equipo, analizan el impacto cualitativo y cuantitativo de los riesgos del proyecto. Los gerentes de proyecto estiman la ocurrencia de los riesgos y su efecto en los componentes del proyecto, tales como costo, calidad, alcance, cronograma, etc.
Evaluación y priorización de riesgos
El siguiente paso es calificar los riesgos del proyecto en función de la gravedad y priorizarlos de acuerdo con la puntuación de gravedad. Este detalle también se incluye en el registro de riesgos.
Manejo de riesgos del proyecto
En función de su calificación o puntuación de gravedad, se manejan los riesgos. Para cada riesgo, se prepara un plan de respuesta al riesgo y se anota en el registro de riesgos. Las partes interesadas también participan en la discusión de los problemas.
Seguimiento y control de riesgos
En este paso, el gerente del proyecto monitorea los riesgos del proyecto existente y ve si alguno de estos riesgos se ha vuelto más crítico. Una solución de seguimiento de proyectos puede ser una herramienta bastante útil para mantener un registro del estado del proyecto y ver si hay algún bloqueo importante dentro del proyecto.
Errores comunes que se deben evitar en la gestión de riesgos de proyectos
- No tener un plan de contingencia : los gerentes de proyecto deben poder resolver problemas en cualquier etapa del proyecto, y solo es posible si tienen tiempo de sobra para resolver el proyecto. Es una buena práctica agregar un búfer al final de cada fase del proyecto.
- No tener los recursos listos : pensar con anticipación y fuera de la caja puede ayudar a los gerentes de proyecto a mitigar todo tipo de riesgos del proyecto. Muchos gerentes de proyectos generalmente conocen los factores de riesgo, pero no tener los recursos listos con anticipación hace que la situación esté fuera de control. Al tener lista una lista de verificación de los recursos, los gerentes de proyecto pueden lidiar con los factores de riesgo de manera más efectiva.
- No mantener el registro de riesgos : cuando los miembros del equipo y los líderes del proyecto se centran en mitigar los riesgos, a veces no actualizan el registro de riesgos. No tener un registro de riesgos actualizado significa que los miembros del equipo no tienen una visión clara del estado actual del proyecto, lo que puede afectar negativamente los entregables del proyecto.
- No buscar las opiniones de las partes interesadas y los expertos: las partes interesadas y los expertos pueden dar sus valiosos aportes sobre los proyectos, lo que ayuda a obtener una mayor claridad sobre los entregables del proyecto y reducir la relación de riesgos dentro del proyecto. Deben participar desde el principio del proyecto. A veces, la administración involucra a las partes interesadas y a los expertos en la etapa posterior del proyecto o una vez que se toman las medidas contra los riesgos, que no es el enfoque correcto.
- No priorizar los factores de riesgo : Un análisis detallado de los factores de riesgo y priorizar los riesgos en función de su impacto es un paso crucial para cualquier proyecto. Si el director del proyecto no tiene una idea clara de los factores de riesgo sobre los que actuar primero, cuando se dé cuenta, será demasiado tarde. Se recomienda que el director del proyecto priorice los factores de riesgo en función de su gravedad o puntuación de impacto. La gestión de riesgos puede ser un proceso complicado y, si no se realiza correctamente, se garantiza el fracaso del proyecto.
- No tener una comunicación efectiva: La comunicación efectiva y la transparencia son elementos esenciales para mantener el proyecto en marcha. La reunión diaria de revisión del estado es parte del ciclo del proyecto. Cada miembro del equipo informa sobre su trabajo en una reunión y ayuda al director del proyecto a identificar los riesgos que los miembros del equipo han pasado por alto.
Gestión de riesgos de proyectos en Salesforce
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Sobre el Autor
Jimmy Johnson es un escritor de contenido senior en GoodFirms y escribe sobre varios temas de tecnología. A menudo aborda las soluciones tecnológicas que hacen propuestas de valor y ayuda a los usuarios finales a resolver algunos problemas centrales. Escribe sobre estrategias de desarrollo de proyectos, soluciones de software, últimas tendencias tecnológicas y explora muchas tecnologías interesantes que empoderan a las empresas más allá de las expectativas.
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://inspireplanner.com/blog/how-to-reduce-unforeseen-project-risks-and-issues/