¿Qué es el seguimiento de ventas y cómo ayuda a mejorar el rendimiento del equipo?

Afrontémoslo, todos nos hemos convertido en unos frikis de los números. Cada día, hacemos un seguimiento de todo, desde nuestros pasos y nuestro sueño hasta nuestro tiempo frente a la pantalla e incluso cuántos cafés nos tomamos. ¿Por qué? Porque los datos acaban con las conjeturas: nos muestran lo que funciona y lo que no.

En ventas, siempre estamos inundados de datos, desde registros de llamadas y correos electrónicos hasta cierres de tratos y comentarios de los clientes. Todos estos datos no solo son útiles: son esenciales para el éxito. Pero el seguimiento de las ventas es sólo el primer paso. Para sacar el máximo partido de los datos, hay que entender la historia que cuentan. Esa es la clave para convertir los datos en decisiones y la información en acción

Lo que aprenderás:

¿Qué es el seguimiento de ventas?

El seguimiento de ventas es el proceso de recopilación, análisis y elaboración de informes sobre datos de ventas para comprender el rendimiento, identificar tendencias y mejorar la eficiencia. Es esencial para evaluar la eficacia con la que está cumpliendo sus objetivos de ventas y para tomar decisiones informadas que impulsen sus esfuerzos de ventas.

Seguimiento de ventas

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¿Por qué es importante el seguimiento de ventas?

El seguimiento de ventas es la base para obtener mejores resultados de ventas. Es la forma de recopilar todos los datos que le indican lo que está sucediendo en el frente de batalla. Los datos de ventas le ofrecen una imagen clara de su rendimiento general, así como una vista de pájaro de las tendencias y comportamientos de los clientes. Pero también le ayudan a analizar lo que ocurre a un nivel más granular. El seguimiento de las ventas puede ayudarle a medir la duración de sus ciclos de ventas, de modo que pueda optimizarlos para lograr una mayor eficiencia o determinar en qué emplean el tiempo sus representantes, y si esas tareas podrían automatizarse.

En resumen, el seguimiento de ventas prepara el terreno para un análisis más profundo y una acción positiva. Por ejemplo, si ves que un representante está pulverizando sus objetivos de ventas pero no hace suficientes llamadas, puede deberse a que se está centrando en los InMails personalizados de LinkedIn. Estos requieren más tiempo, pero son sorprendentemente eficaces. Al realizar un seguimiento de estos datos, podrá profundizar y averiguar por qué funcionan las cosas.

Después de eso, puede utilizar estos datos para realizar cambios, convirtiendo los datos brutos en perspectivas estratégicas que perfeccionen sus enfoques de ventas y su formación. De esta forma, el seguimiento de las ventas no sólo le mantiene informado, sino ágil, siempre listo para adaptarse y mejorar basándose en perspectivas de datos sólidos.

Cuidado con los datos

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Cómo seguir las ventas

El seguimiento de las ventas va más allá de simplemente vigilar los números; también se trata de hacer que esos números trabajen para usted. A continuación, le explicamos cómo dividir el proceso en pasos prácticos para garantizar que el seguimiento de sus ventas sea eficaz y fácil de gestionar e interpretar.

Cómo realizar un seguimiento de las ventas

1. Establecer objetivos

Empieza por lo esencial. Qué es lo que realmente impulsa las ventas? Céntrese en las métricas que repercuten directamente en sus objetivos. Para seleccionar estos KPI, comience con el fin en mente: ¿Cuáles son sus principales objetivos comerciales? ¿Aumentar la retención de clientes? ¿Aumentar los márgenes de beneficio? ¿Reducir los ciclos de venta? Elija métricas que le proporcionen información sobre estas áreas. (Más información sobre los pormenores de este proceso más adelante.)

2. Define tu proceso de ventas y establece tu pipeline

Tenga claro cómo un cliente potencial se convierte en cliente. Detalla cada fase desde el contacto inicial hasta la venta final. Qué pasos da tu cliente? Dónde se tropieza? Una vez que haya definido su proceso de ventas, podrá trazar el flujo más eficiente. Construye un pipeline que refleje el viaje de ventas único de cada cliente utilizando el seguimiento de ventas para ver dónde se encuentran los leads y cómo empujarlos a lo largo.

Seguimiento de ventas

3. Configure su flujo de trabajo de seguimiento de CRM

Al configurar un sistema de seguimiento de ventas, es importante definir el flujo de trabajo: cómo se recopilan los datos, cómo se analizan y cómo se elaboran los informes. Ya se trate de una herramienta de gestión de relaciones con los clientes (CRM) o de cualquier otra cosa, una única fuente de verdad le ayuda a ver la imagen completa al reunir todos sus datos. Esto ahorra tiempo y mantiene a su equipo centrado en el análisis, no en la gestión de datos. Asegúrese de que los informes generados son claros y destacan las métricas clave que proporcionan información práctica. Actualice periódicamente las funciones de su cuadro de mando para reflejar la información más relevante, ayudando a su equipo a tomar decisiones rápidas e informadas.

Preguntas frecuentes

4. Personaliza en función de tus necesidades

La personalización es clave cuando se trata de optimizar el seguimiento de sus ventas. Independientemente de su sector, los principios del seguimiento siguen siendo los mismos, pero los detalles de qué y cómo realiza el seguimiento (y de qué realiza el seguimiento) deben adaptarse para ajustarse a su sector específico y a la dinámica del mercado. Por ejemplo, una empresa de tecnología podría centrarse en gran medida en los costes de adquisición de clientes y el valor del ciclo de vida, mientras que un negocio minorista podría realizar un seguimiento de las ventas diarias y los patrones de tráfico de clientes. Céntrese en los datos que se adaptan a sus objetivos y cuadros de mando y, a continuación, utilícelos para realizar cambios que le ayuden a ser más eficiente y a aumentar sus beneficios.

Los datos de seguimiento deben estar adaptados a su sector y a la dinámica de su mercado

5. Convierte-los-datos-en-percepciones-que-puedas-utilizar. Convierta los datos en ideas que pueda utilizar

Ahora viene la parte divertida: utilizar los datos. Las inmersiones periódicas en sus métricas personalizadas le indican lo que funciona y lo que no:

Cómo utilizar los datos

• ¿Son los costes de adquisición demasiado elevados?
• Son los costes de adquisición demasiado elevados?
• ¿Se alinean las ventas diarias con las campañas de marketing?
• ¿Algunos representantes alcanzan sus objetivos mientras que otros se quedan atrás?
• ¿Dónde caen la mayoría de los clientes potenciales? ¿Por qué?
• ¿Qué tácticas están moviendo los clientes potenciales a través de la tubería más rápido?

Comprender estos patrones le ayuda a refinar continuamente su enfoque. Revisar los datos con regularidad es algo más que marcar casillas. Aporta energía a su equipo, mantiene a todo el mundo alerta y garantiza que conviertan rápidamente cada dato en acciones estratégicas que generen resultados reales

6. Compartir información entre equipos

Las ventas son un deporte de equipo, y tus insights pueden beneficiar también a marketing, atención al cliente y desarrollo de producto. Al compartir lo que aprendes de tu seguimiento de ventas, ayudas a alinear estrategias en todos los ámbitos. Puede que un pico de abandonos en la fase de cualificación le indique que el marketing está atrayendo al tipo de clientes potenciales equivocado, o puede que un coste de adquisición de clientes (CAC) elevado le haga replantearse qué ofertas persigue

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KPIs y métricas importantes de seguimiento de ventas

El seguimiento de cada actividad en su proceso de ventas no es sólo una cuestión de supervisión: es esencial para refinar las tácticas y aumentar las tasas de cierre. Dependiendo de las características específicas de sus operaciones de ventas, las métricas exactas en las que se centre pueden variar. Por lo general, los KPI de ventas y las métricas de ventas se dividen en estas áreas principales:

Métricas de rendimiento de ventas

Cuando quiera medir cómo contribuye cada representante a sus objetivos, el seguimiento del rendimiento es clave. Proporciona una visión detallada de las actividades individuales que impulsan el éxito de ventas. Las métricas que hay que vigilar son:

• Llamadas en frío realizadas
• Correos electrónicos enviados
• Duración de la llamada
• Reuniones completadas
• Oportunidades cerradas (ganadas o perdidas)
• Tasa de ventas ganadas (clientes potenciales ganados en comparación con las oportunidades cerradas, o cuántos clientes potenciales se convierten en clientes de pago)

Métricas de clientes potenciales

El seguimiento de los clientes potenciales garantiza que no se escape ninguna venta potencial. Al supervisar el recorrido de cada cliente potencial, puede perfeccionar su enfoque y mejorar las tasas de conversión. Las métricas esenciales son:

• Número de clientes potenciales generados
• Tasa de conversión de clientes potenciales
• Puntuación de clientes potenciales
• Tamaño de la transacción
• CAC

Métricas del objetivo de ventas

Para alcanzar sus objetivos, necesita una hoja de ruta clara. El seguimiento de los objetivos de ventas le permite establecer puntos de referencia y medir el progreso en tiempo real. Las métricas que te mantienen en el buen camino son:

• Objetivo de ingresos totales
• Totales de ventas mensuales, semanales y diarias
• Crecimiento de las ventas

Métricas del pipeline de ventas

Comprender el flujo y el estado de cada acuerdo en su pipeline es crucial para la toma de decisiones oportuna. Esto es lo que debe supervisar para mantener el pulso:

• Total de oportunidades abiertas
• Oportunidades abiertas
• Oportunidades perdidas por día/semana/mes
• Velocidad de la línea de producción, es decir, la rapidez con la que los clientes potenciales se convierten en clientes
• Longitud del ciclo de ventas

Métricas de actividad de ventas

Se trata de lo que hace tu equipo y cómo se traduce en resultados. El seguimiento de las actividades de ventas le ayuda a identificar las actividades de alto impacto y las áreas de mejora. Las métricas clave incluyen:

• Tasa de respuesta a los correos electrónicos
• Tasa de respuesta a los correos electrónicos
• Duración de las llamadas
• Nuevas oportunidades creadas
• Demostraciones reservadas

Métricas del embudo de ventas

Perfeccionar tu embudo significa comprender cada fase del recorrido del cliente. El análisis de estas métricas le permite determinar con precisión dónde se están perdiendo clientes potenciales y dónde está ganando:

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