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Cómo crear un tipo de informe personalizado de Salesforce

Los informes de Salesforce son una parte importante del trabajo de cualquier administrador y, para asegurarse de que puede acceder a los datos correctos, primero debe seleccionar el tipo de informe correcto. Salesforce viene con varios tipos de informes listos para usar que generalmente se basan en un solo objeto, dos objetos que están relacionados entre sí (por ejemplo, cuentas y contactos) e incluyen relaciones "con" (por ejemplo, oportunidades con actividades). Esto es genial, pero a veces necesitamos opciones de informes más avanzadas. Ahí es exactamente donde interviene un tipo de informe personalizado de Salesforce.

¿Qué es un tipo de informe personalizado de Salesforce?

El tipo de informe personalizado de Salesforce nos permite ampliar nuestra estrategia de informes al:

  • Seleccionar más de 2 objetos en un informe
  • Agregar campos de objetos relacionados con los objetos elegidos en los tipos de informes personalizados
  • Mostrar con y sin relaciones
  • Determinar el diseño, los campos y los campos predeterminados
  • Cambiar el nombre de los campos

Cuándo crear un tipo de informe personalizado de Salesforce

Solo debe crear un tipo de informe personalizado de Salesforce cuando la funcionalidad nativa de Salesforce no pueda satisfacer sus requisitos. Algunos ejemplos comunes de cuándo puede ser necesario crear un tipo de informe personalizado de Salesforce incluyen:

  • Visualización de oportunidades con o sin productos
  • Ver cuentas con o sin actividades
  • Ver cuentas con o con o sin oportunidades con o sin actividades

Ninguno de estos informes está disponible como estándar.

¿Por qué no utilizar un filtro cruzado?

Si está familiarizado con los informes de Salesforce, es posible que se haya encontrado con filtros cruzados. Los filtros cruzados le permiten seleccionar datos basados en relaciones con / sin. Por ejemplo, podría elegir un tipo de informe de oportunidad estándar y agregar un filtro cruzado de "Con actividades", para mostrar solo los registros de oportunidad que tienen actividades asociadas.

Sin embargo, no puedo agregar ningún campo del registro de actividad. Si también quiero poder ver los datos de actividad relacionados, necesitaría un tipo de informe personalizado de Salesforce.

Cómo crear un tipo de informe personalizado de Salesforce

Trabajaremos con un ejemplo de cómo crear un tipo de informe personalizado de Salesforce para mostrar oportunidades con o sin actividades. Este informe nos ayudará a identificar oportunidades que pueden necesitar apoyo o seguimiento.

Vaya a Configuración> Inicio> Configuración de funciones> Análisis> Informes y paneles > Tipos de informes (escriba "Tipos de informes" en la barra de búsqueda).

Seleccione "Nuevo tipo de informe personalizado".

Creación de un tipo de informe personalizado de SalesforceCreación de un tipo de informe personalizado de Salesforce

Seleccione su objeto principal, cree un nombre de informe y asegúrese de seleccionar "Implementado"; de lo contrario, los usuarios no podrán ver su nuevo informe.

Hacer que su tipo de informe personalizado de Salesforce sea visible para los usuariosHacer que su tipo de informe personalizado de Salesforce sea visible para los usuarios

El objeto principal seleccionado en el paso anterior será el objeto A. Seleccione cualquier objeto adicional y sus relaciones correspondientes, por ejemplo, Con o Sin. Clic en Guardar".

Seleccionar objetos primarios y adicionales en un tipo de informe personalizado de SalesforceSeleccionar objetos primarios y adicionales en un tipo de informe personalizado de Salesforce

En la siguiente pantalla, verá su nuevo tipo de informe personalizado de Salesforce, incluidas las relaciones y los campos.

Obtenga una vista previa de su tipo de informe personalizado de SalesforceObtenga una vista previa de su tipo de informe personalizado de Salesforce

Para cambiar los campos que están disponibles, agregar secciones o cambiar el nombre de los campos, haga clic en "Editar diseño".

Cambiar los campos disponibles en un tipo de informe personalizado de SalesforceCambiar los campos disponibles en un tipo de informe personalizado de Salesforce

En la sección Propiedades de diseño de campo, puede seleccionar qué campos están disponibles arrastrándolos y soltándolos dentro y fuera del panel de campos disponibles en el lado derecho.

Editar campos disponibles en un tipo de informe personalizado de SalesforceEditar campos disponibles en un tipo de informe personalizado de Salesforce

También puede cambiar el nombre de los campos o convertirlos en campos predeterminados, lo que significa que siempre se seleccionan automáticamente como campos de detalle cuando se crea un informe.

Para hacer esto, haga doble clic en cualquier campo, cambie el campo "Mostrar como" para cambiar el encabezado de la columna o marque "Marcado por defecto" para incluir siempre el campo.

Cambiar el nombre de los campos en un tipo de informe personalizado de SalesforceCambiar el nombre de los campos en un tipo de informe personalizado de Salesforce

Podemos dividir nuestro informe en secciones. En este ejemplo, agregaremos algunos campos de la Cuenta relacionada, por lo que crearemos una nueva sección para albergar estos campos llamada "Cuenta". Haga clic en "Crear nueva sección" y asígnele un nombre.

Agregaremos campos a nuestra nueva sección haciendo clic en "Agregar campos relacionados mediante búsqueda".

Seleccionaremos nuestros campos de Cuenta y haremos clic en "Aceptar".

Agregar campos a un tipo de informe personalizado de SalesforceAgregar campos a un tipo de informe personalizado de Salesforce

Luego podemos arrastrar el nuevo campo a la sección Cuenta que creamos anteriormente.

Haga clic en "Guardar" y nuestro nuevo tipo de informe personalizado de Salesforce está listo.

Sugerencia útil: ¡ Desde el lanzamiento de Winter '21 , se agregan automáticamente nuevos campos personalizados a sus tipos de informes personalizados!

El resultado

Hemos creado un informe que destaca fácilmente a los clientes VIP con Oportunidades, con o sin Actividades. Rápidamente podemos ver que tenemos una oportunidad con United Oil & Gas Corp que no tiene actividades relacionadas, a pesar de que es un cliente VIP. Con este tipo de informes avanzados, podemos identificar problemas potenciales rápidamente y resolverlos de manera proactiva antes de que se intensifiquen.

Resultado de un tipo de informe personalizado de SalesforceResultado de un tipo de informe personalizado de Salesforce

Tipos de informes personalizados de Salesforce en Inspire Planner

Inspire Planner , una aplicación de gestión de proyectos nativa de Salesforce, ofrece tres tipos de informes personalizados de Salesforce que le facilitan la creación de informes sobre proyectos, asignaciones de tareas y entradas de tiempo. Son los siguientes:

  • Utilización de recursos : este tipo de informe le permite informar sobre las tareas de Salesforce, la tarea del proyecto Inspire relacionada y el proyecto. Este tipo de informe es ideal para cuando desee informar sobre asignaciones de tareas. Sin embargo, dado que este tipo de informe informa sobre las tareas de Salesforce, solo le permitirá informar sobre las tareas que se han asignado desde que se crea una tarea de Salesforce solo cuando la tarea del proyecto se asigna a un recurso.
  • Tareas de proyecto con o sin tareas de Salesforce : este tipo de informe personalizado de Salesforce le permite informar sobre proyectos y tareas de proyecto con o sin tareas de Salesforce relacionadas. Este tipo de informe es ideal para cuando desee informar sobre tareas asignadas y no asignadas en Inspire Planner .
  • Seguimiento del tiempo del proyecto : este tipo de informe le permite informar sobre proyectos, tareas del proyecto y las entradas de tiempo relacionadas. Es ideal para cuando desee informar sobre entradas de tiempo individuales asociadas con tareas.

Resumen

Con un tipo de informe personalizado de Salesforce, puede potenciar sus habilidades de generación de informes de administrador de Salesforce, proporcionando opciones de informes avanzadas para sus usuarios. Para obtener más información y práctica, consulte este video de Salesforce.


Sobre el Autor

Christine Marshall es la evangelista de Salesforce en Salesforce Ben .
Es una MVP de Salesforce certificada cuatro veces, una oradora habitual en eventos de Salesforce y dirige el grupo de administración de Bristol Salesforce.


Aplicación de gestión de proyectos Inspire Planner Salesforce Aplicación de gestión de proyectos Inspire Planner Salesforce

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://inspireplanner.com/blog/salesforce-custom-report-type/

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