¡Descubra cómo completar automáticamente el campo de aprobador delegado en un nuevo registro de usuario!

Última actualización el 4 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

¿Cómo se completa automáticamente el campo de aprobador delegado en un nuevo registro de usuario?

Objetivos:

Después de leer esta publicación de blog, el lector podrá:

• Cree un flujo activado por registro para completar automáticamente el campo de aprobador delegado para nuevos usuarios.

Warren Mason trabaja como administrador del sistema en Gurukul on Cloud (GoC) recibió el siguiente requisito: en el registro de un nuevo usuario, complete automáticamente el administrador del usuario como aprobador delegado.

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

El aprobador delegado es un aprobador alternativo. Si se completa, este usuario recibe las mismas solicitudes de aprobación que el aprobador original . Los aprobadores delegados no tienen la capacidad de reasignar solicitudes de aprobación ; solo pueden aprobar o rechazar solicitudes de aprobación.

La asignación de un aprobador delegado es útil cuando un usuario está fuera de la oficina . En tales circunstancias, un aprobador delegado, designado por el Usuario, puede aprobar solicitudes en nombre del Usuario. Sin embargo, si los usuarios olvidan configurar aprobadores/administradores delegados, esto retrasaría la aprobación de las solicitudes, siempre y cuando estén fuera de la oficina. Un usuario puede seleccionar un administrador/aprobador delegado navegando a su configuración personal .

En este artículo, analizaremos cómo automatizar el proceso de autocompletar un nuevo administrador de usuarios como aprobador delegado. Existen múltiples soluciones posibles para el escenario empresarial anterior .

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Antes de continuar, debe comprender al Usuario objeto Representa a un usuario en su organización.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito de negocio de Warren mediante Record-Triggered Flow . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Agregue un elemento de decisión para verificar si el administrador está poblado o no
3. Agregue un elemento de asignación para completar el aprobador delegado

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Usuario
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimizar el flujo para la actualización de campos rápidos
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: usar el elemento de decisión para verificar si el administrador está poblado o no

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar que el administrador del campo esté completo o no y el registro de usuario se acaba de crear.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso : {!$Record.Id}
      2. Operador : es nulo
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 2:
      1. Recurso : {!$Record.ManagerId}
      2. Operador : es nulo
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Falso}
5. Cuándo ejecutar Resultado : si se cumplen los requisitos de la condición.
6. Haga clic en Listo .

Paso 3: usar el elemento de asignación para actualizar el aprobador delegado

El siguiente paso es actualizar el aprobador delegado en el usuario. Usaremos la Asignación   elemento, ya que estamos usando before-save flow .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Asignación .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Establecer valor variable
   1. Fila 1:
      1. Campo : {!$Record.DelegatedApproverId}
         
      2. Operador : Igual
         
      3. Valor : {!$Record.ManagerId}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Warren's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 50
5. Etiqueta de entrevista : Asignación automática de aprobador delegado {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, si se crea un usuario, el aprobador delegado se completará automáticamente.

1. Vaya a Configuración | Administración | Usuarios | Usuarios
2. Cree un nuevo usuario y márquelo como activo , asegúrese de completar el Administrador.
3. Haga clic en Guardar .
4. Ahora navegue hasta el campo Aprobador delegado en la página de detalles del usuario y verifique de quién es el nombre. ¡Sí, tiene razón, es James Smith !

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/03/auto-populate-delegated-approver-field-on-a-new-user-record/