Fórmula de flujo para estandarizar el nombre de oportunidad

Última actualización el 16 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo estandariza el nombre de la oportunidad para seguir la convención de nomenclatura definida por el negocio?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Comprender cuándo usar el flujo antes de guardar
• Use la fórmula para concatenar campos en el flujo
• Utilice el elemento de asignación para actualizar los registros
• y mucho más

Olivia Rodrigo trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . GoC quiere que todas sus oportunidades sigan la misma convención de nomenclatura, pero los usuarios a menudo olvidan o ponen el nombre incorrecto. Olivia recibió un requisito de su director de ventas para ayudar al equipo a estandarizar el nombre de la oportunidad como se muestra a continuación cada vez que se crea o actualiza el registro.

• Nombre : – Nombre de la cuenta | Tipo | Importe | Escenario

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Hay algunas soluciones posibles para el escenario empresarial anterior. Sin embargo, nuestro propósito, en este blog, es aprender sobre Flow y sus características. Por lo tanto, utilizaremos el flujo desencadenado por registro antes de guardar.   para resolver el requisito comercial anterior .

El uso de before-save nos permite lograr el mismo objetivo que Process Builder (After-save Flow), pero mucho más rápido porque cada registro no se vuelve a guardar en la base de datos. Evitar ese procedimiento de guardado adicional significa omitir otra ronda de reglas de asignación, reglas de respuesta automática y otras personalizaciones que tardan en ejecutarse.

Use un flujo antes de guardar en los siguientes casos de uso:

1. Actualizar campos en registros nuevos o modificados
2. Active una regla de validación (esta es una solución personalizada que no está disponible de fábrica)

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 3 pasos para resolver el requisito empresarial de Olivia utilizando el flujo activado por registro antes de guardar . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Cree una fórmula para construir el nombre de la oportunidad
3. Agregar un elemento Asignación al nombre de la oportunidad

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Oportunidad
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para actualizaciones de campo rápidas
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: fórmula para construir el nombre de la oportunidad

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para construir el nombre de la oportunidad mediante la fórmula de concatenación.
2. Ingrese la siguiente información :
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : forT_OpportunityName
   3. Tipo de datos : Texto
   4. Fórmula : {!$Record.Account.Name}&' | '&TEXTO({!$Registro.Tipo})&' | '&TEXT({!$Record.Amount})&' '&TEXT({!$Record.CurrencyIsoCode})&' | '&TEXTO({!$Registro.NombreEtapa})
3. Haga clic en Listo .

👉 Elimine CurrencyIsoCode de la fórmula anterior si la función multidivisa no está habilitada en su organización.

La fórmula TEXT() convierte un campo de porcentaje, número, fecha, fecha/hora, lista de selección o moneda en texto. TEXT() devuelve la salida sin formato, comas o signos de moneda.

Paso 3. Uso del elemento de asignación para actualizar el nombre de la oportunidad

El siguiente paso es actualizar el Nombre de la oportunidad. Usaremos la Asignación   elemento, ya que estamos usando before-save flow .

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Asignación .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Establecer valor variable
   1. Fila 1:
      1. Campo : {!$Registro.Nombre}
         
      2. Operador : Igual
         
      3. Valor : {!forT_OpportunityName}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Olivia's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
5. Etiqueta de la entrevista : estandarizar el nombre de la oportunidad {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, si un usuario crea o actualiza una oportunidad, el flujo activado por registro antes de guardar actualizará automáticamente el nombre de la oportunidad.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/13/flow-formula-to-standardize-opportunity-name-2/