Última actualización el 19 de junio de 2023 por Rakesh Gupta
Atrás quedaron los días en que la creación, generación y gestión de documentos eran producto de tediosos procesos manuales. Hoy en día, DocGen se puede optimizar fácilmente mediante la integración nativa de airSlate con Salesforce .
En pocas palabras, DocGen es una forma de crear documentos con contenido dinámico. Permite agregar lógica condicional e insertar fragmentos de datos de tamaño variable para generar un documento. Simplemente escriba la sintaxis utilizando el generador de etiquetas incorporado de airSlate y no tendrá ningún problema con el formato o la creación de plantillas para otros casos más adelante.
Por ejemplo, el equipo de ventas no sabe qué producto específico comprará un cliente, por lo que puede agregar varias condiciones en su formulario de pedido que se mostrarán según el producto. Esto permite crear un formulario de pedido una vez, lo que reduce la cantidad de procesamiento manual.
Generación de documentos con contenido dinámico precargado desde Salesforce
Imagine que puede generar un informe que incluya datos sobre Oportunidades que no están cerradas, o solo aquellas creadas después de una fecha específica, o cualquier otro criterio de su elección con un solo clic del botón. Más tarde, puede adjuntar estos informes a los registros de Salesforce, cargarlos en un almacenamiento externo o enviarlos por correo electrónico a los clientes si es necesario.
Para hacerlo, deberá crear tablas con un número dinámico de filas agregando etiquetas de tabla a la plantilla DOCX.
- Para comenzar, seleccione el flujo en el que está trabajando actualmente en airSlate o cree un nuevo flujo si aún no tiene uno. Elija Generación de documentos en el bloque Documento . Cree o cargue el documento DOCX de su elección.
- Luego cree o inserte una tabla simple con la siguiente sintaxis de etiquetas o simplemente copie y pegue la tabla a continuación:
Nombre Cantidad {{tabla(Productos)}} {{OpportunityName}} {{Cantidad de oportunidad}} {{mesa final}} - Tome nota : {{table(Products)}} {{endtable}} son las filas entre la fila del elemento de apertura.
- Cuando haya terminado, haga clic en Completar .
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: agregar documentos y formularios
- Vaya a la pestaña Bots y haga clic en Agregar bot .
- Elija Precompletar desde el registro de Salesforce en la categoría de Salesforce. Este airSlate Bot precarga automáticamente un documento con datos tomados de un registro de Salesforce, objetos secundarios y archivos PNG y JPEG.
- Haga clic en Instalar Bot para agregarlo a su flujo de trabajo, luego se abrirá la ventana de configuración de Bot.
- Conecte su cuenta de Salesforce y elija el objeto base de Salesforce que contiene el registro que necesita (por ejemplo, Cuenta ). Seleccione Oportunidad como objeto relacionado.
- Seleccione Tabla para el tipo de datos que desea mapear
- Asignar campos de objetos de Salesforce a campos de documentos
- A continuación, ajuste las condiciones de búsqueda para el registro inicial
- El registro inicial es un registro en Salesforce que usamos para extraer datos. Si ejecuta el Flujo desde Salesforce, a través de un botón personalizado , use ese registro donde se hizo clic en el botón personalizado, como el registro de inicio. Si el Flujo no se ejecuta desde Salesforce, simplemente agregue algunos criterios de búsqueda para encontrar el registro que contiene los datos que necesita.
- Seleccione el registro inicial de Salesforce para completar previamente los campos del documento. Seleccione un campo de objeto de Salesforce y asígnelo a un campo en el documento (por ejemplo, ID de cuenta ). Cuando un destinatario agrega datos, el Bot encontrará e insertará otros datos para este registro en los campos que ha asignado.
- Establezca condiciones si desea ajustar cómo y cuándo actuará el Bot. Las condiciones son opcionales y pueden basarse en un documento , destinatario , fecha , flujo o etapa del contrato , número de campos completados . Puede agregar más de una condición, así como especificar cualquier cantidad de condiciones para activar el Bot.
- Si es necesario, puede personalizar la configuración avanzada , configurar cuándo actuará el bot y agregar etiquetas personalizadas.
- Después de eso, haga clic en Aplicar configuración para habilitar el Bot.
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: agregar un bot de Salesforce
DocGen en airSlate para Salesforce funciona a la perfección con la adición de Salesforce Bot. Esta poderosa integración agiliza el proceso de generación de documentos dentro del ecosistema de Salesforce. Al aprovechar el bot de Salesforce, los usuarios pueden automatizar fácilmente la creación y distribución de documentos, ahorrando un tiempo valioso y aumentando la productividad. Con solo unos pocos clics, el bot extrae datos relevantes de los registros de Salesforce y los fusiona con plantillas personalizables, generando documentos pulidos y sin errores.
Agregar lógica condicional a sus plantillas DOCX
Agregar etiquetas condicionales a sus plantillas DOCX le permite mostrar bloques de texto según ciertas condiciones.
La sintaxis básica de las etiquetas condicionales aparece de la siguiente manera:
- {{if(ConditionFieldName='Valor1')}}
- {{else((ConditionFieldName='Value2')}}
- {{terminara si}}
Veamos cada pieza por separado.
- {{if(ConditionFieldName}} acción exitosa, si la condición 1 es verdadera
- {{else((ConditionFieldName}} acción exitosa, si la condición 2 es verdadera
- {{endif}} condición es cualquier expresión, variable o valor de una función, cálculo o fuente de datos.
Usando condiciones, puede mostrar u ocultar párrafos de texto. Para crear una condición, puede usar un Campo o Variable (para casos más complejos) con operadores como = , != , > , < .
Para los valores de condición, puede utilizar valores establecidos, valores de campo o variables.
Veamos un caso en el que, según el destinatario, el administrador de la cuenta deja una nota para aprobar o revisar el informe mensual.
A continuación, encontrará una guía paso a paso sobre cómo agregar etiquetas condicionales a sus plantillas DOCX:
- Cargue el documento que necesita y haga clic en Editar junto a él .
- Agregue la etiqueta condicional de su elección a su plantilla DOCX. Por ejemplo, insertaremos la etiqueta con condiciones basadas en la etapa de oportunidad. {{if(AccountSite='Legal')}} ¡Felicitaciones por cerrar los tratos!
- {{else(AccountSite='Sales')}} Verifique las cantidades.
- {{terminara si}}
- Después de esto, haga clic en Completar .
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: configuración de la lógica condicional (parte 1)
- Muévase a la pestaña Bots , haga clic en Agregar bot , busque e instale el prerrelleno desde el registro de Salesforce desde la categoría de Salesforce.
- Una vez que se abra la ventana de configuración del Bot, configure los ajustes de Conexión .
- A continuación, seleccione objetos y campos de mapa . Elija el objeto base de Salesforce que contiene el registro que necesita (por ejemplo, Cuenta ).
- El tipo de datos que va a asignar está configurado como Único de forma predeterminada.
- Asigne campos de objetos de Salesforce a campos de documentos: Nombre de cuenta y Sitio de cuenta en nuestro caso.
- Luego, seleccione el registro inicial de Salesforce para completar previamente los campos del documento y decida cuándo actuará el Bot.
- Si es necesario, vaya a la configuración avanzada para establecer la frecuencia con la que actuará el bot, qué hacer con una revisión en caso de que el bot falle y agregue etiquetas para buscar flujos.
- Haga clic en Aplicar configuración para habilitar el Bot.
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: configuración de la lógica condicional (parte 2)
Con DocGen, puede automatizar la generación de documentos en función de condiciones específicas, agilizando su flujo de trabajo y eliminando errores manuales. Al configurar la lógica condicional, puede controlar dinámicamente el contenido, el formato y la distribución de sus documentos, asegurando la personalización. Descubra cómo DocGen de airSlate revoluciona la generación de documentos, haciendo que su experiencia con Salesforce sea aún más eficiente y efectiva.
Una vez que haya terminado la configuración del bot, puede activar su flujo de trabajo con el botón personalizado .
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: botón personalizado
Para ver si se ejecutó el flujo, regrese a su cuenta de airSlate y continúe con todos los flujos haciendo clic en Cerrar en la parte superior de la página.
Junto al Flujo, haga clic en Revisar . Elija el Paso para revisar el Flujo y haga clic en Revisar una vez más.
Una vez que se ejecuta el Flujo, el documento se completará automáticamente con los valores de los registros de Salesforce y, luego, partes del texto se representarán condicionalmente en función de estos valores.
Cómo funciona DocGen en airSlate para Salesforce: revisión del flujo de trabajo
Con DocGen, puede revisar sin esfuerzo sus flujos de trabajo, mejorando la colaboración y la productividad. Esta poderosa herramienta le permite realizar cambios en tiempo real en sus documentos, realizar un seguimiento de las revisiones y recopilar comentarios de las partes interesadas, lo que garantiza una gestión de documentos sin inconvenientes. Diga adiós a las revisiones manuales que consumen mucho tiempo y adopte la eficiencia de DocGen for Salesforce de airSlate, transformando su flujo de trabajo en un proceso optimizado y sin errores.
La línea de fondo
En esta publicación de blog, hemos explorado el proceso de generar documentos con contenido dinámico precargado desde Salesforce e incorporar lógica condicional en sus plantillas DOCX. Sin embargo, creemos que solo hemos tocado las posibilidades ilimitadas que ofrece airSlate para Salesforce . Si está intrigado por las capacidades de airSlate , le recomendamos que solicite una demostración para presenciar todo su potencial en acción.
Evaluación formativa:
¡Quiero saber de ti!
¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2023/06/19/empowering-your-salesforce-experience-exploring-the-features-of-airslates-docgen-for-salesforce-2/
