Desde que hemos publicado este art铆culo, lo hemos modificado y actualizado para potenciarlo, y darle m谩s valor para tu trabajo y tu empresa.

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Si quieres tener una mente organizada para permitirte realizar m谩s cosas, y tener m谩s 茅xito en el mundo que est谩 construido para la distracci贸n, este art铆culo es para ti. Un lugar para todo, y todo en su lugar, es un un principio que Daniel Devitin desarrolla en su libro The Organized Mind que durante siglos ha permitido que mantengamos nuestro mundo f铆sico en orden para focalizarnos en la tarea que tengamos a mano, y de este modo progresar.

En la actualidad, hemos agregado complejidad a nuestros mundos sociales y digitales, haci茅ndolo todo m谩s y m谩s dificil, y de este modo oder lograr nuestros objetivos m谩s importantes en nuestras vidas

El Estado Actual de Sobrecarga de informaci贸n

Cada d铆a nos confrontamos con una cantidad inmensa de informaci贸n:

  • Cada uno de nosotros procesa alrededor de 100.000 palabras por d铆a a trav茅s de todos los mensajes a lo que estamos expuestos.
  • La persona promedio observa 5 horas de televisi贸n cada d铆a,
  • Que es el equivalente de procesar 20 gigabytes de im谩genes audiovisuales.

驴Qu茅 tiene que ver esto con tu mente, y qu茅 tan bien organizada est谩?

Hay dos cosas para considerar aqu铆:

Primero, tu cerebro evoluciona para focalizarse en una cosa a la vez:

  • La capacidad de procesamiento de la mente consciente ha sido estimada en aproximadamente 120 bits por segundo,
  • Lo que significa que escasamente entiendes a dos personas habl谩ndote al mismo tiempo,聽
  • La tarea m煤ltiple es un mito, tu cerebro simplemente no tiene la capacidad de hacerlo.

Segundo, esto significa que necesitas tomar decisiones sobre qui茅n y a qu茅 prestar atenci贸n a lo largo del d铆a:

  • Tu cerebro parece tener la capacidad de tomar cierto n煤mero de decisiones todos los d铆as, y
  • Una vez que alcanzas ese l铆mite, no puedes tomar m谩s decisiones, sin importar cu谩n importantes sean,
Esto significa que cada estado actualiza a continuar leyendo Facebook y cada mensaje de whatsapp que recibas de un amigo est谩 compitiendo por recursos en tu cerebro con cosas m谩s importantes como terminar el proyecto que vende al final del d铆a.

Una vez que hayas agotado el l铆mite de la capacidad de toma de decisi贸n diaria de tu cerebro:

  • Eres incapaz de tomar buenas decisiones, y
  • De 煤ltima eres incapaz de hacer un gran trabajo.

Para comprender porque esto es importante, miremos como la memoria y la atenci贸n trabajan.

C贸mo funciona la atenci贸n

Para comprender c贸mo tener una mente bien organizada necesitas saber c贸mo nuestra mente nos organiza.

Hay cuatro componentes principales del sistema atencional humano, que es lo que conduce a quien y a lo que prestas atenci贸n.

Primer Componente: Modo So帽ador

El primer componente es algo que llamamos modo so帽ador. Este es donde:

  • Visualizas el futuro,
  • Te proyectas a ti mismo en una situaci贸n, e
  • Imaginas c贸mo ese encuentro puede desarrollarse.
Lo interesante es que los cient铆ficos han descubierto que esto es el estado predeterminado de tu mente. B谩sicamente siempre que no est茅s localizado en una tarea est谩s en modo so帽ador.

Segundo Componente: Modo Permanecer en la Tarea

El segundo componente es el modo permanecer en la tarea, este es el modo que utilizas cuando:

  • Estas pagando los impuestos,
  • Escribiendo un informe, o
  • Tratando de manejar en un pa铆s extranjero.
Los investigadores llaman este modo el ejecutivo central.聽Mientras est谩s despierto, est谩s en uno de aquellos dos estados pero nunca al mismo tiempo.

El Tercer Componente: Filtro Atencional

El tercer componente es el filtro atencional, que determinan c贸mo puedes esperar a lo que prestas atenci贸n:

  • Tu mente no tiene la capacidad de prestar atenci贸n a todo lo que est谩 sucediendo alrededor tuyo,
  • Por lo tanto filtra todo lo que parece irrelevante para ti ahora.

Por ejemplo, tu cerebro :

  • No registra todos los autos zigzagueando del otro lado de la autopista,
  • Cuando est谩s en tu carril yendo a visitar a un familiar en otra ciudad o estado.

Existen dos principios que el filtro atencional emplea para decidir a qu茅 prestar atenci贸n:

  • Cambio, e
  • Importancia.

Tu cerebro r谩pidamente nota algo que cambia en el entorno, y permite que las cosas salgan

Por ejemplo:

  • Si est谩s manejando en una calle suave, y
  • De repente comienza a ponerse pedregoso,
  • Tu mente comenzar谩 a ser consciente de eso instant谩neamente.

Tu cerebro tambi茅n nota cosas que son personalmente importantes para ti, por ejemplo:

  • Si alguien en un sal贸n lleno de gente menciona tu nombre,
  • Lo escuchar谩s claro y fuerte.

El Cuarto Componente: Sistema Atencional

El cuarto componente del sistema atencional es el interruptor atencional que nos permite dirigir la atenci贸n a una cosa y luego a otra.聽

Este es un ejemplo pr谩ctico para explicar c贸mo funciona en el mundo real:

  • Digamos que est谩s leyendo un libro,
  • De repente, tu tel茅fono suena, un cambio en tu entorno f铆sico que tu filtro atencional permite salir,
  • En aquel momento, decides que quieres ver quien te envi贸 un wassap y que dice, y
  • Utilizas tu interruptor atencional para dirigir tu atenci贸n desde el libro a tu tel茅fono.

Todo esto sucede tan r谩pido que no eres consciente de que estas cambiando los modos ni de que estamos tomando una decisi贸n, pero es exactamente lo que hacemos

C贸mo Funciona la Memoria

No recordamos cosas casi tan bien como pensamos que lo hacemos. Y a煤n peor no siempre sabemos cu谩ndo recordamos cosas exactamente o no.

Lo que nos trae a la 煤ltima conclusi贸n que nuestra memoria molesta

Entonces, 驴qu茅 hacemos? Encontramos muchos modos en los que podemos exteriorizar nuestros recuerdos.

Esta es una idea que se remonta a los Griegos, y su efectividad se ha confirmado una y otra vez por la neurociencia contempor谩nea

Esto es evidencia alrededor tuyo:

  • No intentas y recuerdas donde necesitas estar en cada momento del d铆a, pones tu reuni贸n en un calendario.
  • No intentas y recuerdas todas las cosas que necesitas hacer, haces una lista de lo pendiente, y
  • As铆 sucesivamente,

Aqu铆 es donde comenzamos a discutir las estrategias que puedes desarrollar para crear tu propia Mente Organizada.

Poner parte de tu mente fuera de tu cuerpo

El principio m谩s importante de la mente organizada es cambiar la carga de organizaci贸n de nuestro cerebro al mundo exterior.

La gente m谩s exitosa en el mundo:

  • Emplean sistemas que pueden ayudarlos a determinar la que prestarle atenci贸n, y
  • C贸mo recordar las cosas importantes,聽
Tu modo de mente curiosa hace m谩s que lo que pensamos sobre el futuro. Est谩 constantemente escaneando el entorno para cosas que han estado sin hacer.

Por ejemplo, si dices que comprar谩s leche camino a tu casa para que los chicos puedan tomarla con cereal ma帽ana a ma帽ana, tu modo de mente curiosa te har谩 recordarlo.

Lo que no es muy 煤til mientras est谩s en el medio de la preparaci贸n a tu m谩s grande paso en la historia de la empresa. Esto consume energ铆a mental preciosa que no puede desperdiciarse como hemos descubierto, tienen una cantidad limitada de ella cada d铆a.

La soluci贸n simple a este problema es:

  • Escribir cada pensamiento que interfiere en lo que est谩s haciendo.
  • Tan pronto que tu lo escribas en alg煤n lugar,
  • Sabr谩s que lo encontrar谩s cuando lo necesites,
  • Tu modo de mente curiosa resonar谩 dejando focalizarte en el paso.

Un sistema efectivamente sorprendente para hacer esto es utilizar un sistema de notas de 3×5, con un solo 铆tem por tarjeta.

Clasificar aquellas cartas en diferentes categor铆as por ej:

  • Cosas para hacer hoy
  • Cosas para hacer esta semana
  • Cosas que pueden esperar
  • Caj贸n de basura
  • Listas de compras
  • Recados
  • Cosas para hacer en casa
  • Cosas para hacer en el trabajo
  • Social
  • Cosas para pedir a Pat que haga
  • Cosas relacionadas a la salud de mama
  • Llamadas telef贸nicas para hacer

Esto puede sonar como gran trabajo pero el punto es que sacar cosas de tu mente y ponerlas en alg煤n sistema que te ayude a:

  • Estar organizado,
  • Liberar谩 a tu mente para poder trabajar en cosas m谩s importantes en tu empresa y en tu vida.
Una vez que tu modo de mente curiosa sepa que hay lugar para todos y todo est谩 en su lugar, te permitir谩 a tu ejecutivo central volver a trabajar sin interrupci贸n.

Ahora que sabemos como funcionan nuestras mentes y los principios fundamentales para estar organizacion veamos algunas t谩cticas espec铆ficas y estrategias que puedes utilizar para ser m谩s productivo,

Organizar el correo

Mayormente tienes tus programas de correo establecidos para que los mails te lleguen autom谩ticamente o chequear cada minutos.

B谩sicamente tienes establecido un escenario donde eres interrumpido sistem谩ticamente cientos de veces por d铆a.Esto hace estragos en tu atencion, causando que pierdas tu preciosa energ铆a en cambiar tareas,

Por el contrario:

  • Chequea el correo dos o tres veces por d铆a en horarios predeterminados.
  • Incluso mejor para mantener tu modo de mente curiosa,
  • Progr谩malo en tu calendario.

Organizar las Cosas

No importa cu谩n eficiente nos convirtamos al organizar y exteriorizar nuestros recuerdos a veces perdemos cosas. Es mejor crear planes de contingencia para cuando lo hacemos.

Por ejemplo:

  • Esconde una llave de repuesto en tu jard铆n;
  • Guarda una llave de repuesto de tu auto en el escritorio de tu trabajo;
  • Utiliza tu tel茅fono para tomar una foto de tu pasaporte, licencia de conducir, seguro de salud o ambos lados de tus tarjetas de cr茅dito.
  • Lleva una llave USB con tus registros m茅dicos en ella;
  • Cuando est茅s viajando, guarda un formulario de ID y algo de efectivo o una tarjeta de cr茅dito a parte en tu bolsillo y otras tarjetas para que no pierdas todo al mismo tiempo;
  • Lleva un sobre con los tickets de viaje cuando est茅s fuera de la ciudad.

Organizar tu mundo social.

Cuanto m谩s exitoso seas, m谩s grande ser谩 tu c铆rculo social y m谩s necesitar谩s ser capaz de mantener un orden en la vida social.

Una estrategia que la gente m谩s exitosa utiliza es guardar archivos de contactos con informaci贸n contextual, como por ejemplo:

  • D贸nde conocieron a alguien nuevo;
  • De lo que hablaron;
  • Qui茅n los present贸.

Luego, agregan etiquetas o notas para ayudarlos a organizar aquellos registros en categor铆as que puedan f谩cilmente buscar y en momentos de nota:

  • Amigos de trabajo;
  • Amigos de colegio;
  • Amigos de la infancia;
  • Mejores amigos;
  • Conocidos;
  • Amigos de amigos;

Organizar nuestro Tiempo

Como l铆der, la mayor铆a de las cosas m谩s importantes que necesitas que se hagan, requieren largos per铆odos de constante atenci贸n y pensamiento.

Por lo tanto, tiene sentido organizar tu d铆a para cumplir con tus tareas y pendientes:

  • Separa bloques de tiempo al menos una hora por vez para realizar tu trabajo m谩s importante.
  • Tambi茅n, dedica 5 o 10 minutos antes de aquella sesi贸n con un ejercicio de aclaracion de mente.
  • Escribe todo lo que est谩 en tu mente antes de aquella sesi贸n para que puedas dedicar tu mente completa al trabajo focalizado que necesitas hacer.
  • Aseg煤rate de programar recreos en tu trabajo tambi茅n.

No importa que hayas despejado el camino para el trabajo focalizado, te cansar谩s y tu modo de mente curiosa comenzar谩 a escabullirse

Si comienzas a sentir que te molesta chequear tu correo ver que est谩 sucediendo en el facebook de tus amigos, o actualizarte con las noticias que chequeaste una hora atr谩s, es una se帽al que es hora de tomarte un descanso.

La gente m谩s exitosa en el mundo trabaja de este modo y no solo logran m谩s, sino que tambi茅n est谩n menos cansados y neuro qu铆micamente menos agotados luego de realizarlo.

Duerme bien

Debes dormir bien, lo necesitas, no s贸lo porque:

Primero: 聽Hay unitarizaci贸n

Es la combinaci贸n de elementos o fragmentos discretos de una experiencia en un concepto unificado.

Por ejemplo:

  • M煤sicos y actores que est谩n aprendiendo una nueva pieza,
  • Pueden practicar una frase por vez: el sue帽o combina esto en un todo.

Segundo: Hay asimilaci贸n

El cerebro integra nueva informaci贸n en la estructura de red existente de otras cosas que ya sabes:

  • Al aprender nuevas palabras, tu cerebro funciona de manera inconsciente,
  • Para construir oraciones de ejemplo con ellas,
  • Experimentado como encajan en tu conocimiento preexistente,

Tercero: Hay Abstracci贸n

Es donde las reglas ocultas son descubiertas y luego ingresadas en la memoria.

El sue帽o ha demostrado que:

  • Eriquece la formaci贸n y comprensi贸n de relaciones abstractas,
  • De manera que la gente con frecuencia se despierte,
  • Teniendo solucionado un problema que no pod铆a resolver la noche anterior.

Conclusi贸n

Existen muchos argumentos para tener un lugar para todo y guardar todo en su lugar.

Lo m谩s importante es que permitir谩 a tu mente, la herramienta m谩s poderosa que tienes a tu disposici贸n, focalizarse en el trabajo que es lo m谩s importante para tu 茅xito a largo plazo.

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