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5 razones por las que necesita un diccionario de datos de Salesforce

Desde el temor a las imprecisiones en los informes hasta la lucha constante contra los silos de datos y la sombra amenazante de los fallos de cumplimiento, los retos de supervisar sus datos son abundantes. Y ni siquiera empecemos con los quebraderos de cabeza financieros causados por las malas pr谩cticas de gesti贸n de datos.

Llevar un sistema de gesti贸n de datos es una tarea dif铆cil

Mantener un diccionario de datos no es s贸lo marcar una casilla para el gobierno de datos, se trata de desbloquear flujos de trabajo m谩s fluidos y colaborativos, acelerar los tiempos de entrega, agilizar los procesos de ventas y minimizar (si no eliminar) el tiempo de inactividad del sistema.

Un diccionario de datos de Salesforce unificar谩 la clasificaci贸n de datos en todas las integraciones, mantendr谩 la calidad de los datos y ayudar谩 a los usuarios a cumplir las normativas y a elaborar informes. Este concepto podr铆a ser la estrella gu铆a que ha estado buscando.

驴Qu茅 es un diccionario de datos?

Un diccionario de datos de Salesforce es una recopilaci贸n de los nombres, atributos y descripciones de los objetos de datos o l贸gica empresarial de un modelo de datos para garantizar que todos los usuarios empresariales o partes interesadas sean coherentes en la forma de referirse a estos elementos. Por ejemplo, su tipo/categor铆a -especialmente si contienen PII (informaci贸n de identificaci贸n personal)

Un diccionario de datos es un repositorio centralizado de metadatos (si no est谩 seguro de lo que son los metadatos, lea aqu铆). Es donde se documentan todos los cambios de CRM para que su equipo pueda realizar r谩pidamente an谩lisis de impacto y hacer cambios futuros sin temor a roturas.

El diccionario de datos es un repositorio centralizado de metadatos

Para cualquier persona que dependa de Salesforce, asegurarse de que su org est谩 meticulosamente documentado es primordial – tener una ventana en tiempo real a trav茅s de varios equipos no es s贸lo un nice-to-have, es una necesidad.

5 ventajas de un diccionario de datos de Salesforce

1. Metadatos claros en todos los equipos Metadatos claros en todos los equipos

Si pudiera hacer un seguimiento de las incontables horas dedicadas a enviar mensajes a equipos dispares preguntando sobre definiciones de metadatos y las nuevas herramientas de terceros que desean integrar con Salesforce.

A trav茅s de los innumerables mensajes, correos electr贸nicos y tickets de asistencia, probablemente haya pensado 芦tiene que haber una forma mejor禄. Esto no s贸lo es un proceso ineficiente, sino que tambi茅n resulta en una falta de claridad para los campos de Salesforce y la asignaci贸n de integraci贸n existente.

Por suerte, existe una forma mejor. Y comienza con la implementaci贸n de un diccionario de datos automatizado. He aqu铆 algunas formas en las que puede mejorar la comunicaci贸n de su equipo entre departamentos:

  • Claridad de las definiciones: Proporciona definiciones claras y concisas de los metadatos, reduciendo la necesidad de aclaraciones de ida y vuelta y garantizando que los equipos est谩n en la misma p谩gina en lo que respecta a las estructuras y significados de los datos.
  • Diccionario de datos integrado
  • Comunicaci贸n integrada: Facilita una comunicaci贸n m谩s fluida sobre la integraci贸n de herramientas de terceros con Salesforce al proporcionar un punto de referencia para las estructuras y relaciones de datos, lo que reduce los malentendidos y las interpretaciones err贸neas.
  • Incrementa la comunicaci贸n entre los equipos de trabajo y los usuarios de Salesforce
  • Aumenta la eficacia: Lo que antes era un proceso manual en una hoja de c谩lculo ahora se documenta autom谩ticamente con cada cambio que se produce en su organizaci贸n. Esto asegura que su equipo conf铆a en la documentaci贸n dentro de su diccionario de datos. Adem谩s, detecta autom谩ticamente qu茅 campos est谩n empujando datos entre plataformas, lo que le permite saber d贸nde se est谩 compartiendo la informaci贸n m谩s sensible de sus clientes.
  • Impulsa la incorporaci贸n: Centraliza el conocimiento de los sistemas, lo que permite a sus equipos formar a los nuevos empleados de forma m谩s r谩pida y eficaz. Mediante la asignaci贸n de metadatos de Salesforce, se ha demostrado que disponer de un diccionario de datos ayuda a los equipos a incorporarse 10 veces m谩s r谩pido
  • Velocidad de entrega m谩s r谩pida: Con menos tiempo dedicado a la comunicaci贸n y a la ingenier铆a inversa de las plataformas a las que se mueven sus datos de Salesforce, usted y sus equipos disponen de m谩s tiempo para centrarse en las tareas que tienen entre manos y ofrecer resultados.
  • Precisi贸n de entrega m谩s r谩pida

2. Comprender la accesibilidad de los campos a los datos confidenciales

Navegar por los campos de Salesforce y descifrar qui茅n tiene acceso a datos sensibles y cr铆ticos lleva mucho tiempo. Sin embargo, es una parte fundamental de su trabajo porque no se trata s贸lo de desenmara帽ar una red de accesos.

Emprender la accesibilidad a los campos de Salesforce y descifrar qui茅n tiene acceso a los datos confidenciales y cr铆ticos lleva mucho tiempo

La adopci贸n de un diccionario de datos puede desmitificar la accesibilidad a los campos y reforzar la comprensi贸n y el gobierno de los datos confidenciales por parte de tu equipo. He aqu铆 c贸mo:

Control de acceso

  • Resumen de permisos: Enumera los permisos de acceso para cada campo de Salesforce, lo que le permite revisar qui茅n tiene acceso a los datos (sensibles o no).
  • Permisos de acceso
  • Aclaraci贸n de roles: Ayuda a identificar para cada campo qu茅 roles y perfiles pueden ver, modificar o eliminar datos.
  • Los roles y perfiles pueden ver, modificar o eliminar datos

Gesti贸n de la conformidad

  • Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar que la organizaci贸n cumple las leyes de protecci贸n de datos documentando la accesibilidad y el uso de los campos de datos sensibles.
  • Cumplimiento normativo
  • Rastro de auditor铆a: Act煤a como punto de referencia para garantizar el cumplimiento de las pol铆ticas de datos internas y externas.
  • Pista de auditor铆a

Seguridad de datos y sistemas

  • Configuraci贸n de seguridad: Muestra la configuraci贸n de seguridad de cada campo, lo que ayuda a identificar cualquier vulnerabilidad que pudiera ser susceptible de vulnerar los datos.
  • Configuraci贸n de seguridad:
  • Mitigaci贸n de riesgos: Identifica los campos con datos confidenciales y aplica las medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados.
  • Mitigaci贸n de riesgos
  • Supervisi贸n proactiva: Visualice las tendencias de los datos y los datos que se mueven entre los sistemas integrados. Junto con la supervisi贸n de eventos de Salesforce Shield, puede prevenir, mitigar y supervisar las amenazas a los datos confidenciales.
  • Supervisi贸n proactiva

3. Reducir la deuda t茅cnica

Ejemplo: recibes una solicitud para crear un nuevo campo en Salesforce y cuando vas a hacerlo, te das cuenta de que ya existe – y todo el mundo lo ha estado utilizando de forma diferente durante qui茅n sabe cu谩nto tiempo.

Cuando la deuda t茅cnica se acumula, act煤a como una cadena, ralentizando los procesos. Esto significa que hacer adaptaciones a los nuevos requisitos es engorroso, y puede dar lugar a m谩s errores y vulnerabilidades del sistema.

Por eso es tan importante tomar medidas para gestionar la deuda t茅cnica. Con un diccionario de datos, deber铆as tener:

  • Documentaci贸n mejorada: Una documentaci贸n completa y bien mantenida dentro del diccionario de datos sirve como gu铆a a trav茅s del complejo panorama de las estructuras y relaciones de datos. Esto reduce la dependencia del conocimiento tribal y garantiza que todos los miembros del equipo puedan navegar por el sistema de forma eficiente.
  • Optimizaci贸n de la documentaci贸n
  • Integraciones optimizadas: Al detallar los mapeos de integraci贸n existentes y las herramientas de terceros, un diccionario de datos facilita integraciones m谩s informadas y coherentes. Esto evita la creaci贸n de integraciones redundantes o conflictivas, lo que reduce la presi贸n sobre los recursos del sistema y mitiga la deuda t茅cnica innecesaria.
  • Integraciones optimizadas:
  • Identificaci贸n proactiva de problemas: Un diccionario de datos permite a los equipos identificar y abordar posibles problemas y vulnerabilidades en una fase temprana del proceso de desarrollo, evitando que los peque帽os problemas se conviertan en una bola de nieve que genere una deuda t茅cnica importante. Este enfoque proactivo mantiene la integridad del sistema y evita las repercusiones de los problemas no resueltos.
  • Actualizaciones automatizadas: Un diccionario de datos garantiza que cualquier cambio o actualizaci贸n en las estructuras de datos y las integraciones se refleje inmediatamente, lo que reduce el esfuerzo manual necesario para el mantenimiento y garantiza que los equipos trabajen con la informaci贸n m谩s actualizada y precisa, evitando la acumulaci贸n de deuda debido a datos obsoletos o incorrectos.

4. Evitar rupturas involuntarias

Los cambios mal gestionados en Salesforce tienen grandes consecuencias: una de ellas es alimentar con datos err贸neos sus sistemas empresariales integrados, lo que puede provocar rupturas. Por ejemplo, si su equipo de Salesforce crea una regla de validaci贸n en el CRM y ese campo se est谩 asignando a HubSpot y Salesloft, es posible que estos sistemas ya no tengan acceso para actualizar la informaci贸n como se esperaba. Es una receta perfecta para un efecto domin贸 de impactos descendentes negativos.

La funci贸n de an谩lisis de impacto de Sonar simplifica la gesti贸n de cambios en Salesforce, ofreciendo un mapa completo de CRM y un eje centralizado para todo el conocimiento del sistema, todo en una plataforma f谩cil de usar. Adem谩s, con una visi贸n clara de toda su integraci贸n tecnol贸gica, los l铆deres de sistemas de negocio pueden:

Con la funci贸n de an谩lisis de impacto de Sonar, se simplifica la gesti贸n de cambios en Salesforce

  • Reducir el tiempo de inactividad y el tiempo de resoluci贸n cuando se produzcan interrupciones
  • Asegurar un funcionamiento fluido de las operaciones
  • Asegurar operaciones fluidas para sus equipos GTM

5. Conf铆e en la integridad de sus informes comerciales

Los informes fiables proporcionan una visi贸n clara y basada en datos del rendimiento de la empresa, ayudando a cualquiera a identificar tendencias, oportunidades y 谩reas que requieren atenci贸n.

Los informes fiables proporcionan una visi贸n clara y basada en datos del rendimiento de la empresa, ayudando a cualquiera a identificar tendencias, oportunidades y 谩reas que requieren atenci贸n

Un diccionario de datos (como las capacidades de Sonar) desempe帽a un papel fundamental en la mejora de la precisi贸n de los informes mediante:

    • Garantizar la coherencia: Al proporcionar definiciones de datos, descripciones de campos y metadatos estandarizados, garantiza que todos los miembros del equipo tengan una comprensi贸n clara de los elementos de datos utilizados en los informes. Esta claridad reduce el riesgo de interpretaciones err贸neas durante el an谩lisis de los datos.
  • Tome decisiones empresariales basadas en datos: la documentaci贸n dentro del diccionario de datos proporciona contexto sobre cada elemento de datos, lo que permite a los creadores de informes tomar decisiones informadas al seleccionar campos y dise帽ar informes.

Implemente su diccionario de datos hoy mismo

La implementaci贸n de un diccionario de datos de Salesforce permite a su equipo estandarizar los elementos de datos, garantizar la calidad de los datos y simplificar los procesos de cumplimiento y generaci贸n de informes. No espere para liberar todo el potencial de su plataforma Salesforce: un diccionario de datos permitir谩 a su organizaci贸n tomar decisiones informadas con confianza.

Independientemente de si ya dispone de un diccionario de datos de Salesforce o est谩 pensando en crearlo, Sonar puede ayudarle. Con la confianza de algunos de los equipos de RevOps m谩s din谩micos, Sonar ofrece el conjunto de herramientas esencial para gestionar eficazmente el cambio en Salesforce.

En 煤ltima instancia, el diccionario de datos de Sonar promueve la precisi贸n de los datos al establecer un lenguaje com煤n y facilitar pr谩cticas de generaci贸n de informes bien informadas, lo que conduce a perspectivas empresariales m谩s fiables y precisas.

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