Cuenta de usuario de congelación automática

Última actualización el 21 de febrero de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

Hay algunas situaciones en las que la cuenta de usuario requiere más trabajo antes de desactivarla . Para evitar que los usuarios inicien sesión en la organización mientras realiza los pasos para desactivarlos , puede congelar las cuentas de los usuarios . Para congelar una cuenta de usuario , debe navegar hasta el registro de usuario y luego hacer clic en el botón Congelar .

Objetivos:

Después de leer esta publicación de blog, el lector podrá:

• Crear un campo personalizado
• Use el flujo activado por programación para automatizar la congelación de un usuario
• Supervisar la cola de flujo de trabajo de programación

Steven Greene trabaja como administrador de sistemas en Universal Container . Recibió un nuevo requisito para automatizar el proceso de congelación de usuarios . Quieren permitir que sus administradores de sistema o administradores delegados ingresen la fecha de congelación de la cuenta de un usuario y el sistema congelará automáticamente la cuenta de usuario ese día .

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Si bien esto se puede resolver con varias herramientas de automatización como Apex , etc., usaremos el flujo activado programado .

Antes de continuar, debe comprender el objeto UserLogin . Representa la configuración que afecta la capacidad de un usuario para iniciar sesión en una organización.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a revisar el siguiente diagrama de flujo y comprenderlo.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Brenda mediante el flujo activado programado .

1. Cree un campo de fecha personalizado (Fecha congelada) en el objeto de usuario
2. Pasos de flujo de rayos:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por programación
   2. Agregue un elemento de decisión para verificar si la fecha de congelación es menor o igual a la actual
   3. Agregue un elemento de registros de actualización para actualizar isFrozen=True
   4. Agregue un elemento de registros de actualización para eliminar el valor del campo Fecha de congelación

Paso 1: crear un campo de fecha personalizado en el objeto de usuario

1. Haga clic en Configuración .
2. En el Administrador de objetos, escriba Usuario .
3. Seleccione Campos y relaciones , luego haga clic en Nuevo.
4. Seleccione Fecha como Tipo de datos, luego haga clic en Siguiente.
5. Ingrese Etiqueta de campo y haga clic en la tecla de tabulación, se completará el nombre de la API .
6. Como práctica recomendada, siempre ingrese una descripción .
7. Establezca la seguridad a nivel de campo para los perfiles , asegúrese de configurar este campo como de solo lectura para todos, excepto los administradores del sistema o los usuarios correctos.
8. Agregue este campo a Diseño de página .
9. Haga clic en Guardar.

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Custom field – Freeze Date

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Paso 2.1: Flujo de Salesforce: definir las propiedades del flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por programación y haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. ¿Cómo quieres empezar a construir ? Auto-Layout
   2. Establecer horario
      1. Fecha de inicio: 22 de febrero de 2022
      2. Hora de inicio: 00:00
      3. Frecuencia: Diaria
      4. Haga clic en Listo .
   3. Seleccionar objeto : Usuario
5. Establecer condiciones :
   
   1. Fila 1:
      1. Campo : EstáActivo
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
   2. Añadir fila
   3. Fila 2:
      1. Campo : Freeze_Date__c
      2. Operador : es nulo
         
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Falso}
6. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: Flujo de Salesforce: uso del elemento de decisión para verificar si la fecha de congelación es menor o igual a la actual

Ahora usaremos el elemento Decisión para comprobar si la fecha de congelación es menor o igual a la actual.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!$Record.Freeze_Date__c}
      2. Operador: Menor que o Igual
         
      3. Valor: {!$Flow.CurrentDate}
5. Haga clic en Listo .

Paso 2.3: Flujo de Salesforce: actualizar registros para actualizar IsFrozen a True

El siguiente paso es actualizar el campo IsFrozen en el objeto UserLogin para congelar la cuenta del usuario.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Actualizar registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Para obtener información sobre cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores , seleccione Especificar condiciones para identificar registros y establecer campos individualmente.
4. Objeto : inicio de sesión de usuario
5. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
6. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo: ID de usuario
      2. Operador: Igual
      3. Valor: {!$Record.Id}
7. Establecer valores de campo para los registros de inicio de sesión del usuario
   1. Fila 1:
      1. Campo: Está congelado
      2. Valor: {!$ConstanteGlobal.True}
8. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: Flujo de Salesforce: actualizar registros para actualizar la fecha de congelación igual a nula

El siguiente paso es actualizar el campo Congelar fecha a Nulo en el objeto de usuario.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Actualizar registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Para obtener información sobre cómo encontrar registros para actualizar y establecer sus valores, seleccione Usar la variable global $Record del usuario.
4. Establecer condiciones de filtro: ninguna: actualizar siempre el registro
5. Establecer valores de campo para los registros de usuario
   1. Fila 1:
      1. Campo: Freeze_Date__c
      2. Valor:
         
6. Haga clic en Listo .

Al final, Steven's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Ingrese la etiqueta de flujo , el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Tipo : Flujo activado por programación
5. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
6. Etiqueta de la entrevista : cuenta de usuarios de congelación automática {!$Flow.CurrentDateTime}
7. Haga clic en Guardar .

Supervise el flujo de su programación

Para monitorear los flujos que están programados, navegue a la siguiente ruta:

1. Vaya a Configuración (icono de engranaje) | Ambientes | Empleos | Trabajos programados .
2. Ahora busque su flujo programado que muestra la información como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
3. Utilice el enlace Del para eliminar el trabajo de flujo programado de la cola.

Prueba de concepto

Todas las noches a las 12:00 a. m., se ejecutará un trabajo programado y comenzará a congelar la cuenta del usuario si la fecha de congelación es menor o igual a la actual.

1. De ahora en adelante, si un administrador del sistema o cualquier otra persona establece la fecha de congelación para un usuario.
2. El flujo programado se activará todas las noches y congelará la cuenta de usuario.

Práctica guiada (tú-haces):

Identifique acciones adicionales (como eliminar conjunto de permisos) que deben completarse cuando un usuario está congelado. Agregar al Generador de procesos.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

…

Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/02/21/auto-freeze-users-account-2/