La creación de procesos optimizados y automatizados dentro de su empresa es clave para mantener y mejorar sus operaciones y la productividad del personal. Las empresas que utilizan Salesforce y QuickBooks para sus cuentas por cobrar y por pagar deben considerar una solución de integración para mejorar este proceso. Las integraciones permiten ver toda la información en una plataforma, lo que lleva a un sistema más funcional.
¿Por qué integrar Salesforce y QuickBooks?
La integración de sus cuentas de Salesforce y QuickBooks permite que los equipos de ventas y finanzas trabajen de manera más intuitiva, brindándoles una visión más profunda de los datos contables, así como de sus oportunidades de Salesforce.
Una solución de integración puede eliminar la necesidad de una doble entrada de datos. Algunas empresas pasan varias horas a la semana ingresando datos de Salesforce en QuickBooks y viceversa. Esta entrada manual le quita tiempo al personal, que en su lugar podría centrar sus esfuerzos en otras tareas que impulsan el negocio. Si los contactos, las cuentas y las oportunidades se sincronizan automáticamente, se requiere poca o ninguna acción por parte del usuario, lo que ahorra un tiempo valioso.
Con el uso de paneles e informes en Salesforce, los usuarios pueden obtener fácilmente información sobre el estado de las facturas, cotizaciones y oportunidades sin tener que depender del equipo de finanzas o ventas. La conexión de Salesforce a QuickBooks permite a una empresa aumentar la eficiencia y la productividad de su personal y del negocio en general.
Según el informe Benchmarking 2019/20 de PWC, el30-40% del tiempo del personal se puede reducir con la automatización financiera. Por lo tanto, está claro que la automatización es necesaria para optimizar los procesos del día a día, de modo que los equipos puedan ser más eficientes y dedicar menos tiempo a tareas mundanas y permitir que el software haga más trabajo.
Los datos financieros son cruciales, ya que brindan información valiosa sobre las empresas, para ayudar a las finanzas y las ventas a tomar decisiones más informadas. Por lo tanto, los conocimientos deben ser fácilmente accesibles y en tiempo real, para que los datos sean realmente efectivos.
Clientes Playspace Designs deseaba mejorar las operaciones comerciales para que su negocio pudiera funcionar sin problemas y establecer un sistema completamente integrado; donde podrían administrar sus contactos, enviar cotizaciones, órdenes de compra y facturas a los clientes. Dedicaban hasta8 horas a la semana a procesos de entrada de datos manuales que eran propensos a errores humanos.
PlaySpace ya tenía QuickBooks, sin embargo necesitaba un CRM que ayudara a administrar a sus clientes; eligieron utilizar Salesforce. El siguiente desafío fue conectar ambas plataformas para que los datos pudieran fluir hacia y desde Salesforce y QuickBooks . Necesitaban una solución de integración que sirviera de puente entre los sistemas, lo que les permitía relajarse en la precisión de los datos y ahorrar tiempo; Entonces optaron por Breadwinner .
Generación y envío de facturas a clientes
Las facturas se pueden generar desde cualquier lugar dentro de Salesforce, como cuentas, oportunidades, órdenes de venta u objetos personalizados. Puede rellenar previamente las facturas con información de registros de ventas y registros secundarios, lo que hace que la creación de facturas sea simple y eficiente.
Configuración de QuickBooks Invoice dentro de Salesforce
Puede configurar fácilmente su factura de QuickBooks desde Salesforce. Los datos se pueden extraer de los campos predeterminados, los campos personalizados, el precio y las tasas de impuestos. Los productos de Oportunidad se convierten en los artículos de línea de una factura. También tiene la opción de crear facturas en su cuenta de QuickBooks y también enviar un correo electrónico de factura a su cuenta de QuickBooks.
Ver y comprobar el estado de la factura
Los equipos de ventas y finanzas pueden ver las facturas en Salesforce, así como verificar el estado de las facturas, lo que les permite tomar mejores decisiones basadas en los datos. Las facturas se pueden generar con un solo clic de un botón, sin necesidad de salir de la plataforma.
En este paso, puede tener una revisión final de una factura y editar los detalles del cliente cuando sea necesario; De esa manera, puede evitar el riesgo de que la información de envío y facturación sea inexacta.Si su empresa QuickBooks está conectada a una cuenta de Salesforce, tiene acceso instantáneo a la información del estado de las facturas y a los datos históricos.
Para obtener más información sobre cómo conectar QuickBooks y Salesforce para hacer avanzar su negocio, explore la lista Breadwinners QuickBooks AppExchange o búsquelos en QuickBooks App Store.
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2021/03/15/advancing-business-operations-with-salesforce-and-quickbooks/
