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Cree su propia aplicación ágil de flujo de trabajo en Salesforce


Prepárese, este artículo es un poco más largo y puede ser práctico si desea seguirlo.

Como entrenador ágil, he tratado de derramar algo de pensamiento detrás de las estructuras y decisiones.

apariencia ninja
texto alternativo: apariencia ninja

Como profesionales de Salesforce, tenemos todo tipo de trabajo en camino, y tener una forma estructurada unidimensional para visualizar el flujo de trabajo es útil y muy poderoso.

(¡Y conoces mi opinión sobre la importancia de las imágenes!)

Una herramienta que se usa a menudo para visualizar el trabajo en curso es un tablero Kanban, ya escuchó este nombre en el contexto de las vistas de lista de Salesforce. Kanban es una palabra japonesa que literalmente significa signo visual. El término tablero Kanban se popularizó a partir del sistema de producción de Toyota con el principio de usar imágenes para que no se oculten problemas. Cuando puedes ver cosas, puedes inspeccionar cosas para que puedas adaptarlas para mejor.

Una visualización del trabajo en curso ayuda a transmitir un acuerdo, desencadenar conversaciones, sacar a la superficie información y fomentar la alineación.

También lo ayuda a priorizar sus esfuerzos, tenemos una cantidad fija de tiempo y energía disponibles (capacidad) en un día, y todos los días tomamos un billón de decisiones inconscientes, por lo que tener una visión de la tubería de trabajo y aplicar algo de lógica ayuda para distinguir lo que necesita:

  • hazlo ahora,
  • o programado,
  • o delegado,
  • o eliminarlo por completo.

Puede ayudarte a concentrarte en lo que importa.


Ingredientes

Así que hoy me gustaría presentarle cómo puede crear su propia aplicación de flujo de trabajo en Salesforce para que pueda organizar temas de trabajo y elementos de trabajo y su flujo de trabajo. Tenerlo en Salesforce es predicar con el ejemplo y además está dentro de tu contexto diario.

Ahora, me gustaría aplicar el principio de KISS (Keep it Simple Stupid); es muy fácil complicar las cosas. Como con cualquier cosa: comience poco a poco, utilícelo, luego, y solo entonces, puede usar esta aplicación para agregar nuevas ideas de mejoras para la aplicación para ayudarlo a ser mejor en lo que hace. Comience poco a poco, aprenda rápido.

Cómo podemos con 2 objetos y pocos campos habilitar esa visualización de trabajo:

  • epopeyas
  • Artículos del producto

Los elementos del producto son una pieza de valor del tamaño de un bocado para un producto. Por ejemplo un tipo de informe para que el equipo de marketing pueda identificar los redireccionamientos que más impacto tienen en sus campañas.

Las epopeyas son "temas/paquetes" de artículos de productos. Un ejemplo de un epic podría ser un Proceso de devoluciones, para permitir el manejo de devoluciones de clientes desde múltiples canales y procesar la logística de recolección, reembolsos y almacén. Como puede ver en este ejemplo, es como un tema, con múltiples piezas de valor dentro de él. Las epopeyas te ayudan a agrupar las cosas.

Receta

Cree un objeto personalizado llamado Elemento de producto (nombre de API: Producto_Item__c), agregue una descripción como "Es un elemento de trabajo, varios con el mismo propósito más grande abarcan una épica".

Cree los siguientes campos para este objeto:

Nombre Tipo de datos Detalles
Nombre/Asunto Texto(80) Breve manera de llamar a esta cosa. Como en el ejemplo anterior, podríamos llamar a este informe personalizado de redireccionamientos.
Criterios de aceptación Área de texto(255) Me gusta agregar aquí un valor predeterminado para que actúe como una pequeña plantilla sobre qué completar al crear un registro:
“DADO… [precondición]” & BR() & “CUANDO… [acción]” & BR() & “ENTONCES… [resultado esperado]” & BR()
Asignado Buscar (Usuario) En caso de que la aplicación se vaya a utilizar con su equipo
Estado lista de selección Estos son los valores que uso a menudo:
– Cartera de pedidos
– Listo
– En progreso
– Revisión por pares
– Hecho
Cerrado lista de selección Estado__c como un campo de Control, para que pueda definir cuándo el Estado está Cerrado, qué razón (similar a cómo funcionan las Oportunidades):
– Desplegada
– Cancelado
– Duplicar
No agregaría más allí, está en producción o no. Evite la tentación de cerrar cosas que no han sido completamente tratadas porque pueden caer en el abismo de lo desconocido.
Descripción Área de texto(255) También me gusta agregar aquí un valor predeterminado para que actúe como una pequeña plantilla sobre qué completar al crear un registro:
“Como…[que quiere lograr algo]”& BR() &”Quiero…[lo que ellos quieren lograr]”& BR() &”Para que yo pueda…[por qué quieren lograr eso] ”&BR()
Épico Maestro-Detalle (Épico) Deberá crear esta relación después de crear el objeto Epic.
Aquí el consejo es evitar tener un Epic "misceláneo" para relacionar los registros. Cada elemento del producto es parte de un valor mayor. Piénsalo.
Ordenar Número (4, 0) Esto con el tiempo puede beneficiarse con alguna restricción y automatización, de modo que no haya varias veces el mismo número.
Esencialmente actúa para ayudarlo a tener una lista de prioridades de una dimensión, ya sea 1 o 2 o 3. Y, por lo tanto, elimina los peligrosos atributos Alto-Medio-Bajo.
Tamaño Número (2, 0) Como trabajo con puntos de historia (un artículo para otro día), en esencia un número abstracto de tamaño, por lo que es relativo en lugar de absoluto (como lo sería el tiempo).
También podría usar una forma simple de tamaño de camiseta para definir cuándo algo es S, M, L, XL.

Cree un objeto personalizado llamado Epic (nombre de API: Epic__c), agregue una descripción como “Piense en ello como un proyecto. Las epopeyas son una forma útil de organizar su trabajo y crear una jerarquía”.

Cree los siguientes campos para este objeto:

Nombre Tipo de datos Detalles
Nombre épico Texto(80) Breve manera de llamar a esta cosa. Como en el ejemplo anterior podríamos llamar a este Servicio Devoluciones.
Cuenta Maestro-Detalle (Cuenta) Me gusta agregar aquí una relación con el cliente para el que se realiza el trabajo. Por lo que es un campo opcional dependiendo de cómo sea tu modelo operativo.
Descripción Área de texto(255) Me gusta agregar algún texto de ayuda como:
“¿Qué va a lograr este 'paquete' de trabajo?
¿Qué es una medida diaria de la que este Epic es responsable?
¿Cómo sabríamos cuando lo terminamos?
¿Cómo monitorearíamos en producción su uso y su desempeño?”
Estado lista de selección Este campo podría beneficiarse con alguna futura automatización. Estos son los valores que uso a menudo:
– Cartera de pedidos
– En progreso
– Hecho
Descripción Área de texto(255) También me gusta agregar aquí un valor predeterminado para que actúe como una pequeña plantilla sobre qué completar al crear un registro:
“Como…[que quiere lograr algo]”& BR() &”Quiero…[lo que ellos quieren lograr]”& BR() &”Para que yo pueda…[por qué quieren lograr eso] ”&BR()
ROI Área de texto(255) Me gusta agregar algún texto de ayuda como:
“¿Cuál es el cálculo del retorno de la inversión de este esfuerzo?
¿Cuál es el presupuesto?
¿Cómo se reducen los costos, se protegen los costos, se aumentan los ingresos o se protegen los ingresos?
¿Cuáles son los indicadores que nos dirán que debemos medir?”

Una vez que haya configurado los objetos y los campos, recuerde que menos es más, puede usarlo rápidamente.

Cree una vista de lista llamada Backlog, que son todos los elementos en los que aún no se ha trabajado y que quizás desee hacer, esta lista fluctúa constantemente, y eso está bien. La vida también. Para ahorrarse algunos dolores de cabeza, solo invierta tiempo y esfuerzo para definir los elementos principales (el campo Orden ayuda aquí).

Vista de lista de Salesforce, columnas: Nombre del elemento de la cartera de productos, Orden, Estado, Puntos, Épica, Última modificación. Y filtrado por todos los artículos con Estado igual a Backlog

Cree otra vista de lista llamada Sprint, para que pueda ver la representación visual del trabajo en progreso , tenga esta vista como Kanban.

Siempre enfóquese en Terminar sobre Comenzar. Comenzar las cosas es fácil. SIN EMBARGO, solo las cosas terminadas pueden aportar valor:

Vista de lista de Salesforce, columnas de estilo kanban por estado: Trabajo pendiente, Listo, En progreso, Revisión por pares, Listo.

Mencionamos el tablero Kanban antes, la práctica común alrededor de este tablero con mayor frecuencia para los elementos del producto es dividirlo en columnas como: Por hacer, En progreso, Listo; siendo esto los huesos desnudos. Puede agregar más columnas para mostrar, por ejemplo, traspasos como revisión por pares y otras cosas que pueden ayudarlo a ver y resaltar cuellos de botella.

El campo de estado en el artículo del producto está ahí solo para eso, y puede aprovechar la funcionalidad de vistas de lista. El campo de Cerrado que tiene el campo de control actúa como una ventana emergente cuando mueve un elemento en la vista Kanban como Listo para que pueda elegir entre las opciones:

Pruebalo

Solo cuando tenga en sus manos, sabrá qué funciona mejor para usted. ¡Úsalo para mejorar tu propia aplicación!

Tenga una aplicación Epic para su trabajo, para que pueda agregar elementos de productos de mejoras a medida que se le ocurran, aproveche la Orden para que pueda concentrarse en lo que importa, en lo que más retorno produce.

Y cuéntanos, ¿cómo te está yendo?

Resumen

Visualiza el trabajo

Maximizar el trabajo NO realizado

Enfócate en lo que importa

Menos es más

Comience poco a poco y aprenda rápido

BESO


PD: ¿Te preguntas qué es toda esta charla sobre comida? Consulta la última aventura colaborativa pro-bono: https://twitter.com/Inescapinezka/status/1514293813489152001

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://salesforceweek.ly/2022/06/create-your-own-workflow-agile-app-in-salesforce.html

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