Enviar encuesta de Salesforce sin código

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo se envían invitaciones a encuestas mediante flujos?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Comprender el modelo de datos de la encuesta de Salesforce
• Utilice el flujo para enviar invitaciones a encuestas a un contacto
• Asociar invitaciones a encuestas a la lista relacionada Invitaciones y respuestas a encuestas
• y mucho más

Olivia Rodrigo trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Ella está en proceso de implementar Survey en GoC. La semana pasada, recibió la siguiente solicitud del Gerente de Éxito del Cliente:

• Siempre que se cierre una oportunidad, envíe una invitación a la encuesta al rol de contacto principal de la oportunidad.

Requisito previo

Asegúrese de que la Encuesta de Salesforce esté habilitada y configurada correctamente. En segundo lugar, cree una encuesta ( Satisfacción del cliente ) similar a la siguiente captura de pantalla:

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

En primer lugar, comprendamos los diferentes enfoques para enviar invitaciones a encuestas.

¿Necesita un flujo para enviar invitaciones a encuestas?

La respuesta es no, y ya no necesitamos un código de flujo o ápex para enviar la invitación a la encuesta. A menos que encuentre un obstáculo que discutiremos en este artículo. Utilice las reglas de invitación a la encuesta para activar una invitación a la encuesta en función de los criterios sin crear un flujo.

¿Qué es la regla de invitación a la encuesta?

Las reglas de invitación a encuestas le permiten enviar encuestas basadas en reglas cuando se crea o actualiza un registro para un objeto admitido por SurveySubject. Agregue un contexto de participación del cliente a la regla para recopilar información sobre los grupos objetivo.

La siguiente regla de invitación a la encuesta activa una invitación a la encuesta cuando se cierra un caso.

Caso de uso del flujo para enviar una invitación a la encuesta

Pero las reglas de invitación a la encuesta vienen con limitaciones, por ejemplo:

1. Envíe una invitación a la encuesta al contacto clave cuando se haya entregado un pedido
2. Enviar una invitación a la encuesta al rol de contacto principal cuando se cierre una oportunidad ganada
3. Definir la fecha de vencimiento de la invitación a la encuesta
4. y mucho más

Comprender el modelo de datos de encuestas de Salesforce

Hagamos una pausa aquí y familiaricémonos con los objetos SurveySubject y SurveyInvitation en Salesforce, incluido el modelo de datos.

Nombre del objeto	Detalles
EncuestaAsunto	Representa una relación entre una encuesta y otro objeto, como una cuenta o un caso.
EncuestaInvitación	Representa la invitación enviada a un participante para completar la encuesta .

Si bien esto se puede resolver utilizando varias herramientas de automatización como   Apex Trigger, o Flow , usaremos After-save Record-Triggered Flow . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 7 pasos para resolver el requisito empresarial de Olivia utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
2. Agregue un elemento de decisión para validar que la etapa de oportunidad es igual a cerrada ganada
3. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar el rol de contacto principal en la oportunidad
4. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró el rol de contacto principal
5. Agregue una variable de texto para almacenar la identificación del registro de contacto principal
6. Agregue una variable de texto para almacenar el Id. de registro de oportunidad
7. Agregar encuestas de envío de acción central: para enviar una invitación a la encuesta

Paso 1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Oportunidad
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para la acción y los registros relacionados
5. Haga clic en Listo .

Paso 2: uso del elemento de decisión para verificar si la etapa de oportunidad es equivalente a cerrada ganada

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar si la oportunidad está marcada como cerrada-ganada.

Paso 3: Adición de un elemento Obtener registro para encontrar la función de contacto principal en la oportunidad.

El siguiente paso es usar el elemento Obtener registros para encontrar el rol de contacto principal en la oportunidad.

1. En Flow Designer, debajo del nodo Cerrado ganado , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Rol de contacto de oportunidad de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : esPrincipal
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$ConstanteGlobal.Verdadero}
   2. Haga clic en Agregar condición
   3. Fila 1:
      1. Campo : ID de oportunidad
      2. Operador : Igual
      3. Valor : {!$Record.Id}
6. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Paso 4: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró o no el rol de contacto principal  

Ahora usaremos el elemento Decisión para verificar la variable de registro del paso 3 para encontrar si es el rol de contacto principal o no.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Primary_Contact}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
6. Haga clic en Listo .

Paso 5: cree una variable de texto para almacenar la identificación del registro de contacto principal

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para almacenar el Id. de la función de contacto principal.
2. Ingrese la siguiente información:
   1. Tipo de recurso : Variable
   2. Nombre de la API : varT_ContactId
   3. Tipo de datos : Texto
   4. Valor predeterminado: {!Get_Primary_Contact.ContactId}
   5. Comprobar disponible para entrada
   6. Comprobar disponible para la salida
3. Haga clic en Listo .

Paso 6: Cree una variable de texto para almacenar la identificación del registro de oportunidad

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para almacenar el Id. de registro de la oportunidad.
2. Ingrese la siguiente información:
   1. Tipo de recurso : Variable
   2. Nombre de la API : varT_RecordId
   3. Tipo de datos : Texto
   4. Valor predeterminado: {!Record.Id}
   5. Comprobar disponible para entrada
   6. Comprobar disponible para la salida
3. Haga clic en Listo .

Paso 7: agregue la acción principal Enviar encuesta para enviar una invitación a la encuesta

Ahora usaremos la acción estática Enviar encuesta para enviar una invitación a la encuesta.

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Acción .
2. Busque y seleccione la encuesta de satisfacción del cliente en el menú desplegable
3. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Establecer valores de entrada
   1. Sujeto de la encuesta : {!VarT_RecordId}
   2. Tipo de Destinatario : Contacto
   3. Destinatario : {!varT_ContactId}
   4. Enlace único : marcado
   5. No requiere autenticación : marcado
   6. La invitación caduca en días : 30
5. Haga clic en Listo .

Al final, Olivia's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
5. Etiqueta de entrevista : Enviar encuesta de Salesforce sin código {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

A partir de ahora, se enviará automáticamente una invitación a la encuesta al contacto principal cada vez que una oportunidad se actualice como Cerrada ganada.

1. Ahora intentaremos actualizar la Etapa de oportunidad "1832" a Cerrada ganada.
   1. nuestra automatización completa automáticamente la lista relacionada con la invitación y respuesta de la encuesta y también envía invitaciones a la encuesta al contacto principal.
2. Correo electrónico de invitación a la encuesta enviado por Salesforce
3. Ejemplo de encuesta de Salesforce

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/20/send-salesforce-survey-without-code-2/