Generar automáticamente tareas en contratos de renovación

Última actualización el 12 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo se generan tareas si los contratos se renuevan en 30 días?

Objetivos:

Después de leer este blog, podrá:

• Cree un flujo activado programado optimizado
• Utilice fórmulas (fecha, concatenación) en el flujo de Salesforce
• Use el flujo desencadenado por programación para generar automáticamente tareas para contratos de renovación
• Use el elemento crear registros para crear un registro (tarea)
• Supervisar la cola de flujo activada programada
• y mucho más

Olivia Rodrigo trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC) . Ha recibido un requisito de la administración de que, si los contratos están listos para vencer en 30 días a partir de hoy, cree una tarea para el propietario de la cuenta con los siguientes detalles:

• Asunto : – Renovación del contrato – Nombre de la cuenta – Año actual
• Estado : – No iniciado
• Prioridad : – Alta
• Fecha de vencimiento: – 15 días antes de la fecha de finalización del contrato
• Relacionado con :- Contacto
• Asignado a :- Titular de la cuenta

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Si bien esto se puede resolver con varias herramientas de automatización como Batch Apex y otras , usaremos el flujo activado por programación . Tal vez se pregunte por qué usamos el flujo desencadenado por programación en lugar del flujo desencadenado por registro.

En primer lugar, el flujo activado por registros solo se ejecuta cuando se crea, actualiza o elimina un registro. ¿Qué pasará si nadie actualiza el registro del contrato después de la activación? Entonces, el activador de registro nunca se activará y es posible que perdamos el contrato.

En segundo lugar, es mejor tener un trabajo que se ejecute todas las noches y verifique si un contrato está listo para vencer en 30 días a partir de hoy, y luego crear una tarea para él, que no requiere que nadie actualice el contrato para crear una tarea. a medida que el flujo desencadenado programado se ejecuta a la hora especificada.

Antes de discutir la solución, permítame mostrarle un diagrama de un flujo de proceso de alto nivel. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Olivia mediante el flujo activado programado . Debemos:

1. Cree un campo de fórmula (Días restantes del contrato) en el objeto del contrato para calcular los días hasta la fecha de finalización del contrato.
2. Pasos de flujo de Salesforce:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por programación
   2. Crear una fórmula para construir el asunto de la tarea
   3. Crear una fórmula para calcular la fecha de vencimiento de la tarea
   4. Agregue un elemento de creación de registros para generar una nueva tarea

Paso 1: crear un campo de fórmula para calcular los días restantes del contrato

En el objeto Contrato , cree un campo de fórmula llamado Días restantes en el contrato como se menciona en los pasos a continuación.

1. Haga clic en Configuración.
2. En el Administrador de objetos, escriba Contrato y seleccione Contrato .
3. Seleccione Campo y relación , luego haga clic en Nuevo .
4. Seleccione Fórmula como tipo de datos y luego haga clic en Siguiente .
5. Elija el tipo de salida
   1. Ingrese Etiqueta de campo y haga clic en la tecla de tabulación, se completará el nombre de la API .
   2. Seleccione Tipo de devolución de fórmula como Número .
6. Ingrese la fórmula: Fecha de finalización-Hoy ()
7. Configure la seguridad a nivel de campo para los perfiles , asegúrese de configurar este campo como lectura y escritura.
8. Agregue este campo a Diseño de página .
9. Haga clic en Guardar .

Paso 2.1: Flujo de Salesforce: definir las propiedades del flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por programación opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Establecer horario
      1. Fecha de inicio: 08 de abril de 2022
      2. Hora de inicio: 2:00 a . m.
      3. Frecuencia: Diaria
      4. Haga clic en Listo .
   2. Seleccionar Objeto : Contrato
5. Requisitos de condición : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Establecer condiciones :
      
      1. Fila 1:
         1. Campo : Días_restantes_en_contrato__c
         2. Operador : Igual
         3. Valor : 30
      2. Añadir fila
      3. Fila 2:
         1. Campo : Estado
         2. Operador : Igual
            
         3. Valor : Activado
6. Haga clic en Listo.

–> El propósito de definir la condición del filtro en el flujo activado programado es evitar el límite diario de la organización. La cantidad máxima de entrevistas de flujo activadas por programación por 24 horas es 250 000, o la cantidad de licencias de usuario en su organización multiplicada por 200, lo que sea mayor. Se crea una entrevista para cada registro recuperado por la consulta de flujo activada por programación.

Si especifica un objeto para que el flujo se ejecute para un lote de registros, establezca el tiempo, la frecuencia y las condiciones de registro para evitar alcanzar este límite. Puede usar los registros de depuración para comprobar en cuántos registros se ejecuta un flujo activado por programación. Realice un seguimiento del número de registros con el evento FLOW_START_SCHEDULED_RECORDS . Si su organización alcanza el límite, Salesforce envía un correo electrónico de error de flujo.

Paso 2.2: Flujo de Salesforce: fórmula para construir el asunto de la tarea

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para construir el asunto de la tarea mediante la fórmula de concatenación.
2. Ingrese la siguiente información :
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : para T_Subject
   3. Tipo de datos : Texto
   4. Fórmula : 'Renovación de contrato'&' – '&{!$Record.Account.Name}&' – '&TEXT(YEAR({!$Flow.CurrentDate}))
3. Haga clic en Listo .

Paso 2.3: Flujo de Salesforce: fórmula para calcular la fecha de vencimiento de la tarea

1. En Caja de herramientas , seleccione Administrador y, a continuación, haga clic en Nuevo recurso para determinar la fecha de vencimiento de la tarea.
2. Ingrese la siguiente información :
   1. Tipo de recurso : Fórmula
   2. Nombre de API : forD_DueDate
   3. Tipo de datos : Fecha
   4. Fórmula : {!$Record.EndDate}-15
3. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: Flujo de Salesforce – Agregar acción – Crear un registro

El siguiente paso es crear una tarea para esto usaremos el elemento Create Records .

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Crear registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Ingrese la siguiente información :
   1. Ingrese la etiqueta , el nombre de la API se completará automáticamente.
   2. Cuántos registros crear : uno
   3. Cómo establecer los campos de registro : use recursos separados y valores literales
   4. Objeto : Tarea
   5. Establecer valores de campo para la asignación de tema
   6. Fila 1:
      1. Campo : Fecha de actividad
      2. Valor : {!forD_DueDate}
   7. Haga clic en Agregar campo
   8. Fila 2:
      1. Campo : ID de propietario
      2. Valor : {!$Record.Account.OwnerId}
   9. Haga clic en Agregar campo
   10. Fila 3:
       1. Campo : Prioridad
       2. Valor : Alto
   11. Haga clic en Agregar campo
   12. Fila 4:
       1. Campo : Estado
       2. Valor : No iniciado
   13. Haga clic en Agregar campo
   14. Fila 5:
       1. Campo : Asunto
       2. Valor : {! para T_Subject}
   15. Haga clic en Agregar campo
   16. Fila 6:
       1. Campo : WhatId
       2. Valor : {!$Record.Id}
   17. Haga clic en Agregar campo
   18. Fila 7:
       1. Campo : QuiénId
       2. Valor : {!$Record.CustomerSignedId}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Olivia's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 54
5. Etiqueta de entrevista : Flujo activado por programación: Tarea de renovación de contrato {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Supervise el flujo de su programación

Para monitorear los flujos que están programados, navegue a la siguiente ruta:

1. Vaya a Configuración (icono de engranaje) | Ambientes | Empleos | Trabajos programados .
2. Ahora busque su flujo programado que muestra la información como se muestra en la siguiente captura de pantalla:
3. Utilice el enlace Del para eliminar el trabajo de flujo programado de la cola.

Prueba de concepto

Todas las noches a las 2:00 a. m., se ejecutará un trabajo programado y comenzará a crear una tarea si la fecha de renovación del contrato es igual a 30 días.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/12/auto-generate-tasks-on-renewal-contracts-2/