Última actualización el 11 de marzo de 2022 por Rakesh Gupta
La automatización del flujo de trabajo se ha convertido en un tema cada vez más popular para las organizaciones que buscan optimizar los procesos, reducir el agotamiento de los empleados y ahorrar tiempo y recursos. La automatización es especialmente importante para los procesos de recopilación de datos mediante formularios web, sin importar el negocio o la industria. La recopilación de datos limpia y automatizada es lo que impulsa a las organizaciones a tomar decisiones más inteligentes que influyen en los ingresos al tiempo que mejoran la eficiencia y agilizan las operaciones.
Si bien una cosa es capturar datos en formularios y enviarlos a su organización de Salesforce, la automatización de estos procesos de recopilación de datos puede resultar complicada sin la plataforma adecuada. Hoy, estamos cubriendo FormAssembly Workflow y cómo proporciona automatización de procesos optimizada para organizaciones en cualquier industria.
Descripción general del flujo de trabajo de FormAssembly
FormAssembly es una poderosa plataforma de recopilación de datos todo en uno creada para organizaciones preocupadas por la seguridad en todas las industrias, incluidos los servicios financieros y de atención médica. La plataforma ofrece un generador de formularios web intuitivo y sin código, integración avanzada de Salesforce y muchas funciones adicionales. El lanzamiento reciente de su nuevo generador de procesos, FormAssembly Workflow, brinda a los usuarios una forma de mapear visualmente procesos complejos de recopilación de datos para una variedad de casos de uso.
Antes del lanzamiento de Workflow, la plataforma de FormAssembly, aunque era una solución todo en uno, aún requería que los usuarios se movieran entre diferentes áreas de la plataforma para acceder a formularios web y conectores. Sin embargo, Workflow permite visualizar todos estos pasos en una sola vista, sin necesidad de navegar a otras secciones de la plataforma. Un beneficio adicional es que los usuarios no técnicos pueden desarrollar fácilmente procesos automatizados en Workflow sin necesidad de comprender el código o involucrar a TI o administradores.
Comprender el Generador de flujos de trabajo
Workflow Builder hace posible mapear fácilmente los pasos de un proceso de recopilación de datos más complejo que involucra rutas condicionales. Esto significa que Workflow es excelente para cualquier proceso que necesite conectar múltiples formularios web, correos electrónicos, integraciones y tomadores de decisiones, como admisiones de estudiantes, incorporación de nuevos clientes u organización de eventos. La interfaz de Workflow Builder, llamada Workflow Map, es donde los usuarios construyen visualmente flujos de trabajo de recopilación de datos utilizando pasos y rutas.
Mediante potentes conectores y reglas condicionales (para Salesforce, PayPal y otros sistemas), un flujo de trabajo comienza con un solo formulario web, pero puede ramificarse en varias direcciones según los criterios establecidos en cada ruta. Esto significa que los usuarios tienen total transparencia y control incluso sobre los flujos de trabajo de recopilación de datos más complejos, desde el formulario inicial hasta las integraciones entre sistemas, las notificaciones automáticas con correos electrónicos y los redireccionamientos de página. Y todo esto se administra en una sola vista dentro de una interfaz de arrastrar y soltar sin código.
Casos de uso del flujo de trabajo de FormAssembly
El flujo de trabajo ayuda a simplificar y aumentar el control sobre procesos de recopilación de datos grandes y complejos. Los usuarios sin conocimientos técnicos pueden tomar estos complicados procesos de múltiples participantes y construirlos, conectarlos y automatizarlos fácilmente dentro de Workflow Builder. Por ejemplo, Workflow facilita la creación de los siguientes casos de uso, independientemente de la industria, los requisitos de seguridad o la complejidad.
Flujo de trabajo para aplicaciones
Las solicitudes están en todas partes, desde admisiones de educación superior hasta préstamos hipotecarios y reclamos de desempleo. Con Workflow, los usuarios pueden automatizar la forma en que los datos viajan de las personas a los formularios web y a los tomadores de decisiones clave en el proceso. Una vez que un solicitante envía un formulario, un flujo de trabajo activa notificaciones automáticas para las partes interesadas que necesitan tomar decisiones de aprobación.
El enrutamiento condicional basado en estas decisiones envía a los solicitantes por caminos diferentes dependiendo de si su solicitud fue aprobada o rechazada. A partir de ahí, un flujo de trabajo envía al solicitante al siguiente paso del proceso o lo redirige a una página con más instrucciones.
Flujo de trabajo para revisiones de empleados
Los procesos de revisión anual de los empleados pueden volverse rápidamente desorganizados y tediosos, especialmente si un departamento de recursos humanos realiza muchas de estas revisiones cada mes. Con Workflow Builder, los equipos de recursos humanos pueden controlar y automatizar las notificaciones relacionadas con estos procesos de revisión. Un formulario inicial que solicita la información del empleado (como nombre, correo electrónico, nombre del gerente y departamento) inicia el flujo de trabajo.
Tras el envío, se notifica automáticamente al gerente que el proceso ha comenzado y se envía un formulario de autoevaluación al empleado. El envío del formulario de autoevaluación genera una notificación para que el gerente llene el formulario de revisión del gerente. En cada paso, las notificaciones automáticas alertan a los participantes para que continúen con la siguiente fase del proceso una vez que se completa la fase anterior, sin ningún esfuerzo adicional por parte del equipo de recursos humanos.
Beneficios de la automatización de procesos con Workflow
Workflow es una solución poderosa que solo se suma a la ya robusta plataforma de recopilación de datos de FormAssembly que ofrece formularios seguros, web-to-anything e integración avanzada con Salesforce. Al automatizar los procesos de recopilación de datos con Workflow, las organizaciones pueden experimentar varios beneficios, que incluyen:
- Eficiencia interdepartamental: los flujos de trabajo aceptan múltiples encuestados y facilitan la automatización de notificaciones, proporcionando una mayor eficiencia para los participantes independientemente de la complejidad del flujo de trabajo.
- Datos limpios y de alta calidad : la validación avanzada, las listas de selección dinámicas, la búsqueda de objetos y el llenado previo ayudan a garantizar que los datos ingresados en los formularios estén en el formato adecuado para las organizaciones de Salesforce.
- Toma de decisiones estratégicas : los equipos de todos los departamentos tienen control total sobre los flujos de trabajo de recopilación de datos y saben cómo, cuándo y dónde viajan los datos en un momento dado.
- Procesos optimizados : los flujos de trabajo pueden completar previamente los datos recopilados en cualquier punto durante el proceso para eliminar los tediosos intercambios y errores.
- Reduzca los costos : una plataforma todo en uno con integraciones externas avanzadas reduce los costos asociados con la combinación de múltiples software y sistemas para lograr el mismo resultado.
- Mejor experiencia de usuario : los flujos de trabajo automatizados minimizan los errores, los retrasos y las frustraciones de los usuarios que son comunes con los procesos manuales basados en papel.
- Escalabilidad significativa : una plataforma que automatiza los flujos de trabajo de recopilación de datos no requiere personal ni recursos adicionales, incluso si hay una gran afluencia de encuestados.
Más información sobre FormAssembly
La plataforma de recopilación de datos de FormAssembly y su nueva función Workflow son herramientas esenciales para los usuarios de Salesforce que necesitan optimizar los procesos para las organizaciones de cualquier industria. La plataforma es especialmente ideal para organizaciones con altos estándares de seguridad y cumplimiento que necesitan una forma sencilla de crear formularios personalizados y recopilar datos en Salesforce. Sus planes escalonados facilitan que cualquier organización optimice los flujos de trabajo, incluidas las organizaciones sin fines de lucro con un solo usuario, una gran organización de atención médica que necesita cumplir con HIPAA o una agencia gubernamental con requisitos de FedRAMP.
Puede visitar su sitio web para conocer cómo funciona su plataforma , obtener una descripción general de cada plan y explorar Workflow más a fondo.
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/03/11/how-to-use-formassembly-workflow-for-data-collection-process-automation-2/
