Última actualización el 25 de marzo de 2022 por Rakesh Gupta
Como administrador de Salesforce, es su trabajo reducir el trabajo pesado de su equipo de ventas para que puedan concentrarse en cosas más importantes. Un ejemplo común de trabajo intenso es la actualización de datos entre aplicaciones de calendario, correo electrónico y Salesforce. Afortunadamente, ahora existen varias soluciones que pueden ayudar a su equipo de ventas a reducir las tareas rutinarias, una de ellas es Captura de actividad de Einstein.
Einstein Activity Capture (EAC) ha evolucionado en los últimos años para convertirse en la solución líder de Salesforce para administrar el flujo de datos entre aplicaciones. Aquí hay una descripción general rápida para ayudarlo a comenzar con Captura de actividad de Einstein y comprender si es una buena opción para su organización.
¿Qué es Captura de actividad de Einstein?
Captura de actividad de Einstein (EAC) es una herramienta que aumenta la productividad y mantiene actualizados automáticamente los datos entre Salesforce, su correo electrónico y las aplicaciones de calendario . Con Captura de actividad de Einstein, su correo electrónico y eventos se relacionan automáticamente con los registros de Salesforce. Los contactos y eventos se sincronizan entre las cuentas conectadas de las aplicaciones Calendario de correo electrónico y Salesforce.
Los tres tipos de datos en Captura de actividad de Einstein
Para mantener actualizados los datos entre las aplicaciones de Salesforce, correo electrónico y calendario, Captura de actividad de Einstein se centra en tres tipos de datos: correos electrónicos , eventos y contactos .
Correos electrónicos
Los usuarios de Captura de actividad de Einstein pueden usar datos de correo electrónico para obtener información sobre sus registros de Salesforce. Si usa Inbox o High-Velocity Sales , los datos de correo electrónico crean datos de compromiso más sólidos.
Eventos
Captura de actividad de Einstein agrega automáticamente la actividad de los usuarios de las cuentas de Outlook , Google y Microsoft a la cronología de eventos de los registros de Salesforce relacionados. Esta actividad luego aparece en Mis eventos en Salesforce. Cuando estos eventos se sincronizan con Salesforce y se convierten en un registro relacionado, se convierten en registros de Salesforce y se pueden usar para informes estándar y otras funciones de la plataforma de Salesforce.
Contactos
Puede sincronizar contactos de sus cuentas de Microsoft o Google con Salesforce. Cuando sincroniza contactos, los contactos se convierten en registros de Salesforce. Además, los datos de contacto de su cuenta conectada pueden usarse para generar información de correo electrónico y conexiones sugeridas.
Captura de actividad de Salesforce Einstein sincroniza eventos y contactos de manera similar a las herramientas anteriores de Salesforce como Salesforce for Outlook y Lightning Sync. Sin embargo, Captura de actividad de Einstein ofrece aún más beneficios que el primero, como una sincronización más rápida de calendarios, lo que habilita herramientas adicionales como Salesforce Scheduler.
¿Cómo funciona Captura de actividad de Einstein?
Puede cambiar su configuración de Captura de actividad de Einstein para manejar correos electrónicos, eventos y contactos de diferentes maneras. Por ejemplo, si desactiva los eventos de correo electrónico, Salesforce no enviará un correo electrónico cuando cree o actualice un registro de Oportunidad. También decide qué usuarios reciben notificaciones por correo electrónico según la configuración a la que están asignados.
Cuando conecta su cuenta de Microsoft o Google, Salesforce almacena los datos en su infraestructura de Amazon Web Services (AWS). Los datos de correo electrónico no se usan para crear registros de Salesforce, pero puede usar el panel de actividades y los campos Métricas de actividad para obtener una imagen completa de sus datos de actividad.
Como comentamos anteriormente, los datos se sincronizan entre Salesforce y la cuenta conectada una vez que se habilitan los eventos o los contactos. Puede elegir la dirección de sincronización en Configuración. Tenga en cuenta que los eventos y contactos se convierten en registros de Salesforce cuando se sincronizan con Salesforce y están disponibles en la sección de informes estándar.
Por qué a los administradores de Salesforce les gusta Captura de actividad de Einstein
Einstein Activity Capture es muy similar a Lightning Sync , ya que se conecta a Gmail u Office 365 y es bastante fácil de usar. Además, tiene una ventaja significativa sobre Lightning: los correos electrónicos se capturan automáticamente y es relativamente fácil de configurar y operar en EAC.
Resumamos las principales ventajas de Captura de actividad de Einstein:
- Sincronización automática de correo electrónico y calendario : captura cada correo electrónico y reunión en Gmail, Outlook o Microsoft Office 365.
- Informes de actividades : proporciona entrenamiento de representantes basado en datos con tabla de clasificación de actividades.
- Configuración rápida y fácil : una vez que selecciona su servicio de correo electrónico y calendario, EAC hace el resto; el proceso es muy intuitivo.
- Control de privacidad : puede ajustar quién puede ver correos electrónicos y eventos para garantizar la privacidad de la configuración personal en EAC.
Por qué a los administradores de Salesforce no les gusta Captura de actividad de Einstein
Al principio, muchos administradores de Salesforce estaban felices de comenzar a trabajar con Captura de actividad de Einstein y rápidamente transfirieron sus equipos de Lightning a la nueva solución. Sin embargo, pronto descubrieron que algunas cosas no estaban bien con el producto. En primer lugar, parecía que las actividades capturadas no se registraban como tareas y eventos en Salesforce. En segundo lugar, los usuarios no pudieron incluir estas actividades en ningún informe estándar ni utilizarlas en Salesforce Flow Automation.
Inicialmente, los administradores creían que les faltaba alguna configuración específica, pero, desafortunadamente, no era así. Parece que los correos electrónicos capturados por EAC no se almacenan como registros físicos en Salesforce . En su lugar, se almacenan en AWS y se muestran como registros virtuales en la escala de tiempo y en el panel de análisis de actividades.
Los registros virtuales se conservan durante un máximo de 24 meses o tan solo 6 meses en el estándar de captura de actividad de Einstein . Además, cuando los datos de los clientes se almacenan en servidores de terceros, se vuelven vulnerables a amenazas externas, lo que significa que puede perder sus datos de Salesforce al cambiar de EAC a otra plataforma.
En tercer lugar, los administradores no estaban muy entusiasmados con el panel de análisis de actividades. Parecía que solo se podían mostrar hasta 180 días de datos de actividad (90 en el Estándar de captura de actividad de Einstein). La edición del tablero estándar requeriría una licencia de Einstein.
Por último, los administradores experimentaban un problema de duplicados . Los administradores no podían controlar qué información se suponía que debía utilizar Captura de actividad de Einstein. EAC no pudo vincular clientes potenciales o contactos a oportunidades específicas. En cambio, en Oportunidades, sincroniza los correos electrónicos con todos los miembros del Equipo de Oportunidades. Si los socios externos están adjuntos a Oportunidades, todos los correos electrónicos de ellos se adjuntarán a cada Oportunidad en la que formen parte del Equipo. Este proceso resultó en datos duplicados.
Además, EAC está diseñado para sincronizar eventos y contactos, y hay opciones mínimas para cambiar esta configuración. Si bien se puede desactivar, hay pocas opciones de personalización. Para muchas organizaciones, la sincronización de contactos de forma predeterminada es un factor decisivo.
Ahora que hemos analizado algunas de las desventajas de EAC, resumamos las principales desventajas de la solución:
- Las actividades capturadas no se registran ni se pueden informar en Salesforce
- Los datos se almacenan en una base de datos de terceros y no son seguros
- Los administradores de Salesforce no controlan los datos y se pueden perder
- Los duplicados se crean cuando los datos se capturan y sincronizan
- Las opciones de personalización limitadas están disponibles
¿Cuándo es Captura de actividad de Einstein la elección correcta y cuándo no?
La mayor ventaja de Captura de actividad de Einstein es su facilidad de instalación y configuración. Puede pasar por el asistente de configuración simple y comenzar a trabajar casi de inmediato. Pero si necesita informes avanzados o automatización basada en la actividad del correo electrónico, es posible que no sea una solución perfecta para usted.
Si está interesado en capacidades de registro más sólidas e integradas, deberá considerar una solución alternativa como Revenue Grid y disfrutar:
- Actividades capturadas que se registran en Salesforce: con Revenue Grid, las actividades capturadas se registran como tareas y eventos en Salesforce.
- Datos reportables en Salesforce: Revenue Grid captura datos y los guarda directamente en Salesforce. Esto significa que puede crear fácilmente cualquier informe basado en estos datos.
- Datos bajo su control, que puede transferir fácilmente a otro software sin riesgo de pérdida de datos
- Datos capturados con precisión en Salesforce sin duplicados
- Varias opciones de personalización según sus requisitos
Si tiene curiosidad acerca de qué hace que Revenue Grid sea una mejor alternativa a EAC, puede obtener más información sobre las diferencias entre Revenue Grid y Captura de actividad de Einstein .
Evaluación formativa:
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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/03/25/einstein-activity-capture-a-closer-look-for-salesforce-admins-2/
