Compartir eventos automáticamente desde un calendario compartido

Última actualización el 26 de abril de 2022 por Rakesh Gupta

Gran idea o pregunta duradera:

• ¿Cómo se comparten eventos automáticamente desde un calendario compartido cuando WhatId y WhoId son nulos?

Los calendarios pueden hacer mucho más que asegurarse de que llegue a tiempo a las reuniones. Pueden ser una ubicación central para materiales y conocimientos de proyectos y eventos, informar las mejores prácticas e incluso ayudar con la administración corporativa. Puede otorgar acceso a su Calendario en Salesforce, compartiéndolo con usuarios, grupos, todos los usuarios en un rol o roles y sus subordinados. Puede elegir con quién desea compartir su calendario y cómo. Primero hagamos el trabajo preliminar.

Requisitos previos:

Louis Brooks trabaja como representante de ventas en Gurukul on Cloud (GoC). Louis concedió a Caroline Bell , otra representante de ventas de GoC, acceso total a su calendario. Realice los pasos a continuación (en Salesforce Classic) para compartir su calendario personal:

1. Haga clic en Nombre | Mi configuración | Calendario y Recordatorios | Uso compartido del calendario .
2. Haga clic en el botón Agregar para compartir su calendario con otros.
3. Seleccione la usuaria Caroline Bell y luego haga clic en la flecha Agregar para mover el nombre de Caroline de la columna Disponible a la columna Compartir con .
4. Utilice el menú desplegable Acceso al calendario para seleccionar cómo desea compartir su calendario. En este caso, seleccione Acceso completo , como se muestra en la siguiente captura de pantalla
5. Una vez que haya terminado, haga clic en el botón Guardar .

A partir de ahora, cada vez que Louis Brooks cree un evento, se compartirá automáticamente con Caroline Bell.

Donna Serdula trabaja como administradora de sistemas en Gurukul on Cloud (GoC). Louis Brooks ha asignado un caso a Donna que establece que los eventos (solo unos pocos, para obtener más detalles del evento, consulte el siguiente diagrama) creados por ella no son visibles para la usuaria Caroline Bell.

1. Evento creado por – Louis Brooks
2. Detalles del evento Caroline ver
3. Mensaje de error recibido por – Caroline

¡Donna, una administradora increíble, identificó el problema! Donna buscó en la web y encontró un artículo interesante sobre ¿Por qué no puedo ver o editar un evento desde un calendario compartido?

Primero, concéntrese en el punto 3 (consulte la captura de pantalla anterior) y luego vea la imagen . Hallazgos de la búsqueda de Donna para resolver el problema antes mencionado: aunque Louis Brooks otorgó acceso completo a Caroline Bell a su calendario, Caroline pudo ver el evento en el calendario pero no pudo acceder a la página de detalles del evento porque Louis no había completado Relacionado con y/o campo(s) de nombre .

Enfoque de Campeón de Automatización (I-do):

Hay múltiples soluciones posibles para el problema anterior.

1. Puede resolver la necesidad dando a todas esas personas acceso de administrador del sistema. NO es una buena solución.
2. Utilice Salesforce Flow para encontrar cualquier evento que tenga ambos campos nulos y actualice el campo de nombre (WhoId) con un registro de contacto que podría crearse para este propósito en particular.

Seguiremos el segundo enfoque para resolverlo. Ahora haga una pausa aquí y lea el Problema conocido Cuando las actividades compartidas están activadas, es posible que los activadores de tareas o eventos que modifican las relaciones de actividad o whoId no se guarden correctamente

Significa que si la función Permitir a los usuarios relacionar varios contactos con tareas y eventos está habilitada en una organización, entonces

Es posible que cualquier activador que intente modificar el campo who_id en eventos o tareas O intente agregar o eliminar eventos o relaciones de tareas que representen contactos relacionados no se guarde correctamente o no se guarde en absoluto cuando el activador se active durante un guardado de la interfaz de usuario. Los valores de whoId o contactos relacionados establecidos en la interfaz de usuario tendrán prioridad sobre los valores establecidos por el disparador.

Esto significa que no es posible actualizar el campo Nombre ( WhoId ) en tales casos a través de Apex Trigger o Salesforce Flow.

Para resolver el requisito comercial anterior, actualizaremos el campo Relacionado con (a los puntos de un registro de cuenta). Esta solución funcionará para todos, ya sea que la función Permitir a los usuarios relacionar múltiples contactos con tareas y eventos esté habilitada o no.

• En mi próximo artículo, le mostraré cómo actualizar el campo Nombre ( WhoId ) cuando la función Permitir a los usuarios relacionar múltiples contactos con tareas y eventos está habilitada ( Blog 131 )

Para resolver este requisito, utilizaremos el Flujo desencadenado por registro después de guardar . Consulte este artículo para comprender por qué estamos utilizando el flujo desencadenado por registro posterior al guardado para este escenario.

Antes de profundizar más, déjame mostrarte también un diagrama del Flujo en un nivel alto. Dedique unos minutos a repasar el siguiente diagrama de flujo y compréndalo.

Comencemos a construir este proceso de automatización.

Práctica guiada (nosotros hacemos):

Hay 2 pasos para resolver el requisito empresarial de Donna utilizando el flujo activado por registro después de guardar . Debemos:

1. Crea una cuenta
2. Pasos de flujo de Salesforce:
   1. Definir propiedades de flujo para el flujo desencadenado por registro
   2. Agregue un elemento de decisión para verificar si WhoId y WhatId son nulos
   3. Agregue un elemento de obtención de registros para encontrar la cuenta de registros de eventos de uso compartido
   4. Agregue un elemento de decisión para verificar si se encontró la cuenta o no
   5. Agregue un elemento de asignación para actualizar whatId

Paso 1: crear una cuenta

1. Cree una cuenta con el nombre Compartiendo registros de eventos .

Paso 2.1: Definir propiedades de flujo

1. Haga clic en Configuración .
2. En el cuadro Búsqueda rápida, escriba Flujos .
3. Seleccione Flujos y luego haga clic en Nuevo flujo .
4. Seleccione el flujo activado por registro opción, haga clic en Crear y configure el flujo de la siguiente manera:
   1. Objeto : Evento
   2. Activar el flujo cuando : se crea o actualiza un registro
   3. Establecer criterios de entrada
      1. Requisitos de condición: Ninguno
   4. Optimice el flujo para actualizaciones de campo rápidas
5. Haga clic en Listo .

Paso 2.2: uso del elemento de decisión para comprobar si tanto WhoId como WhatId son nulos

Ahora usaremos el elemento Decisión para comprobar si tanto WhoId como WhatId son nulos.

Paso 2.3: agregar un elemento Obtener registro para buscar una cuenta de registros de eventos compartidos

El siguiente paso es utilizar el elemento Obtener registros para buscar contactos con nombres Compartir registros de eventos .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Ambos nulos , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Obtener registros .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Seleccione el objeto Cuenta de la lista desplegable.
4. Seleccione Se cumplen todas las condiciones (Y) .
5. Establecer condiciones de filtro
   1. Fila 1:
      1. Campo : Nombre
      2. Operador : Igual
      3. Valor : Compartir registros de eventos
6. Cuántos registros almacenar:
   1. seleccione Solo el primer registro
7. Cómo almacenar datos de registro:
   1. Elija la opción para Almacenar automáticamente todos los campos .
8. Haga clic en Listo .

Paso 2.4: uso del elemento de decisión para verificar si se encontró la cuenta o no  

Ahora, usará el elemento Decisión para verificar si el elemento anterior Obtener registros devuelve un registro de cuenta.

1. En Flow Designer, haga clic en el icono + y seleccione el elemento Decisión .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. En Detalles del resultado , ingrese la etiqueta que el nombre de la API se completará automáticamente.
4. Requisitos de condición para ejecutar el resultado : se cumplen todas las condiciones (Y)
   1. Fila 1:
      1. Recurso: {!Get_Account}
      2. Operador: es nulo
      3. Valor: {!$ConstanteGlobal.Falso}
5. Cuándo ejecutar Resultado : Si se cumplen los requisitos de la condición .
6. Haga clic en Listo .

Paso 2.5: agregue una asignación para actualizar WhatId en el evento

El siguiente paso es agregar WhatId al evento. Para ello, utilizaremos el elemento Asignación .

1. En Flow Designer, debajo del nodo Sí , haga clic en el icono + y seleccione el elemento Asignación .
2. Introduzca un nombre en el campo Etiqueta ; el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Establecer valores de variables
   1. Fila 1 :
      1. Campo: {!$Record.WhatId}
      2. Operador: Agregar
      3. Valor: {!Get_Account.Id}
4. Haga clic en Listo .

Al final, Donna's Flow se verá como la siguiente captura de pantalla:

Una vez que todo se vea bien, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en Guardar .
2. Introducir etiqueta de flujo   el nombre de la API se completará automáticamente.
3. Haga clic en Mostrar avanzado .
4. Versión de API para ejecutar el flujo : 55
5. Etiqueta de entrevista : eventos de uso compartido automático desde un calendario compartido {!$Flow.CurrentDateTime}
6. Haga clic en Guardar .

¡Casi ahí! Una vez que todo se vea bien, haga clic en el botón Activar .

Prueba de concepto

1. Ahora cree un evento a través de la cuenta de Louis y asegúrese de dejar en blanco el campo Nombre y Relacionado con .
2. Ahora inicie sesión desde la cuenta de Caroline Bell e intente acceder al evento TrailblazerDX 2022 creado por Louis Brooks.

Evaluación formativa:

¡Quiero saber de ti!

¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.

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Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/04/16/auto-share-events-from-a-shared-calendar-4/