Última actualización el 27 de diciembre de 2022 por Rakesh Gupta
La integración nativa de airSlate con Salesforce aborda las tareas más desafiantes para las empresas que buscan automatizar sus flujos de trabajo de documentos dentro de su organización de Salesforce. Permite crear flujos de trabajo integrales, de varios pasos y de varias sucursales dentro de Salesforce para automatizar la generación, el enrutamiento, las aprobaciones, las notificaciones y el almacenamiento de documentos.
airSlate hace que la automatización del flujo de trabajo de documentos sin código sea una experiencia fácil gracias a:
- Generación automática de documentos utilizando datos de sus registros de Salesforce
- Gestión flexible de roles y permisos de acceso basados en roles
- Más de 100 bots sin código utilizados para automatizar cualquier tarea en cuestión
La integración de airSlate con Salesforce le permite iniciar flujos de trabajo automatizados de varias maneras: mediante botones personalizados, widgets de rayos, generador de procesos de Salesforce, Salesforce Flow y/o flujos programados. Lo que es más importante, puede realizar un seguimiento del progreso de su documento a lo largo de todo su ciclo de vida.
En esta publicación, explicaremos cómo automatizar la generación de documentos usando airSlate para Salesforce.
Generación Automatizada de Documentos en airSlate
La generación de documentos es un proceso que implica crear, personalizar, editar y compartir automáticamente documentos basados en datos. Con la generación de documentos de airSlate, los usuarios pueden automatizar diferentes flujos de trabajo de documentos, como la incorporación de empleados, la negociación de contratos, la facturación y muchos más al:
- Crear plantillas de documentos avanzadas y enviarlas como archivos PDF
- Relleno previo de documentos con datos de registros de Salesforce, así como muchas otras fuentes de datos
Los beneficios de la generación de documentos airSlate:
- Plantillas de documentos avanzadas : cree una plantilla basada en DOCX con campos de combinación, tablas dinámicas, lógica condicional, campos rellenables, imágenes dinámicas y envíelas como PDF.
- Herramientas de edición en línea : AirSlate Document Editor permite generar nuevos documentos desde cero o editar archivos PDF existentes como si fueran documentos de Word. Puede escribir texto en cualquier parte de un PDF, editar contenido original, imágenes, gráficos, oscurecer detalles confidenciales y agregar campos rellenables junto con el logotipo de su empresa.
- Integraciones de bots sin código: integre sus documentos con cualquier sistema de registro o aplicación en la nube utilizando bots sin código. Extraiga y envíe datos para completar documentos automáticamente, actualizar registros existentes o crear otros nuevos.
Botones personalizados
Los botones personalizados son esenciales para automatizar la generación de documentos en airSlate para Salesforce. Un botón personalizado es una funcionalidad integrada de Salesforce que permite a los usuarios integrar datos de Salesforce con URL externas, aplicaciones u otros sistemas sin codificación.
Esto es muy útil cuando los usuarios necesitan acceder con frecuencia a otras páginas dentro o fuera de su organización, acceder directamente a objetos y páginas de registro, o iniciar enlaces personalizados. Los botones personalizados permiten a los usuarios generar informes, recopilar datos de clientes y procesar documentos con un solo clic.
Aquí hay algunos ejemplos de cómo usar botones personalizados con airSlate:
- Ejecute un nuevo flujo de trabajo en airSlate, utilizando una plantilla de flujo de trabajo predefinida
- Seleccione una plantilla de flujo de trabajo en airSlate y ejecútela en Salesforce
- Ejecute múltiples flujos de trabajo con solo hacer clic en un botón usando una plantilla de flujo de trabajo predefinida
- Ejecute un flujo de trabajo diferente para cada instancia, según los datos del registro.
Por ejemplo, ejecutar un flujo de trabajo en Salesforce con un botón personalizado puede ayudar a los equipos de recursos humanos a organizar y simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados. Al contratar nuevos empleados, los profesionales de recursos humanos a menudo tienen que enviarles un paquete de documentos estándar que incluye un NDA, los formularios de impuestos requeridos, el código de conducta de la empresa, etc.
Cuando está configurado correctamente, el botón personalizado de airSlate permite a los equipos de recursos humanos generar este paquete de documentos automáticamente con un solo clic.
Cómo automatizar la generación de documentos para la incorporación de empleados usando airSlate para Salesforce
La incorporación de empleados es uno de los flujos de trabajo comerciales críticos que se pueden automatizar con airSlate para Salesforce. Por lo general, los departamentos de recursos humanos necesitan enviar documentos de forma masiva para que los nuevos empleados los completen y los firmen electrónicamente, luego exportan automáticamente los datos y documentos recopilados a Salesforce.
En nuestro ejemplo, hay tres participantes involucrados en el proceso de incorporación:
- Reclutador , que debe enviar cartas de oferta, formularios de impuestos e información de beneficios para que el nuevo empleado los firme y los almacene en SF.
- Empleado , que debe completar el proceso de incorporación a la empresa revisando y firmando esos documentos.
- Y Gerente , a quien se le debe notificar automáticamente cuando se complete el proceso de incorporación.
Así es como funciona el flujo de trabajo de incorporación de empleados en airSlate
El proceso comienza en Salesforce, donde hay una lista de nuevos empleados con información básica sobre ellos. El reclutador selecciona a los empleados y hace clic en el botón airSlate personalizado para iniciar un nuevo flujo de trabajo. Los paquetes de incorporación, con todos los datos de los empleados, se completan previamente y se envían a los empleados por correo electrónico.
El Empleado recibe una notificación por correo electrónico para completar los documentos. Hacen clic en el enlace en el cuerpo del correo electrónico y son llevados a los documentos, con la mayor parte de su información ya completada. El Empleado puede revisar y firmar cada documento. A medida que completan un documento, la información se transfiere automáticamente al siguiente.
Tan pronto como el empleado haya completado todos los documentos necesarios, el gerente recibe una notificación automática por correo electrónico sobre la incorporación del nuevo empleado a su equipo. El Gerente puede revisar todos los documentos de los empleados y completar los campos asignados a ellos.
Volviendo a Salesforce, podemos ver que toda la información que el Empleado agregó a los documentos se ha transferido automáticamente al registro de Salesforce. El reclutador puede revisar todos los documentos completados y firmados, ya que se adjuntaron automáticamente al registro del empleado.
Instrucciones paso a paso para configurar el flujo de trabajo de incorporación de empleados usando airSlate para Salesforce:
Paso 1 Agregue todos los documentos y formularios necesarios en el flujo de trabajo. Personalícelos agregando los diversos campos rellenables que necesita, incluido el texto, la fecha, la firma y más.
Mira el video para obtener instrucciones paso a paso
Paso 2 Configure Pasos para cualquiera que tenga que completar o ver los documentos.
Administre destinatarios de documentos y asígneles campos o documentos completos. Personaliza la notificación y agrega condiciones sobre cuándo enviar los documentos.
Paso 3 Finalmente, agregue bots sin código que lo ayuden a automatizar varias tareas en un flujo de trabajo de documentos. Los bots pueden enviar recordatorios y notificaciones, completar documentos, transferir datos, actualizar registros en CRM y mucho más.
Paso 4 Lo último que debe hacer es crear un botón personalizado que permita la creación de documentos directamente desde Salesforce. Para hacer esto, vaya a Herramientas de administración en su cuenta de Salesforce. Escriba una etiqueta de botón y una descripción, y configure las acciones que desea iniciar cuando se hace clic en el botón. Luego, seleccione en qué lugar de Salesforce desea que esté disponible el botón. ¡Y ya está todo listo!
La línea de fondo
En esta revisión, revisamos las funcionalidades de generación de documentos de airSlate para Salesforce utilizando el flujo de trabajo de incorporación de empleados como ejemplo. Sin embargo, sentimos que solo arañamos la superficie de lo que es posible, por lo que si airSlate para Salesforce ha captado su atención, definitivamente solicite una demostración para verlo en acción.
Evaluación formativa:
¡Quiero saber de ti!
¿Qué es una cosa que aprendiste de esta publicación? ¿Cómo imagina aplicar este nuevo conocimiento en el mundo real? Siéntase libre de compartir en los comentarios a continuación.
…
Esta es una traducción realizada por EGA Futura, y este es el link a la publicación original: https://automationchampion.com/2022/12/27/how-to-generate-documents-in-airslate-for-salesforce-2/
